契約書送付状テンプレート

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契約書送付状テンプレート：初めてでも安心！作り方から書き方、注意点まで徹底解説

ビジネスシーンで重要な役割を果たす契約書。その契約書を送付する際に、相手に失礼なく、スムーズに内容を理解してもらうためには、送付状が欠かせません。

「契約書送付状って、なんだか難しそう…」「テンプレートを使った方がいいのかな？」

そんな風に思っている方もいるかもしれません。

ご安心ください！この記事では、契約書送付状の役割から、テンプレートの作り方、書き方のポイント、そして実際に使えるサンプルまで、初心者の方にもわかりやすく解説します。

なぜ契約書送付状が必要なの？

契約書を送るだけではダメなの？そう思うかもしれません。しかし、送付状には以下の重要な役割があります。

丁寧な印象を与える: 無言で書類を送るよりも、送付状があることで相手に誠意と敬意を示すことができます。
内容を明確に伝える: 何の書類が、何のために送られてきたのかを明確に伝えることで、相手の誤解を防ぎ、スムーズな確認を促します。
連絡先を伝える: 担当者の連絡先を記載することで、相手が疑問点や確認事項があった場合に、すぐに連絡を取れるようにします。

契約書送付状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

自分で送付状を作るのは大変…と感じるかもしれませんが、テンプレートを使えば簡単に作成できます。まずは、必要な要素を確認しましょう。

必要な要素の一覧

日付: 送付状の作成日を記載します。
宛名: 送付先の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。（役職も忘れずに）
差出人: 自分の会社名、部署名、担当者名、連絡先を記載します。
件名: 契約書送付状であることが一目でわかるように記載します。（例：〇〇契約書送付の件）
頭語・結語: 丁寧な印象を与えるために、「拝啓」「敬具」などを使用します。
本文:
- 契約書を送付する旨を伝えます。
- 契約書の名称、枚数、契約期間などを記載します。
- 相手への感謝の気持ちを伝えます。（例：ご検討いただきありがとうございます）
- 署名・捺印のお願いなどを記載します。（必要な場合）
- 問い合わせ先の連絡先を記載します。
同封書類: 契約書の他に同封するものがあれば記載します。（例：返信用封筒、請求書）

デザインのポイント

シンプルで見やすい: 文字サイズやフォント、レイアウトなどを工夫し、読みやすいデザインを心がけましょう。
ビジネスシーンにふさわしい: 派手なデザインや過度な装飾は避け、落ち着いた印象を与えるようにしましょう。
会社のロゴを入れる: 必要に応じて、会社のロゴを入れることで、より信頼性を高めることができます。

契約書送付状の書き方：スムーズなやり取りのために

テンプレートに必要な要素を記載するだけでなく、以下の点に注意して書くことで、より効果的な送付状を作成できます。

丁寧な言葉遣いを心がける: ビジネス文書として、失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
簡潔に伝える: 長文にならないように、必要な情報を簡潔に伝えましょう。
誤字脱字に注意する: 誤字脱字は相手に不快感を与えるだけでなく、誤解を招く可能性もあります。作成後には必ず確認しましょう。

契約書送付状を使う場面

契約書送付状は、以下のような場面で役立ちます。

新規契約の締結: 新規契約書を送付する際に、契約内容の確認や署名・捺印のお願いなどを伝えるために使用します。
契約更新: 契約更新の際に、更新契約書を送付する際に使用します。
契約内容の変更: 契約内容の変更に伴い、変更契約書を送付する際に使用します。

契約書送付状の注意点

送付前にコピーを取っておく: 送付した契約書のコピーと送付状の控えを保管しておきましょう。
郵送方法: 重要書類なので、追跡可能な書留やレターパックなどを利用することをおすすめします。
期日を守る: 署名・捺印の期日がある場合は、余裕を持って送付しましょう。

実践的な手順：自分でテンプレートを作ってみよう！

それでは、実際に契約書送付状のテンプレートを作ってみましょう。以下のステップに従って、自分に合ったテンプレートを作成してみてください。

ステップ１：テキストエディタまたはワープロソフトを開く

WordやPages、Googleドキュメントなど、使い慣れたソフトを使用しましょう。

ステップ２：必要な要素を記載する

上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な情報を入力していきましょう。

ステップ３：デザインを整える

フォントや文字サイズ、レイアウトなどを調整し、見やすいデザインに仕上げましょう。

ステップ４：テンプレートとして保存する

作成したファイルをテンプレートとして保存しておけば、次回以降も簡単に利用できます。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（契約書送付状テンプレートの例）

【タイトル】契約書送付状

【日付】 2024年5月15日

【宛名】〇〇株式会社〇〇部〇〇様

【差出人】 △△株式会社 □□部 □□（氏名）連絡先：03-1234-5678

【件名】〇〇契約書送付の件

【本文】拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日ご検討いただきました〇〇契約書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

契約内容をご確認いただき、署名・捺印の上、同封の返信用封筒にてご返送いただければ幸いです。

ご多忙の折とは存じますが、〇月〇日までにご返送いただけますようお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

【同封書類】〇〇契約書　1通返信用封筒　1通

【備考】必要に応じて、契約書の詳細な内容や、返送期限などを追記してください。

まとめ

契約書送付状は、ビジネスシーンにおいて相手に誠意を伝え、スムーズなやり取りを実現するための重要なツールです。この記事を参考に、自分に合ったテンプレートを作成し、効果的に活用してください。