在庫管理表テンプレート

在庫管理表テンプレートで業務効率アップ！作り方と活用方法を徹底解説

在庫管理、ちゃんとできていますか？「管理が煩雑で時間がかかる…」「必要な時に在庫が見つからない…」そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そんな悩みを解決するのが、在庫管理表テンプレートです。テンプレートを活用すれば、誰でも簡単に在庫状況を把握し、管理業務を効率化することができます。

この記事では、在庫管理表テンプレートの作り方から活用方法まで、初心者でもわかりやすく解説します。ぜひ、この記事を参考に、自社に最適な在庫管理表を作成し、業務効率アップを目指しましょう！

在庫管理表テンプレートとは？なぜ必要？

在庫管理表テンプレートとは、在庫の情報を整理し、管理するために作成された表形式のフォーマットです。品名、数量、入荷日、出荷日など、必要な項目をあらかじめ設定しておくことで、手作業での管理にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

在庫管理表が必要な理由

在庫状況の可視化: 現在の在庫状況をリアルタイムで把握できます。
過剰在庫・在庫切れの防止: 在庫の動きを把握することで、需要予測に基づいて適切な量を仕入れることができます。
業務効率の向上: 在庫情報の共有がスムーズになり、業務間の連携が強化されます。
コスト削減: 過剰在庫や在庫切れによる損失を減らし、倉庫スペースの最適化にもつながります。
データ分析: 蓄積された在庫データをもとに、販売戦略の改善や需要予測の精度向上に役立てられます。

在庫管理表テンプレートの作り方

自社に最適な在庫管理表を作成するためには、以下のステップで進めていきましょう。

1. 必要な要素の一覧

まず、在庫管理表に必要な項目を洗い出します。一般的な項目としては以下のようなものがあります。

品名/商品コード: 商品を特定するための名称やコード。
規格/型番: 商品のサイズや仕様などを特定するための情報。
単位: 商品を数える際の単位 (個、箱、kgなど)。
ロケーション: 商品が保管されている場所 (倉庫、棚番号など)。
在庫数: 現在の在庫量。
入荷日: 商品が入荷した日付。
出荷日: 商品が出荷された日付。
仕入先: 商品の仕入先。
発注点: 在庫がこの数量を下回ったら発注する基準となる数量。
備考: その他、商品に関する特記事項 (賞味期限、注意点など)。

これらの項目を参考に、自社の扱う商品や管理方法に合わせて必要な項目を追加・修正しましょう。

2. デザインのポイント

見やすさ: 色分けや罫線を利用して、情報を整理し、見やすく表示する。
入力しやすさ: 入力規則を設定したり、プルダウンメニューを利用したりして、入力ミスを減らす。
カスタマイズ性: 必要に応じて項目を追加・修正できるように、柔軟性のある構造にする。
印刷のしやすさ: 印刷することを考慮して、余白やフォントサイズを調整する。

3. 書き方の流れ

シート名を設定: シート名 (例: 2024年4月在庫管理表) を設定し、管理しやすいように整理する。
項目名を記述: 洗い出した項目名を、シートの1行目に記述する。
入力規則を設定: 必要な項目に、入力規則 (例: 日付形式、数値のみ) を設定する。
数式を設定: 自動計算が必要な項目 (例: 在庫数 = 入荷数 - 出荷数) に数式を設定する。
データを入力: 実際に在庫データを入力していく。
定期的な更新: 定期的に在庫状況を更新し、常に最新の状態を保つ。

4. 使う場面

日常的な在庫管理: 日々の在庫変動を記録し、在庫状況を常に把握する。
棚卸し: 実地棚卸の結果を記録し、帳簿在庫との差異を確認する。
発注: 在庫状況や需要予測に基づいて、適切な量を仕入れる。
分析: 過去の在庫データを分析し、販売戦略の改善や需要予測の精度向上に役立てる。

5. 注意点

入力ミスを防ぐ: 入力規則やプルダウンメニューを活用し、入力ミスを減らす。
定期的なバックアップ: 万が一のデータ消失に備え、定期的にバックアップを取る。
情報の共有: 関係者間で在庫情報を共有し、スムーズな連携を図る。
セキュリティ対策: 重要な情報を取り扱うため、セキュリティ対策を徹底する。
運用ルールの策定: 在庫管理表の運用ルールを明確にし、関係者全員が理解するように周知する。

実践的な手順：在庫管理表テンプレートの作り方（ステップ形式）

ここでは、Excelを使った在庫管理表の作成手順を例に、具体的な手順をステップ形式で解説します。

ステップ1: Excelを起動し、新しいシートを開く

ステップ2: 項目名を記述する (1行目)

例: 品名, 商品コード, 規格, 単位, ロケーション, 在庫数, 入荷日, 出荷日, 仕入先, 発注点, 備考

ステップ3: 入力規則を設定する (必要に応じて)

日付: 「入荷日」「出荷日」列を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」から「日付」を選択。
数値: 「在庫数」「発注点」列を選択し、「データの入力規則」から「整数」または「小数点」を選択。
リスト: 「単位」「ロケーション」列に、予めリストを作成し、「データの入力規則」から「リスト」を選択。

ステップ4: 数式を設定する (必要に応じて)

例: 在庫数を自動計算する場合、新しい列 (例: 現在庫) を追加し、数式を入力: =SUMIFS(入荷数列, 品名列, 品名セル) - SUMIFS(出荷数列, 品名列, 品名セル) (入荷数列、出荷数列、品名列、品名セルは実際のセル範囲に合わせて変更してください)

ステップ5: データを入力する

ステップ6: 書式を設定する (見やすくするために)

フォント: 見やすいフォント (例: Arial, Calibri) を選択。
罫線: セルに罫線を追加し、表の構造を明確にする。
色分け: ヘッダー行や特定の項目に色を付ける。
配置: セルの内容を中央揃えにする。

ステップ7: 定期的に更新し、バックアップを取る

サンプルテンプレート（在庫管理表テンプレートの例）

■ サンプルテンプレート（在庫管理表テンプレートの例）

【タイトル】在庫管理表テンプレート

【項目1】品名：例：A商品

【項目2】商品コード：例：A001

【項目3】在庫数：例：100個

【項目4】入荷日：例：2024/04/26

【項目5】出荷日：例：2024/04/27

【備考】発注点は50個。50個を下回ったら発注する。

※ このテンプレートは、必要に応じて項目を追加・修正してご利用ください。ロケーション、仕入先、規格などを追加すると、より詳細な在庫管理が可能になります。

まとめ：在庫管理表テンプレートで効率的な在庫管理を！

この記事では、在庫管理表テンプレートの作り方から活用方法までを解説しました。自社に合ったテンプレートを作成し、適切に運用することで、在庫管理業務を大幅に効率化することができます。

ぜひ、この記事を参考に、在庫管理表テンプレートを作成し、より効率的な在庫管理を実現してください。在庫管理を効率化することで、時間やコストを削減し、ビジネスの成長に繋げることができます。