報告書テンプレート（Word）で時間を節約！作り方からサンプルまで徹底解説
「報告書っていつもフォーマットがバラバラ…」「もっと効率的に報告書を作成したい！」そんな悩みを抱えていませんか？
報告書作成は、ビジネスシーンにおいて必要不可欠なスキル。しかし、毎回ゼロから作成するのは時間も手間もかかりますよね。そこで今回は、Wordで簡単に作成できる報告書テンプレートの作り方を徹底解説します！
テンプレートを活用すれば、報告書作成にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、統一感のある見やすい報告書を作成することも可能です。ぜひこの記事を参考に、自分だけのオリジナル報告書テンプレートを作成してみてください。
1. なぜ報告書テンプレートが必要なの？
報告書テンプレートを使うメリットはたくさんあります。
- 時間短縮: フォーマットが決まっているので、内容に集中できます。
- 品質向上: 構成が統一されるので、内容が整理されやすくなります。
- 共有の容易さ: 組織内で統一されたフォーマットを使用することで、情報共有がスムーズになります。
- プロフェッショナルな印象: 整ったフォーマットは、相手に好印象を与えます。
2. 報告書テンプレート作成に必要な要素
報告書テンプレートを作成する前に、どのような要素が必要か確認しましょう。
- タイトル: 報告書の内容を示す簡潔なタイトル
- 作成日: 報告書を作成した日付
- 作成者: 報告書を作成した人の名前
- 所属: 作成者の所属部署や役職
- 宛先: 報告書を提出する相手の名前や部署名
- 概要: 報告書全体の要約
- 背景: 報告書を作成するに至った経緯や目的
- 内容: 報告書の具体的な内容（章立てで記述）
- 結論: 報告書の内容を踏まえた結論
- 添付資料: 必要な場合は、添付資料の一覧を記載
- 備考: 特記事項や補足情報
3. 見やすい報告書テンプレートのデザインポイント
見やすい報告書は、内容を理解しやすく、相手に好印象を与えます。以下のポイントを意識して、デザインを工夫しましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を選ぶ
- フォントサイズ: 本文は10.5pt～12pt程度が目安
- 行間: 適度な行間（1.5～2行）を設定し、読みやすくする
- 余白: 上下左右に適切な余白を設定し、見やすさを向上させる
- 見出し: 章や節ごとに見出しを設定し、構造を明確にする
- 箇条書き: 情報を整理して伝えたい場合は、箇条書きを活用する
- 表: 数値データなどを分かりやすく表示する
- 罫線: 表や図を囲むことで、視覚的に区別する
- 色: 過度な色使いは避け、重要な部分に絞って使用する
4. 報告書テンプレート作成手順（Word）
Wordで報告書テンプレートを作成する具体的な手順をステップごとに解説します。
ステップ1：新規Word文書を開く
Wordを起動し、[ファイル] → [新規] → [空白のドキュメント] を選択します。
ステップ2：ページ設定を行う
[レイアウト] → [ページ設定] をクリックし、余白、用紙サイズ、印刷の向きなどを設定します。
ステップ3：ヘッダー/フッターを設定する
[挿入] → [ヘッダー] または [フッター] をクリックし、必要な情報を入力します（例：会社名、報告書名、ページ番号）。
ステップ4：基本情報を入力する
タイトル、作成日、作成者、所属、宛先などの項目を入力します。これらの項目は、テンプレートとして保存する際にプレースホルダー（例：[タイトル]、[作成日]）として設定しておくと、後で簡単に編集できます。
ステップ5：本文の構成を作成する
概要、背景、内容、結論、添付資料、備考などの見出しを作成します。見出しのスタイル（フォント、サイズ、色）を設定し、統一感のあるデザインにします。
ステップ6：箇条書きや表を挿入する
必要に応じて、箇条書きや表を挿入します。表のデザインを調整し、見やすく整えます。
ステップ7：プレースホルダーを設定する
入力が必要な箇所にプレースホルダーを設定します（例：[プロジェクト名]、[課題内容]）。これにより、テンプレートを使用する際に、必要な情報を簡単に置き換えることができます。
ステップ8：テンプレートとして保存する
[ファイル] → [名前を付けて保存] をクリックし、ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」に選択して、保存します。
5. 報告書テンプレートの活用場面
報告書テンプレートは、様々なビジネスシーンで活用できます。
- 業務報告書: 日々の業務内容や進捗状況を報告する
- 会議報告書: 会議の内容や決定事項を記録する
- 営業報告書: 営業活動の成果や課題を報告する
- プロジェクト報告書: プロジェクトの進捗状況や成果を報告する
- 調査報告書: 調査結果や分析結果を報告する
6. 報告書テンプレート作成の注意点
- 汎用性: 様々な用途で使用できるよう、汎用性の高いテンプレートを作成する
- カスタマイズ性: 必要に応じて項目を追加・変更できるよう、柔軟なテンプレートにする
- アクセシビリティ: 色使いやフォントサイズに配慮し、誰にとっても見やすいテンプレートにする
- 定期的な見直し: 時代や状況に合わせて、テンプレートを定期的に見直す
7. サンプルテンプレート（Word報告書テンプレートの例）
■ サンプルテンプレート（報告書テンプレート Word の例）
【タイトル】 プロジェクト進捗報告書
【作成日】 [作成日]
【作成者】 [作成者名]
【所属】 [所属部署名]
【宛先】 [宛先名]
【概要】 [プロジェクト名]の進捗状況についてご報告いたします。
【背景】 [プロジェクトの目的]
【内容】
- 進捗状況
- [達成状況]
- [遅延状況]
- 課題
- [課題の内容]
- [課題への対応策]
- 今後の予定
- [今後のスケジュール]
- [今後の課題]
【結論】 [プロジェクト全体のまとめ]
【添付資料】
- [資料名1]
- [資料名2]
【備考】 [特記事項]
※ このテンプレートは、必要に応じて項目を追加・変更してご利用ください。特に課題と対応策は具体的に記述することで、より報告書としての価値が高まります。
まとめ
Wordで報告書テンプレートを作成することで、報告書作成の効率を大幅に向上させることができます。今回ご紹介した手順やポイントを参考に、ぜひ自分だけのオリジナル報告書テンプレートを作成し、日々の業務に役立ててください。
