勤務証明書テンプレートの作り方：簡単ステップで自分だけのオリジナルを作成！
「勤務証明書って、会社に頼むのが当たり前だと思ってた…自分で作れるの？」
そう思ったあなた！実は、勤務証明書はテンプレートを活用すれば、意外と簡単に自分で作成できるんです。
この記事では、勤務証明書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、丁寧に解説します。
自分で作れるようになれば、急な依頼にも対応できますし、自分に合った形式で作成できるので、とっても便利ですよ！
1. なぜ自分で勤務証明書テンプレートを作るの？
勤務証明書は、転職活動や住宅ローン審査など、様々な場面で必要になる重要な書類です。通常は会社に発行を依頼しますが、以下のような場合に自分でテンプレートを作成しておくと便利です。
- 急ぎで必要な時: 会社の発行手続きに時間がかかる場合でも、自分で作成すればすぐに用意できます。
- 退職後の証明: 退職後に勤務証明書が必要になった場合、会社に連絡するのが難しい場合があります。
- 自分に合った形式で作成したい: 会社指定の形式が、自分の目的に合わない場合があります。
2. 勤務証明書テンプレートに必要な要素とは？
勤務証明書に記載するべき基本的な要素は以下の通りです。
- 発行日: 証明書を発行した日付
- 会社名: 勤務先の正式名称（株式会社〇〇など）
- 会社の所在地: 勤務先の住所
- 会社代表者名: 代表取締役などの役職と氏名
- 従業員氏名: 証明対象となる従業員の氏名
- 生年月日: 証明対象となる従業員の生年月日
- 入社年月日: 従業員が入社した年月日
- 退職年月日: 従業員が退職した年月日（在職中の場合は「現在に至る」と記載）
- 業務内容: 従業員が担当していた主な業務内容
- 署名・捺印: 会社代表者の署名と社印
これらの要素は、勤務証明書として効力を持つために必須です。
3. デザインのポイント：見やすく、信頼感のあるテンプレートを！
勤務証明書は、第三者に見せる書類なので、見やすく、信頼感のあるデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用する。
- レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトにする。
- 色使い: 基本的に白黒で作成する。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させる。
4. 書き方の流れ：ステップ形式で解説！
それでは、実際に勤務証明書テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：基本情報を入力する
まず、テンプレートに以下の基本情報を入力します。
- 会社名、所在地、代表者名
- 発行日
ステップ2：従業員情報を入力する
次に、証明対象となる従業員の情報を入力します。
- 氏名、生年月日
- 入社年月日、退職年月日（または「現在に至る」）
- 業務内容
ステップ3：レイアウトを調整する
入力した情報が見やすいように、レイアウトを調整します。
- フォントの種類、サイズを変更する
- 行間、余白を調整する
- 必要に応じて表組みを利用する
ステップ4：署名欄を作成する
会社代表者の署名と捺印欄を作成します。
ステップ5：確認する
入力内容に誤りがないか、念入りに確認します。
5. 勤務証明書を使う場面
勤務証明書は、以下のような場面で必要になります。
- 転職活動: 転職先の企業に、過去の職歴を証明するために提出します。
- 住宅ローン審査: ローン審査の際に、安定した収入があることを証明するために提出します。
- 保育園入園: 保育園の入園審査の際に、就労状況を証明するために提出します。
- 各種手続き: その他、公的な手続きなどで、就労状況を証明する必要がある場合に提出します。
6. 勤務証明書を作成する際の注意点
勤務証明書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 正確な情報を記載する: 記載内容に誤りがあると、証明書としての効力がなくなってしまう可能性があります。
- 虚偽の記載はしない: 虚偽の記載は、法的な問題に発展する可能性があります。
- 会社の承認を得る: 自分で作成した勤務証明書を使用する場合は、事前に会社の承認を得ておくことをおすすめします。
7. サンプルテンプレート：勤務証明書テンプレート例
■ サンプルテンプレート（勤務 証明 書 テンプレート の例）
【タイトル】 勤務証明書
【発行日】 令和6年5月15日
【会社名】 株式会社〇〇
【会社所在地】 東京都〇〇区〇〇
【会社代表者名】 代表取締役 〇〇 〇〇
【従業員氏名】 〇〇 〇〇
【生年月日】 〇〇年〇〇月〇〇日
【入社年月日】 〇〇年〇〇月〇〇日
【退職年月日】 現在に至る
【業務内容】 〇〇業務、〇〇業務を担当
【備考】 本証明書は、〇〇 〇〇が〇〇年〇〇月〇〇日より株式会社〇〇に在籍していることを証明するものです。
【署名・捺印】
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 （社印）
※ このテンプレートはあくまで例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
勤務証明書テンプレートの作り方をマスターすれば、急な依頼にも対応できますし、自分に合った形式で作成できるので、とっても便利です。
ぜひこの記事を参考に、自分だけのオリジナル勤務証明書テンプレートを作成してみてください！
