在職証明書テンプレート（PDF）：作成方法からサンプルまで徹底解説！
「会社に在籍していることを証明する書類、在職証明書。急に必要になったけど、どうやって準備すればいいんだろう？」
そんな風に困っていませんか？ 在職証明書は、転職活動や住宅ローンの審査など、様々な場面で必要になる重要な書類です。 会社に発行してもらうのが一般的ですが、事情によっては自分で作成する必要がある場合も。
この記事では、在職証明書のテンプレートについて、PDF形式で自分で作成する方法を分かりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、さらにはサンプルテンプレートまで、この記事を読めば在職証明書の準備は万全です！
なぜ在職証明書が必要なの？使う場面と重要性
まず、在職証明書がどんな時に必要になるのか、その重要性を理解しておきましょう。
- 転職活動: 転職先企業に、職務経歴や在籍期間を証明するために提出を求められることがあります。
- 住宅ローン・各種ローンの審査: 金融機関は、申込者の収入状況や勤務状況を確認するために在職証明書を必要とします。
- 保育園入園: 自治体によっては、保護者の就労状況を証明するために在職証明書の提出を求められることがあります。
- ビザ申請: 海外渡航の際、ビザ申請のために在職証明書が必要となる場合があります。
上記以外にも、様々な場面で在職証明書が必要になる可能性があります。証明書をスムーズに準備できるように、自分で作成する方法を覚えておくと非常に便利です。
在職証明書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
自分で在職証明書を作成する場合、必要な要素を漏れなく記載し、信頼性の高いデザインにする必要があります。
必要な要素一覧
- 発行日: 証明書を作成した日付
- 会社名: 正式名称を記載
- 会社住所: 本社所在地を記載
- 会社電話番号: 代表電話番号を記載
- 会社代表者名: 代表取締役社長の名前を記載
- 氏名: 証明対象者の氏名
- 生年月日: 証明対象者の生年月日
- 所属部署: 証明対象者の所属部署名
- 役職: 証明対象者の役職名
- 入社年月日: 証明対象者の入社年月日
- 在職期間: 入社年月日から証明書発行日までの期間
- 使用目的: 証明書の使用目的（例：転職活動のため）
- 特記事項: 必要に応じて追記（例：休職期間など）
- 会社印: 社印または代表者印
デザインのポイント
- シンプルで清潔感のあるデザイン: 複雑な装飾は避け、見やすく、信頼感を与えるデザインを心がけましょう。
- フォントの選択: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- レイアウト: 各項目が整理されていて、情報が見つけやすいレイアウトにしましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させましょう。
在職証明書の書き方の流れ：ステップ形式で解説
それでは、実際に在職証明書を作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：テンプレートの準備
Microsoft Wordなどの文書作成ソフト、またはPDF編集ソフトを使用して、上記の必要な要素を網羅したテンプレートを作成します。インターネット上には無料のテンプレートも多数存在するので、活用してみるのも良いでしょう。
ステップ2：必要事項の入力
準備したテンプレートに、必要な情報を正確に入力します。誤字脱字がないか、日付や期間などに間違いがないか、細心の注意を払いましょう。
ステップ3：会社印の押印
会社印または代表者印を押印します。会社の規定に従い、適切な印鑑を使用してください。
ステップ4：PDF形式で保存
作成した在職証明書をPDF形式で保存します。PDF形式にすることで、改ざんを防ぎ、誰でも同じように閲覧することができます。
在職証明書作成時の注意点
- 正確な情報: 在職期間、所属部署名、役職名など、すべての情報を正確に記載してください。
- 社判・代表者印の確認: 押印する印鑑が、会社の規定に沿ったものであることを確認してください。
- 使用目的の記載: 提出先や使用目的に合わせて、適切な文言を記載してください。
- 偽造の禁止: 在職証明書を偽造することは、法律で禁じられています。絶対にやめましょう。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（在職 証明 書 テンプレート pdf の例）
【タイトル】 在職証明書
【発行日】 2024年○月○日
【会社名】 株式会社○○
【会社住所】 東京都○○区○○
【会社電話番号】 03-○○○○-○○○○
【会社代表者名】 代表取締役社長 ○○ ○○
【氏名】 ○○ ○○
【生年月日】 19○○年○月○日
【所属部署】 ○○部
【役職】 ○○
【入社年月日】 20○○年○月○日
【在職期間】 20○○年○月○日 ～ 2024年○月○日
【使用目的】 転職活動のため
【特記事項】 なし
【備考】 上記の通り、○○ ○○ 殿が当社に在職していることを証明いたします。
株式会社○○ 代表取締役社長 ○○ ○○ （社判または代表者印）
※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ
この記事では、在職証明書のテンプレートについて、PDF形式で自分で作成する方法を解説しました。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、注意点を理解し、サンプルテンプレートを参考にしながら、自分に必要な在職証明書を作成してみてください。
もし、自分で作成するのが難しい場合は、会社に発行を依頼するのが確実です。しかし、自分で作成する知識があれば、いざという時に役立つこと間違いなしです。頑張って、スムーズな在職証明書の準備をしましょう！
