在職証明書テンプレート（Word）の作り方：誰でも簡単！見本付き
「会社に在職していることを証明する書類、在職証明書。急に必要になったけど、どうやって作ればいいの？」
そんなお悩みをお持ちではありませんか？ 在職証明書は、転職、住宅ローン、保育園入園など、様々な場面で必要になる重要な書類です。 会社に発行してもらうのが一般的ですが、事情によっては自分で作成しなければならない場合もあります。
そこでこの記事では、Wordを使って誰でも簡単に在職証明書テンプレートを作成する方法を、見本付きで分かりやすく解説します！ 必要な項目、デザインのポイント、書き方の流れ、注意点など、テンプレート作成に必要な情報をすべて網羅していますので、ぜひ参考にしてください。
1. なぜ在職証明書が必要？ どんな時に使うの？
在職証明書は、あなたが会社に在籍していることを証明する公的な書類です。 主に、以下のような場面で必要になります。
- 転職活動: 他の企業への応募時に、職務経歴を証明するために必要となります。
- 住宅ローン: 金融機関が融資審査を行う際に、安定した収入があることを証明するために必要となります。
- 保育園入園: 保育園入園の審査で、保護者が就労していることを証明するために必要となります。
- 各種ローン: クレジットカードの作成や自動車ローンなど、様々なローンの審査で必要となる場合があります。
- 海外渡航: ビザ申請や海外での銀行口座開設など、渡航先で在職を証明する必要がある場合に必要となります。
2. 在職証明書テンプレートを作る前に知っておくべきこと
在職証明書は、記載内容に不備があると、再提出を求められたり、審査が通らなかったりする可能性があります。 テンプレートを作成する前に、以下の点を確認しておきましょう。
- 記載項目: 必要な項目は、提出先によって異なる場合があります。 提出先に確認し、必要な項目をすべて含めるようにしましょう。 一般的には、氏名、生年月日、入社日、所属部署、役職、退職日（退職済みの場合）、発行日、会社名、代表者名、会社印などが必要です。
- フォーマット: 提出先によっては、指定のフォーマットがある場合があります。 指定のフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。
- 信憑性: 在職証明書は、公的な書類として扱われます。 虚偽の記載は絶対に避けましょう。
3. 在職証明書テンプレートの作り方：ステップ形式で解説
ここからは、Wordを使って実際に在職証明書テンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ1: Wordを起動し、新規文書を作成する
Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して、新しい文書を作成します。
ステップ2: 基本情報を入力する
まずは、以下の基本情報を入力しましょう。
- タイトル: 「在職証明書」
- 発行日: 書類を作成する日付
- 宛名: 提出先の名称（例：〇〇株式会社 御担当者様）
- 発行者: 会社名、代表者名、会社印
ステップ3: 証明内容を入力する
次に、証明する内容を入力します。 以下の項目を参考に、必要な情報を入力してください。
- 氏名: 在職者の氏名
- 生年月日: 在職者の生年月日
- 入社日: 在職者の入社日
- 所属部署: 在職者の所属部署
- 役職: 在職者の役職
- 退職日: 在職者の退職日（退職済みの場合）
ステップ4: デザインを調整する
文字のフォントやサイズ、配置などを調整し、見やすいデザインにしましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- サイズ: タイトルは大きく、本文は少し小さめにすると、メリハリがつきます。
- 配置: 左右の余白を調整し、バランスの取れた配置にしましょう。
ステップ5: 保存する
作成したテンプレートを、Word形式（.docx）で保存します。
4. デザインのポイント：見やすく、信頼感のあるテンプレートに
在職証明書は、会社を代表する書類です。 見やすく、信頼感のあるデザインを心がけましょう。
- シンプルなデザイン: 余計な装飾は避け、シンプルなデザインにしましょう。
- 統一感のあるフォント: フォントの種類は、2種類程度に絞りましょう。
- 適切な余白: 余白を十分に取ることで、読みやすさが向上します。
- 会社ロゴ: 会社のロゴを挿入すると、信頼感が増します。
5. 書き方の流れ：漏れなく、正確に記載する
在職証明書は、記載内容に誤りがあると、再提出を求められる可能性があります。 漏れなく、正確に記載するように心がけましょう。
- 提出先の指示を確認: 提出先から指示がある場合は、それに従ってください。
- 必要な項目を洗い出す: 提出先が必要とする項目をすべて洗い出します。
- 情報を正確に入力: 氏名、生年月日、入社日、退職日などは、正確に入力します。
- 誤字脱字をチェック: 誤字脱字がないか、念入りにチェックしましょう。
- 上長に確認: 作成した在職証明書を上長に確認してもらいましょう。
6. 使う場面：必要なタイミングで活用する
在職証明書は、必要なタイミングで活用しましょう。
- 転職活動中: 転職活動中は、常に最新の在職証明書を用意しておきましょう。
- 住宅ローンの審査前: 住宅ローンの審査を受ける前に、必要な書類を揃えておきましょう。
- 保育園入園の申し込み前: 保育園入園の申し込み前に、必要な書類を確認しておきましょう。
7. 注意点：虚偽の記載は厳禁！
在職証明書は、公的な書類として扱われます。 虚偽の記載は絶対に避けましょう。 また、個人情報が含まれるため、取り扱いには十分注意してください。
8. サンプルテンプレート：在職証明書（Word）
以下に、在職証明書のサンプルテンプレートを掲載します。 ぜひ参考にしてください。
■ サンプルテンプレート（在職 証明 書 テンプレート ワード の例）
【タイトル】 在職証明書
【発行日】 2024年10月27日
【宛名】 〇〇株式会社 御担当者様
【発行者】 株式会社△△ 代表取締役 □□ □□ （会社印）
【氏名】 〇〇 〇〇
【生年月日】 19○○年○月○日
【入社日】 20○○年○月○日
【所属部署】 〇〇部
【役職】 〇〇
【退職日】 （退職済みの場合）20○○年○月○日
【備考】 上記に相違ないことを証明いたします。 （在職期間に関する特記事項があれば追記）
※ このテンプレートはあくまでサンプルです。 提出先の指示に従い、必要な項目を追記・修正してください。
まとめ
この記事では、Wordを使って誰でも簡単に在職証明書テンプレートを作成する方法を解説しました。 今回紹介した手順やポイントを参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、必要な場面で活用してください。 テンプレートを上手に活用して、スムーズな手続きを進めましょう！
