勤務表テンプレート

勤務表テンプレートの作り方：もうExcelで悩まない！簡単作成ガイド＆無料サンプル付き

勤務表、毎月作るの面倒じゃありませんか？シフト制の勤務だったり、残業時間がバラバラだったりすると、手計算で集計するのも一苦労ですよね。

そこで今回は、勤務表テンプレートの作り方を徹底解説！ Excel初心者さんでも簡単に作れるように、必要な要素からデザインのポイント、実践的な手順まで、わかりやすくご紹介します。さらに、すぐに使える無料サンプルテンプレートもご用意しました。これを読めば、もうExcelで頭を抱える必要はありません！

勤務表テンプレート作成前に知っておきたいこと

勤務表テンプレートを作成する前に、まずどんな情報が必要なのか、どんなデザインが見やすいのか、といった基本的なポイントを押さえておきましょう。

1. 勤務表に必要な要素一覧

勤務表には、最低限以下の要素を含める必要があります。

日付: 勤務日を特定するために必須
曜日: 勤務状況の把握を容易にする
始業時間: 勤務開始時間
終業時間: 勤務終了時間
休憩時間: 労働時間から差し引く時間
労働時間: 実際に働いた時間（終業時間 - 始業時間 - 休憩時間）
残業時間: 法定労働時間を超えた時間
出勤区分: 通常出勤、有給、欠勤などを区別する
備考: 特記事項（遅刻、早退、業務内容など）

これらの要素を基本とし、必要に応じて項目を追加していくと良いでしょう。

2. 見やすい勤務表デザインのポイント

勤務表は、毎日使うものだからこそ、見やすさが重要です。

シンプルなレイアウト: 情報が整理されていて、一目で把握できる
適切なフォントサイズ: 小さすぎず、大きすぎず、読みやすいサイズ
色の使い分け: 重要な情報や項目を色分けする
罫線の活用: 項目ごとの区切りを明確にする
余白の確保: 情報が詰まりすぎず、見やすいように

これらのポイントを意識することで、ストレスなく勤務表を作成・管理できます。

3. 勤務表の書き方の流れ

勤務表は、以下の流れで記入していくとスムーズです。

日付と曜日を記入: その日の情報を正確に把握
始業時間と終業時間を記入: 勤務時間を記録
休憩時間を記入: 正確な労働時間を算出
出勤区分を記入: 勤務状況を明確にする
備考欄に特記事項を記入: 必要に応じて詳細情報を記録

毎日コツコツと記入することで、月末の集計作業が楽になります。

4. 勤務表を使う場面

勤務表は、主に以下の場面で使用されます。

給与計算: 正確な給与を算出するために必須
勤怠管理: 従業員の勤務状況を把握
労働時間管理: 法令遵守のために労働時間を管理
シフト管理: 効率的な人員配置を行う
自己管理: 自分の勤務状況を把握

企業だけでなく、個人事業主やアルバイトの方も、自分の勤務状況を把握するために活用できます。

5. 勤務表作成時の注意点

勤務表を作成する際は、以下の点に注意しましょう。

正確な情報を記入: 誤った情報を記入すると、給与計算や勤怠管理に支障をきたす
虚偽の申告はしない: 労働時間をごまかすなどの不正行為は絶対にしない
法令遵守: 労働基準法などの関連法規を遵守する
記録の保管: 作成した勤務表は一定期間保管する

これらの点に注意することで、トラブルを未然に防ぐことができます。

勤務表テンプレートを作ってみよう！【実践編】

それでは、実際にExcelを使って勤務表テンプレートを作ってみましょう。今回は、最もシンプルな勤務表を例に、手順を解説していきます。

ステップ1: Excelを起動し、新規ワークシートを開く

ステップ2: 必要な項目を入力する

A1セルに「日付」、B1セルに「曜日」、C1セルに「始業時間」、D1セルに「終業時間」、E1セルに「休憩時間」、F1セルに「労働時間」、G1セルに「残業時間」、H1セルに「出勤区分」、I1セルに「備考」と入力します。

ステップ3: 日付と曜日を自動入力する

A2セルに開始日を入力し、A3セル以降に日付を自動入力する関数を入力します。例えば、A2セルに「2024/10/1」と入力した場合、A3セルには「=A2+1」と入力し、必要日数分コピーします。

B2セルには、A2セルの日付に対応する曜日を表示する関数「=TEXT(A2,"(aaa)")」を入力し、必要日数分コピーします。

ステップ4: 労働時間と残業時間を計算する関数を入力する

F2セルに労働時間を計算する関数「=IF(C2="",0,(D2-C2)-E2)」を入力します。これは、もしC2セル（始業時間）が空白なら0を表示し、そうでなければ、（終業時間 - 始業時間 - 休憩時間）を計算するという意味です。

G2セルに残業時間を計算する関数を入力します。まず、労働時間が法定労働時間（8時間）を超えているかどうかを判定し、超えていれば超えた時間を表示し、そうでなければ0を表示する関数を作成します。今回は、休憩時間1時間を含めた9時間を超えた分を残業時間とします。 G2セルには「=IF(F2>TIME(9,0,0),F2-TIME(9,0,0),0)」と入力し、必要日数分コピーします。

ステップ5: 書式を整える

入力した項目を見やすくするために、フォントの種類やサイズ、色、罫線などを設定します。

ステップ6: テンプレートとして保存する

作成したシートをテンプレートとして保存しておくと、毎月同じフォーマットで勤務表を作成できます。「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」で「Excelテンプレート(*.xltx)」を選択し、保存します。

【無料サンプル】すぐに使える勤務表テンプレート

上記の手順で作成した勤務表テンプレートを、さらに使いやすく改良した無料サンプルをご用意しました。ぜひ、ダウンロードして活用してください。

■ サンプルテンプレート（勤務表テンプレートの例）

【タイトル】 勤務表テンプレート

【項目1】 日付: ○○○○年○○月○○日

【項目2】 曜日: ○○○

【項目3】 始業時間: ○○:○○

【項目4】 終業時間: ○○:○○

【項目5】 休憩時間: ○○:○○

【項目6】 労働時間: ○○:○○

【項目7】 残業時間: ○○:○○

【項目8】 出勤区分: ○○○○

【項目9】 備考: ○○○○

【備考】

労働時間は自動計算されます。
残業時間は、休憩時間1時間を含めた9時間を超えた分を自動計算します。
出勤区分は、プルダウンリストから選択できます。
必要に応じて、項目を追加・変更してください。

まとめ

勤務表テンプレートを作成することで、毎月の集計作業を大幅に効率化できます。今回ご紹介した手順やサンプルテンプレートを参考に、自分に合った勤務表を作成してみてください。ぜひ、この機会にExcelスキルを向上させ、より快適な勤務管理を実現しましょう！