契約書送付状テンプレート無料！自分で作って手間とコストを削減する方法
ビジネスシーンで頻繁に発生する契約書のやり取り。その際に必要な送付状、毎回作成するのは面倒ではありませんか？ そこで今回は、契約書送付状テンプレートを無料で作成する方法を徹底解説します！ テンプレートがあれば、毎回書式を考える手間が省け、業務効率が格段にアップします。ぜひこの記事を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。
なぜ契約書送付状が必要なの？
契約書を送る際、ただ書類を送るだけでは失礼にあたる場合があります。送付状は、相手に敬意を払い、スムーズなコミュニケーションを促すための大切なツールです。
- 丁寧な印象を与える： 形式的な挨拶と目的を伝えることで、相手に好印象を与えます。
- 内容の確認を促す： 書類の概要を伝えることで、相手が内容を把握しやすくなります。
- 記録としての役割： いつ、何を、誰に送ったのかを記録しておくことで、後々のトラブルを防ぎます。
テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
送付状テンプレートを作る前に、必要な要素とデザインのポイントを押さえておきましょう。
必要な要素一覧
- 日付： 送付状の作成日を記載します。
- 宛先： 送付先の会社名、部署名、担当者名を記載します。役職名は省略しても構いません。
- 差出人： 自社の会社名、部署名、担当者名を記載します。連絡先（電話番号、メールアドレス）も記載しておくと親切です。
- 件名： 「契約書送付のご案内」など、書類の内容を簡潔に示します。
- 頭語/結語： 「拝啓/敬具」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 本文： 契約書の送付理由、契約内容の概要、署名・捺印のお願いなどを記載します。
- 記： 同封書類の内容を箇条書きで記載します。
- 以上： 最後に「以上」と記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすい： 装飾は控えめに、フォントや文字サイズを調整して、誰が見ても読みやすいデザインにしましょう。
- 企業イメージに合わせる： 自社のロゴやコーポレートカラーを使用すると、統一感が出て企業イメージを向上させることができます。
- A4サイズに収まるように： 一般的なビジネス文書と同様に、A4サイズに収まるようにレイアウトしましょう。
テンプレート作成の流れ：ステップ形式で解説
それでは、実際にテンプレートを作成してみましょう。ここでは、一般的なワープロソフト（Wordなど）を使った作成方法を解説します。
ステップ1：新規文書を作成する
Wordなどのワープロソフトを起動し、新規文書を作成します。
ステップ2：基本情報を入力する
- 日付: 日付を入力する欄を作成します。（例：日付：2024年5月16日）
- 宛先: 宛先の会社名、部署名、担当者名を入力する欄を作成します。（例：〇〇株式会社 御担当者様）
- 差出人: 自社の会社名、部署名、担当者名を入力する欄を作成します。（例：△△株式会社 営業部）
- 件名: 件名を入力する欄を作成します。（例：【重要】〇〇契約書送付のご案内）
ステップ3：本文を作成する
丁寧な言葉遣いを心がけ、以下の内容を盛り込みましょう。
- 送付の挨拶（例：拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。）
- 契約書を送付する旨（例：さて、この度、〇〇契約書を作成いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。）
- 契約内容の簡単な説明（例：本契約は、〇〇に関するもので、〇〇について合意する内容となっております。）
- 署名・捺印のお願い（例：つきましては、内容をご確認いただき、ご署名・ご捺印の上、ご返送いただければ幸いです。）
- 返送期限（例：ご多忙中恐縮ですが、〇月〇日までにご返送いただけますようお願い申し上げます。）
- 締めの挨拶（例：今後とも、変わらぬご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。敬具）
ステップ4：同封書類を記載する
記書きで、同封する書類の内容を箇条書きで記載します。（例：記 1. 〇〇契約書 1通 以上）
ステップ5：書式を整える
フォントの種類、文字サイズ、行間などを調整して、見やすい書式に整えましょう。
ステップ6：テンプレートとして保存する
作成した文書をWordテンプレート（.dotx）または書式なしテキスト（.txt）形式で保存します。Wordテンプレートで保存すれば、次回から雛形として使用できます。
契約書送付状を使う場面
契約書送付状は、以下のような場面で活用できます。
- 新規契約の締結時： 新規の契約書を相手に送付する際に使用します。
- 契約更新時： 契約内容を更新する際に、更新後の契約書を送付する際に使用します。
- 契約内容変更時： 契約内容を変更する際に、変更後の契約書を送付する際に使用します。
契約書送付状の注意点
- 誤字脱字に注意： 送付前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける： 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 個人情報保護に配慮： 契約書には重要な個人情報が含まれている場合があります。取り扱いには十分注意しましょう。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（契約 書 送付 状 テンプレート 無料 の例） 【タイトル】 契約書送付状
【項目1】 日付：2024年5月16日
【項目2】 宛先：〇〇株式会社 御担当者様
【項目3】 差出人：△△株式会社 営業部
【項目4】 件名：【重要】〇〇契約書送付のご案内
【項目5】 頭語/結語：拝啓/敬具
【項目6】 本文： 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、この度、〇〇契約書を作成いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 本契約は、〇〇に関するもので、〇〇について合意する内容となっております。 つきましては、内容をご確認いただき、ご署名・ご捺印の上、〇月〇日までにご返送いただけますようお願い申し上げます。 今後とも、変わらぬご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
【項目7】 記：
- 〇〇契約書 1通 以上
【備考】 上記のテンプレートはあくまで一例です。契約内容や状況に合わせて適宜修正してください。
まとめ：テンプレートを活用して業務効率をアップ！
今回は、契約書送付状テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを自作することで、毎回書式を考える手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができます。ぜひこの記事を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、ビジネスシーンで活用してください。
