契約書管理テンプレート

契約書管理、もう迷わない！テンプレートで業務効率を劇的に改善する方法

契約書の管理、きちんとできていますか？重要な書類だからこそ、整理整頓された状態で、必要な時にすぐに見つけられるようにしたいですよね。そこで今回は、契約書管理テンプレートを使って、契約書管理を効率化する方法を徹底解説します！テンプレートの作り方から実践的な手順、注意点まで、この記事を読めば、あなたもすぐに契約書管理マスターになれるはずです。

なぜ契約書管理テンプレートが必要なの？

契約書管理がずさんだと、以下のような問題が起こりえます。

契約書の紛失・破損: 重要な契約内容を確認できなくなるリスク
契約更新の見落とし: 自動更新される契約を把握できず、不要な費用が発生する
法的リスク: 契約内容の誤解や認識の相違によるトラブル発生

契約書管理テンプレートを導入することで、これらのリスクを回避し、契約書管理業務を効率化できます。

契約書管理テンプレートの作り方

それでは、実際に契約書管理テンプレートを作ってみましょう。ここでは、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点について解説します。

必要な要素

まずは、テンプレートに必要な要素を洗い出しましょう。

契約書名: 契約の種類（例: 業務委託契約書、賃貸契約書）
契約締結日: 契約が結ばれた日付
契約期間: 契約の開始日と終了日
契約当事者: 契約を締結した相手方の名称
契約金額: 契約で定められた金額
担当者: 契約に関する社内担当者
保管場所: 契約書の原本が保管されている場所
備考: その他、契約に関する特記事項や注意点

デザインのポイント

テンプレートは、見やすさが重要です。

シンプルなデザイン: 情報が整理されていて、一目で内容が把握できるデザインを心がけましょう。
色分け: 契約の種類やステータスによって色分けすることで、視覚的に区別しやすくなります。
フォント: 見やすいフォントを選び、文字サイズを適切に調整しましょう。

書き方の流れ

テンプレートに情報を入力する際は、以下の流れを参考にしてください。

契約書を確認: 契約書の内容をよく読み、必要な情報を正確に把握します。
テンプレートに入力: 必要な情報を各項目に正確に入力します。
保管場所を記録: 契約書の原本が保管されている場所を記録します。
備考欄に特記事項を記載: 契約に関する重要な情報や注意点を記載します。
定期的な見直し: 契約期間の満了日や更新日を定期的に確認し、テンプレートを更新します。

使う場面

契約書管理テンプレートは、以下のような場面で役立ちます。

新規契約の締結時: 新しい契約が締結された際に、情報を記録するために使用します。
契約更新時: 契約を更新する際に、契約期間や金額などの情報を更新するために使用します。
契約内容の確認時: 契約内容を確認する必要がある場合に、情報を検索するために使用します。
契約状況の把握時: 契約全体の状況を把握するために、テンプレートを一覧で確認します。

注意点

正確な情報入力: 誤った情報を入力すると、契約内容の誤解やトラブルの原因になります。
定期的なバックアップ: テンプレートのデータを定期的にバックアップすることで、万が一のデータ消失に備えます。
情報セキュリティ: 重要な情報を含むため、情報セキュリティ対策を徹底しましょう。

実践的な手順：Excelで契約書管理テンプレートを作る

ここでは、Excelを使って、簡単に契約書管理テンプレートを作成する手順を説明します。

ステップ1：Excelを起動し、新しいワークシートを開く

ステップ2：必要な項目を入力

A1セルから順番に、以下の項目を入力します。

契約書名
契約締結日
契約期間（開始日）
契約期間（終了日）
契約当事者
契約金額
担当者
保管場所
備考

ステップ3：書式設定

見出しのフォントサイズを大きくする
罫線を追加する
列幅を調整する
必要に応じて色分けをする

ステップ4：入力規則の設定

例えば、契約書の種類の項目には、ドロップダウンリストから選択できるように、入力規則を設定すると便利です。

契約書の種類の列を選択
「データ」タブの「データの入力規則」をクリック
「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択
「元の値」に、契約書の種類（例：業務委託契約書, 賃貸契約書, 売買契約書）を入力し、「,」で区切る
「OK」をクリック

ステップ5：テンプレートの保存

「ファイル」→「名前を付けて保存」で、テンプレートを保存します。

なぜ根拠や理由を添えた解説が必要なのか？

ただ単にテンプレートを紹介するだけでなく、なぜその項目が必要なのか、なぜそのような書き方をするのかを解説することで、読者はテンプレートの意義を深く理解し、より効果的に活用できるようになります。根拠や理由を理解することで、単なるコピー＆ペーストではなく、自分の状況に合わせてテンプレートをカスタマイズすることも可能になります。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（契約書管理テンプレートの例）

【タイトル】契約書管理テンプレート

【項目1】契約書名：○○○○

【項目2】契約締結日：○○○○

【項目3】契約期間：○○○○ ～ ○○○○

【項目4】契約当事者：○○○○

【項目5】契約金額：○○○○円

【項目6】担当者：○○○○

【項目7】保管場所：○○○○

【項目8】備考：○○○○

【備考】上記項目は必要に応じて追加・変更してください。契約期間の満了日や更新日を定期的に確認し、テンプレートを更新するようにしましょう。

まとめ

今回は、契約書管理テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを活用することで、契約書管理を効率化し、リスクを回避することができます。ぜひ、今回の記事を参考に、あなただけの契約書管理テンプレートを作成し、業務効率化を実現してください。