始末書テンプレート無料！すぐに使える雛形と作り方を徹底解説
「うっかりミスをしてしまった…」「会社に迷惑をかけてしまった…」そんな時、必要になるのが始末書。でも、いざ書こうとすると「何を書けばいいのか」「どんな書式で書けばいいのか」と悩んでしまいますよね。
そこで今回は、始末書テンプレートを無料で入手する方法と、状況に合わせたオリジナルのテンプレートを作る方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します！
1. 始末書とは？なぜ必要？
始末書は、業務上のミスや不始末を起こした際に、会社に経緯を報告し、謝罪する書類です。単なる謝罪だけでなく、反省の意を示し、再発防止策を講じることで、会社への信頼回復を図る目的があります。
始末書を提出することで、会社は問題点を把握し、組織全体の改善につなげることができます。また、個人の反省を促し、成長を促す機会にもなります。
2. 始末書テンプレートの作り方
自分で始末書テンプレートを作成しておくと、いざという時に慌てずに対応できます。ここでは、テンプレート作成のポイントを解説します。
2.1 必要な要素の一覧
始末書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。
- 日付: 始末書を作成した日付
- 宛名: 会社名や部署名、役職、氏名
- 所属・氏名: 自分の所属部署と氏名
- 件名: 始末書のタイトル（例：「〇〇に関する始末書」）
- 経緯: 発生した問題やミスの詳細な説明
- 原因: 問題やミスが発生した原因の分析
- 結果: 問題やミスによって生じた損害や影響
- 謝罪: 今回の件に対する謝罪の言葉
- 再発防止策: 今後、同様のミスを繰り返さないための具体的な対策
- 署名・捺印: 自分の署名と捺印
2.2 デザインのポイント
始末書はフォーマルな書類なので、シンプルで清潔感のあるデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用する
- 文字サイズ: 10.5pt～12pt程度が見やすい
- 行間: 適度な行間を空けて、読みやすくする
- 余白: 上下左右に適切な余白を設ける
- 罫線: 必要に応じて、表形式で整理する
2.3 書き方の流れ
始末書は、事実を正確に記述し、誠意を伝えることが重要です。
- 事実の整理: 何が起きたのか、客観的な事実を整理する
- 原因の分析: なぜミスが起きたのか、原因を深く掘り下げる
- 反省の意: ミスに対する反省の気持ちを素直に伝える
- 再発防止策: 具体的な対策を提示し、再発防止への意思を示す
- 謝罪の言葉: 会社や関係者への謝罪の言葉を添える
2.4 使う場面
始末書は、以下のような場面で必要になります。
- 業務上のミス: 計算ミス、書類の紛失、納期遅延など
- 会社の規則違反: 遅刻、早退、無断欠勤など
- 顧客への迷惑: クレーム発生、誤った情報提供など
- 社内でのトラブル: ハラスメント、情報漏洩など
2.5 注意点
- 事実を正確に記述する: 感情的な表現や言い訳は避け、客観的な事実のみを記述する。
- 正直に原因を分析する: 原因を隠したり、責任転嫁したりせず、正直に原因を分析する。
- 具体的な再発防止策を提示する: 抽象的な表現ではなく、具体的な対策を提示する。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 謙譲語や尊敬語を適切に使用し、丁寧な言葉遣いを心がける。
- 誤字脱字がないか確認する: 提出前に必ず誤字脱字がないか確認する。
3. 実践的な手順 - 始末書テンプレートを作ってみよう！
ここでは、WordやGoogleドキュメントを使って、実際に始末書テンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ1: 新規ドキュメントを作成
WordやGoogleドキュメントを開き、新しいドキュメントを作成します。
ステップ2: 基本情報の設定
- 日付: {日付} (例: 2024年10月27日)
- 宛名: 株式会社〇〇 御担当者様
- 所属・氏名: 〇〇部 〇〇 〇〇 (印)
- 件名: 〇〇に関する始末書
ステップ3: 本文の作成
以下の項目を記載します。
- 経緯: 〇〇について、下記の通りご報告いたします。
- (具体的な状況を記述)
- 原因: 今回の事態が発生した原因は、〇〇であると考えられます。
- (原因を具体的に記述)
- 結果: この事態により、〇〇という結果を招いてしまいました。
- (結果を具体的に記述)
- 謝罪: 今回の件につきまして、深くお詫び申し上げます。
- 再発防止策: 今後、二度とこのような事態を起こさないよう、下記の対策を実施いたします。
- (具体的な対策を記述)
ステップ4: 書式を整える
- フォントや文字サイズ、行間などを調整し、読みやすいように書式を整えます。
- 必要に応じて、罫線を追加して表形式にします。
ステップ5: 保存
作成したテンプレートを、Word形式やPDF形式で保存します。
4. サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（始末書テンプレート無料 の例） 【タイトル】 始末書
【項目1】 日付：{日付}
【項目2】 宛名：株式会社〇〇 御担当者様
【項目3】 所属・氏名：〇〇部 〇〇 〇〇 (印)
【項目4】 件名：〇〇に関する始末書
【項目5】 経緯：（具体的な状況を記述）
【項目6】 原因：（原因を具体的に記述）
【項目7】 結果：（結果を具体的に記述）
【項目8】 謝罪：今回の件につきまして、深くお詫び申し上げます。
【項目9】 再発防止策：（具体的な対策を記述）
【備考】 必要に応じて文章や注意点を追加。{日付}や〇〇は状況に合わせて書き換えてください。
まとめ
今回は、始末書テンプレートの作り方とサンプルを紹介しました。状況に合わせてテンプレートをカスタマイズし、誠意を込めて作成することで、会社への信頼回復につなげることができます。ぜひ、今回の情報を参考に、万が一の時に備えて、自分だけの始末書テンプレートを作成してみてください。
