勤務表テンプレート無料！自分にぴったりのテンプレートを作ろう！
勤務表って、毎月作るのちょっと面倒ですよね。市販のものや会社で用意されたものを使っている方も多いと思いますが、「もっと自分に合ったものが欲しい！」と思ったことはありませんか？
この記事では、勤務表テンプレートを無料で手に入れる方法はもちろん、自分だけのオリジナルテンプレートを作る方法をわかりやすく解説します！
なぜ自分だけの勤務表テンプレートが必要なの？
勤務表は、給与計算の基礎となる大切な書類です。だからこそ、使いやすいものを選びたいですよね。
- 業務内容に特化: 自分の仕事内容に合わせて項目をカスタマイズできる
- 視覚的な見やすさ: 色やフォントを調整して、一目で状況を把握できる
- モチベーションUP: 好きなデザインで、毎日の記録が楽しくなる
自分だけの勤務表テンプレートを作ってみよう！
難しそうに感じるかもしれませんが、意外と簡単なんです！必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れなどを順番に見ていきましょう。
必要な要素の一覧
まずは、勤務表に必要な要素を洗い出しましょう。
- 基本情報: 氏名、所属部署、日付、曜日
- 勤務時間: 出勤時間、退勤時間、休憩時間
- 労働時間: 実働時間、残業時間、深夜労働時間
- 業務内容: 担当業務、作業内容
- その他: 備考、特記事項（有給休暇、遅刻早退など）
デザインのポイント
見やすく、使いやすいデザインを心がけましょう。
- シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理されていると、記入ミスを防ぎます。
- フォントの選択: 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、用途に合わせて使い分けるのもおすすめです。
- 色の活用: 色分けで見やすくすることも可能です。ただし、使いすぎると逆に見づらくなるので注意。
- 罫線の活用: 罫線で区切ることで、情報を整理しやすくなります。
書き方の流れ
勤務表への記入は、以下の流れで行うとスムーズです。
- 基本情報の記入: 氏名、所属部署、日付、曜日を記入します。
- 出退勤時間の記入: 出勤時間と退勤時間を正確に記入します。
- 休憩時間の記入: 休憩時間を記入します。
- 労働時間の計算: 実働時間、残業時間などを計算します。
- 業務内容の記入: その日の担当業務や作業内容を簡潔に記入します。
- 備考欄の記入: 有給休暇や遅刻早退など、特記事項があれば記入します。
使う場面
勤務表は、以下のような場面で使用します。
- 日々の勤務時間の記録: 毎日の勤務時間を記録し、労働時間を把握します。
- 給与計算の基礎資料: 給与計算の際に、労働時間や残業時間などを確認します。
- 勤怠管理: 会社の勤怠管理システムと連携し、従業員の労働状況を把握します。
- 自己管理: 自分の労働時間や業務内容を把握し、働き方を見直すきっかけにします。
注意点
- 正確な記入: 勤務時間は正確に記入しましょう。
- 遅刻早退の記録: 遅刻や早退をした場合は、必ず備考欄に理由を記入しましょう。
- 改ざんの禁止: 勤務時間を改ざんすることは絶対にやめましょう。
- 保管期間: 勤務表は、一定期間保管する必要があります。会社の規定に従って保管しましょう。
実践的な手順：エクセルで勤務表テンプレートを作ってみよう！
ここでは、エクセルを使って簡単に勤務表テンプレートを作る手順をご紹介します。
ステップ1：エクセルを起動し、新しいシートを開く
ステップ2：必要な項目を入力
A1セルに「日付」、B1セルに「曜日」、C1セルに「出勤時間」、D1セルに「退勤時間」、E1セルに「休憩時間」、F1セルに「実働時間」、G1セルに「業務内容」、H1セルに「備考」など、必要な項目を入力します。
ステップ3：書式設定を行う
セルの幅や高さを調整し、フォントや色を変更するなど、見やすいように書式設定を行います。
ステップ4：数式を入力
実働時間を自動計算するために、F2セルに「=IF(C2="",0,IF(D2="",0,D2-C2-E2))」のような数式を入力します。（休憩時間を考慮した数式です。）
ステップ5：数式をコピー
F2セルに入力した数式を、必要な行までコピーします。
ステップ6：カレンダー機能を追加
日付を入力するセルに、カレンダー機能を追加すると便利です。「データ」タブの「データの入力規則」から設定できます。
ステップ7：保存
作成したテンプレートを、ファイル名をつけて保存します。
テンプレートサンプル
■ サンプルテンプレート（勤務 表 テンプレート 無料 の例） 【タイトル】 シンプルな勤務表テンプレート
【項目1】 日付：2024年5月15日（水）
【項目2】 出勤時間：9:00
【項目3】 退勤時間：18:00
【項目4】 休憩時間：1時間
【項目5】 業務内容：午前：会議資料作成、午後：顧客対応
【備考】 特にありません
※ このテンプレートは、シンプルな例です。ご自身の業務に合わせて項目を追加・変更してください。
まとめ
自分だけの勤務表テンプレートを作ることで、日々の業務をより効率的に、そして楽しくすることができます。この記事を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作ってみてください！
