勤怠管理表テンプレート無料

勤怠管理表テンプレート無料ダウンロード！自分に合ったテンプレートの作り方も徹底解説

勤怠管理、ちゃんとできていますか？日々の勤務時間を正確に把握することは、給与計算の正確性はもちろん、従業員の健康管理にもつながる重要な業務です。でも、「勤怠管理表ってなんだか難しそう…」「市販のテンプレートは使いにくい…」と感じている方もいるかもしれません。

そこで今回は、「勤怠管理表テンプレート無料」をキーワードに、自分にぴったりの勤怠管理表テンプレートの作り方を徹底解説します！無料テンプレートもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

1. なぜ勤怠管理表が必要なの？

そもそも、なぜ勤怠管理表が必要なのでしょうか？主な理由としては、以下の点が挙げられます。

正確な給与計算: 労働時間に基づいて給与を計算するため、正確な勤怠管理は不可欠です。
労働時間の把握: 法令遵守のため、残業時間や休日出勤などを正確に把握する必要があります。
従業員の健康管理: 長時間労働や過度な負担を把握し、従業員の健康を保護するためにも重要です。
労務管理の効率化: 勤怠データを分析することで、人員配置の最適化や業務効率の改善に役立ちます。

2. 勤怠管理表テンプレートの作り方

市販のテンプレートも便利ですが、自社の状況に合わせてカスタマイズされたテンプレートを作成することで、より効率的な勤怠管理が可能になります。ここでは、テンプレートの作り方をステップごとに解説します。

2.1 必要な要素の一覧

まず、勤怠管理表に必要な要素を洗い出しましょう。最低限必要な項目は以下の通りです。

従業員情報: 氏名、社員番号など
日付: 出勤日
出勤時間: 出勤時刻
退勤時間: 退勤時刻
休憩時間: 休憩時間
労働時間: 実労働時間
残業時間: 残業時間
休暇: 有給休暇、慶弔休暇など
備考: 遅刻・早退理由、業務内容など

業種や職種によっては、上記以外にも必要な項目があるかもしれません。例えば、シフト制の場合はシフトパターン、フレックスタイム制の場合はコアタイムなども必要になるでしょう。

2.2 デザインのポイント

見やすく、使いやすいテンプレートにするためには、デザインも重要です。以下のポイントを意識してみましょう。

フォント: 読みやすいフォントを選ぶ（例：MSゴシック、メイリオなど）
色使い: 背景色や文字色を適切に設定し、見やすくする
罫線: 罫線を引くことで、項目を区切り、視認性を高める
レイアウト: 項目を整理し、入力しやすいレイアウトにする
余白: 適度な余白を設けることで、見やすくする

2.3 書き方の流れ

テンプレートを作成する際は、以下の流れで進めるとスムーズです。

要素の洗い出し: 必要な項目をすべて洗い出す
レイアウトの作成: 項目を配置し、レイアウトを作成する
書式設定: フォント、色、罫線などを設定する
テスト入力: 実際にデータを入力し、使いやすさを確認する
修正: 使いにくい箇所を修正する

2.4 使う場面

勤怠管理表は、従業員の出退勤時間を記録するだけでなく、以下のような場面でも活用できます。

給与計算: 労働時間に基づいて給与を計算する
労働時間の把握: 残業時間や休日出勤などを把握する
労務監査: 法令遵守状況を確認する
人事評価: 勤怠状況を評価する際の参考にする

2.5 注意点

勤怠管理表を作成・運用する際には、以下の点に注意しましょう。

正確な記録: 従業員自身が正確に記録するよう徹底する
改ざん防止: データの改ざんを防ぐための対策を講じる（例：電子署名、アクセス制限など）
法令遵守: 労働基準法などの法令を遵守する
個人情報保護: 従業員の個人情報を適切に管理する

3. 実践的な手順：Excelで勤怠管理表テンプレートを作る

ここでは、Excelを使って勤怠管理表テンプレートを作成する手順を具体的に解説します。

ステップ1: ワークシートの準備

Excelを開き、新しいワークシートを作成します。シート名を「勤怠管理表」など、わかりやすい名前に変更しましょう。

ステップ2: 項目の入力

A1セルから順に、必要な項目を入力していきます。

A1: 氏名
B1: 社員番号
C1: 年月
D1: 日付
E1: 曜日
F1: 出勤時間
G1: 退勤時間
H1: 休憩時間
I1: 労働時間
J1: 残業時間
K1: 休暇
L1: 備考

ステップ3: 書式設定

入力した項目を選択し、フォントや色、罫線などを設定します。

フォント：MSゴシック、メイリオなど
文字色：黒
背景色：白（必要に応じて薄い色を付ける）
罫線：格子状に引く

ステップ4: 数式の入力

労働時間、残業時間を自動計算するための数式を入力します。

労働時間（I2セル）: =IF(AND(F2<>"",G2<>""),G2-F2-H2,"")
残業時間（J2セル）: =IF(I2>8,I2-8,0)

ステップ5: 休暇の入力規則の設定

休暇の項目に、選択肢（有給休暇、慶弔休暇など）を設定します。

K列全体を選択
「データ」タブ→「データの入力規則」をクリック
「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」に変更
「元の値」に「有給休暇,慶弔休暇,その他」のように入力（カンマで区切る）
「OK」をクリック

ステップ6: テンプレートの保存

作成したテンプレートを、「勤怠管理表テンプレート.xlsx」などの名前で保存します。

4. 無料勤怠管理表テンプレート紹介

ここでは、無料でダウンロードできる勤怠管理表テンプレートのサンプルをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（勤怠管理表テンプレート無料の例）

【タイトル】勤怠管理表テンプレート（シンプル）

【項目1】日付

【項目2】出勤時間

【項目3】退勤時間

【項目4】休憩時間

【項目5】労働時間

【備考】シンプルなデザインで、基本的な項目のみを記載。手軽に利用できます。

テンプレートの活用方法

上記テンプレートを参考に、Excelなどで自分に合ったように項目を追加・修正してご利用ください。

まとめ

今回は、勤怠管理表テンプレートの作り方について解説しました。自分に合ったテンプレートを作成することで、より効率的な勤怠管理が可能になります。ぜひこの記事を参考に、自社に最適な勤怠管理表を作成してみてください。