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会議をスムーズに進める！会議次第テンプレートの作り方と活用術
「会議、長引いて結局何も決まらなかった…」なんて経験、ありませんか？ 効率的な会議運営には、しっかりとした**会議次第（アジェンダ）**が不可欠です。 今回は、会議をスムーズに進めるための会議次第テンプレートの作り方と、すぐに使えるサンプルテンプレートをご紹介します！
なぜ会議次第テンプレートが必要なの？
会議次第テンプレートは、会議の目的を明確にし、参加者の意識を共有するために非常に重要です。テンプレートを使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 時間管理の効率化: 議題ごとに時間を区切ることで、会議の進行をスムーズにします。
- 議論の焦点を明確化: 各議題の目的や内容を明示することで、議論が本筋から逸れるのを防ぎます。
- 参加者の事前準備の促進: 会議前に議題を知ることで、参加者は必要な情報を準備し、積極的に議論に参加できます。
- 決定事項の明確化: 議論の結果や決定事項を記録することで、後々の確認や実行を円滑にします。
会議次第テンプレートの作り方：5つのステップ
会議次第テンプレートは、会議の種類や目的に合わせてカスタマイズすることが重要です。ここでは、汎用的に使えるテンプレートを作るためのステップをご紹介します。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、会議に必要な要素をリストアップしましょう。一般的に、以下の要素は必須です。
- 会議名: 会議の正式名称
- 日時: 会議の開催日時
- 場所: 会議の開催場所（オンライン会議の場合はURL）
- 参加者: 参加者名（役職も記載すると分かりやすい）
- 議題: 議論するテーマ
- 議題ごとの発表者/担当者: 誰がどの議題を担当するか
- 議題ごとの時間配分: 各議題に割り当てる時間
- 配布資料: 事前に配布する資料名（資料へのリンクも含む）
- 目的: 会議の目的
- 決定事項/アクションアイテム: 議論の結果や決定事項、誰が何をするかを明確にする
ステップ2：デザインのポイントを押さえる
見やすいデザインは、参加者の理解を助け、会議の効率を向上させます。
- フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック体）を使用する
- レイアウト: 情報を整理し、見やすく配置する（表形式や箇条書きを活用）
- 色: 重要な情報を強調するために、色を効果的に使用する（ただし、使いすぎに注意）
- 余白: 適度な余白を設けることで、視覚的な圧迫感を軽減する
ステップ3：書き方の流れを意識する
会議次第は、時系列順に議題を並べ、具体的な内容を記述するように心がけましょう。
- 冒頭: 会議名、日時、場所、参加者などの基本情報を記載
- 導入: 会議の目的や全体像を簡潔に説明
- 本題: 議題ごとに、目的、発表者/担当者、時間配分、配布資料などを記載
- まとめ: 決定事項/アクションアイテムを明記
- 結び: 次回の会議予定や連絡事項などを記載
ステップ4：使う場面を想定する
会議の種類（定例会議、プロジェクト会議、アイデア出し会議など）によって、必要な要素や書き方が異なります。それぞれの場面に合わせてテンプレートをカスタマイズしましょう。
ステップ5：注意点を把握する
- 目的を明確に: 各議題の目的を具体的に記述することで、議論の方向性を定める
- 時間配分を適切に: 各議題に適切な時間を割り当てることで、時間内に会議を終える
- 参加者の役割を明確に: 各参加者の役割を明示することで、責任感を高める
- 配布資料を事前に共有: 参加者が事前に資料を確認できるように、早めに配布する
- 決定事項を記録: 議論の結果や決定事項を記録し、参加者全員で共有する
実践的な手順：会議次第テンプレート作成のステップバイステップ
実際に、会議次第テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：使用するツールを選ぶ
- Microsoft Word: 一般的な文書作成ソフト。表計算機能も備わっており、簡単なテンプレート作成に便利。
- Microsoft Excel: 表計算ソフト。複雑なレイアウトや計算が必要な場合に適している。
- Google Docs/Sheets: クラウド上で共同編集が可能。チームでの作業に便利。
- 専用の会議支援ツール: 会議の準備から議事録作成まで、一連の作業を効率化できる。
ステップ2：テンプレートの雛形を作成する
選んだツールで、基本的な要素（会議名、日時、場所、参加者、議題など）を記入する欄を設けた雛形を作成します。
ステップ3：議題を書き出す
今回の会議で議論する議題を具体的に書き出します。各議題の目的、発表者/担当者、時間配分も忘れずに記載しましょう。
ステップ4：レイアウトを調整する
フォントや色、余白などを調整し、見やすいレイアウトに整えます。表形式や箇条書きを活用すると効果的です。
ステップ5：テンプレートを保存する
作成したテンプレートを保存し、必要に応じて修正できるようにしておきましょう。
会議次第テンプレートのサンプル
以下に、定例会議用の会議次第テンプレートのサンプルを示します。
■ サンプルテンプレート（定例会議 次第 テンプレート の例）
【タイトル】 定例会議 次第 (YYYY年MM月DD日)
【項目1】
- 日時: YYYY年MM月DD日 (曜日) HH:MM - HH:MM (所要時間)
- 場所: 会議室名 / オンライン会議URL
- 参加者: 氏名 (役職), 氏名 (役職), ...
【項目2】
- 議題1: 前回議事録の確認 (発表者: 担当者A, 時間: 10分, 資料: 議事録)
- 目的: 前回議事録の内容を確認し、未完了事項の進捗状況を把握する。
- 議題2: 〇〇プロジェクトの進捗報告 (発表者: 担当者B, 時間: 20分, 資料: 進捗報告書)
- 目的: 〇〇プロジェクトの現状と課題を共有する。
- 議題3: 課題解決に向けたディスカッション (担当者: 全員, 時間: 30分, 資料: なし)
- 目的: 〇〇プロジェクトの課題に対する解決策を議論する。
- 議題4: その他 (発表者: 担当者C, 時間: 10分, 資料: その他資料)
- 目的: その他、共有すべき事項を報告する。
【項目3】
- 決定事項/アクションアイテム:
- アクション1: 〇〇を〇月〇日までに完了 (担当者: 担当者D)
- アクション2: △△について〇〇まで調査 (担当者: 担当者E)
【備考】
- 本会議の目的は、チーム全体の進捗状況を共有し、課題解決に向けた議論を行うことです。
- 会議前に配布資料を必ずご確認ください。
- ご意見やご質問があれば、事前に担当者までご連絡ください。
まとめ
会議次第テンプレートは、会議を成功に導くための強力なツールです。 今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、ぜひ自社に合ったテンプレートを作成し、効率的な会議運営を実現してください！
