はい、承知いたしました。以下に、ご指示いただいた内容に基づいて、「契約書返送送付状テンプレート」を主要キーワードとし、「テンプレートの作り方」を扱う長文の検索向け記事を作成します。
契約書返送送付状テンプレート：簡単作成で安心！書き方と例文ガイド
契約書を返送する際、添える送付状はビジネスマナーの基本。でも、「どう書けばいいの？」「テンプレートってないの？」と悩む方も多いはず。この記事では、初心者でも簡単に送付状を作成できるように、テンプレートの作り方から具体的な例文まで、詳しく解説します。
なぜ送付状が必要なの？
契約書を返送する際に送付状を添えるのは、相手への敬意を示すと共に、書類の内容を明確に伝えるためです。送付状があることで、受け取った側は「誰から」「何が」「いつ送られてきたのか」をすぐに把握でき、スムーズな事務処理につながります。
送付状テンプレートの作り方
送付状は、手書きでもパソコンで作成しても構いませんが、ここではテンプレートを使って効率的に作成する方法をご紹介します。
1. 必要な要素の一覧
送付状に必要な要素は以下の通りです。
- 日付: 送付状を作成した日付を記載します。
- 宛先: 契約書の送付先となる会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、役職名、氏名、住所、電話番号を記載します。
- 件名: 送付状のタイトル（例：「契約書返送のご案内」）を記載します。
- 頭語と結語: 丁寧な印象を与える「拝啓」「敬具」などを記載します。
- 本文: 返送する契約書の内容、挨拶、返送の旨などを記載します。
- 同封書類: 同封する書類の名称と部数を記載します。
2. デザインのポイント
送付状のデザインは、シンプルで見やすいものがおすすめです。フォントは明朝体やゴシック体など、ビジネス文書に適した種類を選びましょう。また、文字の大きさや行間を適切に調整することで、読みやすい送付状になります。
3. 書き方の流れ
送付状は以下の流れで記述します。
- 日付、宛先、差出人を記載
- 件名を記載
- 頭語（拝啓など）を記載
- 時候の挨拶（例：「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」）
- 契約書返送の旨と感謝の言葉（例：「さて、先日はご多忙の中、契約書をお送りいただき、誠にありがとうございました。」）
- 契約書の内容に関する説明（例：「内容を確認し、署名・捺印の上、返送させていただきます。」）
- 結語（敬具など）を記載
- 同封書類の記載
4. 使う場面
契約書返送のほか、請求書、納品書、履歴書など、様々な書類を送付する際に送付状は役立ちます。
5. 注意点
- 誤字脱字がないか確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 封筒に入れる際は、三つ折りにして、送付状が一番上にくるようにしましょう。
実践的な手順：自分でテンプレートを作ってみよう！
以下の手順で、あなただけのオリジナル契約書返送送付状テンプレートを作成しましょう。
ステップ1: テキストエディタまたはWordを開く
まずは、テキストエディタ（メモ帳など）またはWordなどの文書作成ソフトを開きます。
ステップ2: 必要な要素を記述
上記「1. 必要な要素の一覧」で挙げた項目を、順番に記述していきます。
ステップ3: デザインを整える
フォントの種類や大きさ、行間などを調整し、見やすいデザインに整えます。
ステップ4: 保存
作成したテンプレートを「契約書返送送付状テンプレート.txt」または「契約書返送送付状テンプレート.docx」などの名前で保存します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（契約 書 返送 送付 状 テンプレート の例）
【タイトル】 契約書返送のご案内
【日付】 2024年5月15日
【宛先】 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 □□部 山田太郎 東京都〇〇区〇〇 電話番号：03-XXXX-XXXX
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、先日はご多忙の中、契約書をお送りいただき、誠にありがとうございました。 内容を確認し、署名・捺印の上、同封にて返送させていただきます。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
【同封書類】 契約書 1通
【備考】 本テンプレートはあくまで一例です。状況に合わせて内容を修正してください。
