報告書書き方テンプレート

報告書の書き方テンプレート完全攻略！今日からあなたも報告書マスター

「報告書って、何を書けばいいの…？」「毎回フォーマットを探すのが面倒…」そんなお悩みをお持ちではありませんか？

報告書は、仕事の成果や進捗を共有するための大切なツール。でも、書き方に悩む方も多いはず。そこで今回は、報告書の書き方テンプレート をテーマに、テンプレートの作り方を徹底解説します！

この記事を読めば、あなたも今日から報告書作成のプロフェッショナル。自信を持って報告書を作成し、周囲からの評価もグッと上げちゃいましょう！

なぜ報告書にテンプレートが必要なの？

報告書にテンプレートを活用することで、以下のようなメリットがあります。

時間短縮: フォーマットが決まっているので、毎回ゼロから考える必要がありません。
質の向上: 記載すべき項目が明確なので、必要な情報が抜け漏れなく記述できます。
標準化: 組織内で統一されたフォーマットを使用することで、情報の共有がスムーズになります。

報告書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

報告書テンプレートを作る上で重要なのは、「誰が」「何を」「どのように」 把握したいかを明確にすることです。

必要な要素一覧

報告書の種類によって必要な要素は異なりますが、一般的に以下の項目は必須と言えるでしょう。

タイトル: 報告書の内容を一目で理解できるように、具体的かつ簡潔なタイトルをつけましょう。（例：〇〇プロジェクト進捗報告書、〇〇会議報告書）
報告日: いつ作成された報告書かを示す日付は重要です。
報告者: 誰が報告しているのかを明記します。
宛先: 誰に宛てた報告書なのかを明記します。
概要: 報告内容を簡潔にまとめたものです。
詳細: 報告内容の詳細を具体的に記述します。
結論/提言: 報告内容から得られた結論や、今後の提言などを記載します。
添付資料: 必要に応じて、報告内容を補足する資料を添付します。

デザインのポイント

見やすさ: 文字サイズ、フォント、行間などを調整し、読みやすいデザインにしましょう。
統一感: 組織内で統一されたデザインを使用することで、見た目が整い、プロフェッショナルな印象を与えます。
簡潔さ: 情報過多にならないように、必要な情報を絞り込み、簡潔にまとめましょう。

書き方の流れ

目的の明確化: 誰に何を伝えたいのかを明確にします。
情報の収集: 必要な情報を集め、整理します。
構成の作成: テンプレートに沿って、報告書の構成を考えます。
記述: 集めた情報を、構成に沿って記述します。
推敲: 誤字脱字、表現の矛盾などをチェックします。
提出: 上長に提出し、承認を得ます。

使う場面

報告書は、以下のような様々な場面で使用されます。

業務報告: 日々の業務内容や成果を報告します。
進捗報告: プロジェクトの進捗状況を報告します。
会議報告: 会議の内容や決定事項を報告します。
トラブル報告: 発生したトラブルの内容や対応状況を報告します。

注意点

正確性: 事実に基づいた正確な情報を記載しましょう。
客観性: 個人的な意見や感情は避け、客観的な視点で記述しましょう。
簡潔性: 長文にならないように、要点を絞って簡潔にまとめましょう。
期日: 報告書の提出期日を守りましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成

ここでは、実際に報告書のテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。

ステップ1：報告書の目的を明確にする

まず、どんな内容の報告書を作成したいのかを明確にしましょう。（例：日報、週報、月報、プロジェクト報告書など）

ステップ2：必要な項目を洗い出す

報告書の目的を達成するために、必要な項目を洗い出しましょう。（例：日付、氏名、部署名、業務内容、進捗状況、課題、今後の予定など）

ステップ3：テンプレートを作成する

ワープロソフトや表計算ソフトなどを使用して、洗い出した項目を配置し、テンプレートを作成します。

ステップ4：デザインを整える

フォント、文字サイズ、行間などを調整し、見やすいデザインにしましょう。

ステップ5：テンプレートを保存する

作成したテンプレートを、ファイル名をつけて保存します。

報告書テンプレートサンプル：進捗報告書

ここでは、進捗報告書のテンプレートサンプルをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（報告書書き方テンプレートの例）【タイトル】〇〇プロジェクト進捗報告書

【報告日】 2024年〇〇月〇〇日

【報告者】〇〇〇〇

【宛先】〇〇〇〇様

【概要】〇〇プロジェクトの進捗状況についてご報告いたします。

【詳細】

現在の進捗状況：〇〇％
完了したタスク：〇〇、〇〇
未完了のタスク：〇〇、〇〇
遅延状況：〇〇
遅延理由：〇〇
今後の対策：〇〇

【結論/提言】〇〇

【備考】〇〇

※ このテンプレートは、進捗報告書の種類に合わせて自然に内容を変えて書くこと。

まとめ：テンプレートを使いこなして、報告書作成をもっと楽に！

報告書テンプレートを活用することで、時間短縮、質の向上、標準化といったメリットが得られます。今回ご紹介したテンプレートの作り方やサンプルを参考に、ぜひ自分に合ったテンプレートを作成し、報告書作成をもっと楽に、そして効果的に行いましょう！