コクヨ テンプレートで業務効率アップ！テンプレートの作り方完全ガイド
「コクヨ テンプレート」と聞くと、なんだか難しそう…と感じる方もいるかもしれません。でも大丈夫！実は、テンプレートを自分で作るのは意外と簡単で、業務効率を格段にアップさせる強力な武器になるんです。この記事では、コクヨ テンプレートを例に、テンプレートの作り方をステップ形式でわかりやすく解説します。ぜひ最後まで読んで、あなただけのオリジナルテンプレートを作成してみましょう！
なぜテンプレートが必要なの？
日々の業務で同じような書類を何度も作成することはありませんか？例えば、会議の議事録、報告書、請求書など。毎回ゼロから作成するのは時間も手間もかかりますよね。
テンプレートを使えば、あらかじめ必要な項目やフォーマットが決まっているため、入力するだけで簡単に書類が完成します。これにより、
- 時間短縮： 書類作成にかかる時間を大幅に削減できます。
- ミスの軽減： フォーマットが統一されているため、記入漏れや誤字脱字を防ぎやすくなります。
- 業務の標準化： 誰が作成しても同じ品質の書類を作成できます。
- 集中力の向上： 書式設定などに気を取られることなく、内容に集中できます。
これらのメリットがあるため、テンプレートは現代のビジネスにおいて欠かせないツールと言えるでしょう。
テンプレート作りの前に：必要な要素を洗い出そう！
テンプレートを作る前に、どんな情報が必要なのか、どんなデザインにしたいのかを具体的にイメージすることが重要です。以下の点を考慮して、必要な要素を洗い出してみましょう。
- 使う場面： どんなシーンで使うテンプレートなのかを明確にします。（例：会議、報告、請求など）
- 対象者： 誰がそのテンプレートを使用するのか、誰に向けて作成するのかを考えます。（例：社内向け、顧客向けなど）
- 必須項目： 絶対に記載しなければならない項目をリストアップします。（例：日付、氏名、件名、金額など）
- 希望項目： あれば便利な項目をリストアップします。（例：備考欄、添付資料リストなど）
- デザイン： シンプルで見やすいデザインにするか、会社のロゴなどを入れてブランドイメージを高めるかなどを検討します。
テンプレートデザインのポイント：見やすさが最重要！
デザインの良し悪しは、テンプレートの使いやすさに大きく影響します。以下のポイントを意識して、見やすいテンプレートを作成しましょう。
- フォント： 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、目的に合わせて使い分けるのもおすすめです。
- 文字サイズ： 適切な文字サイズを設定しましょう。小さすぎると読みにくく、大きすぎると圧迫感があります。
- 行間： 適度な行間を設定することで、文章が読みやすくなります。
- 余白： 余白を十分に取ることで、すっきりとした印象になります。
- 色使い： 使う色を絞り、統一感のあるデザインにしましょう。重要な箇所は色を変えて強調するのも効果的です。
- 罫線・表： 必要に応じて罫線や表を使い、情報を整理しましょう。
テンプレート作成の流れ：ステップ形式で解説！
それでは、実際にテンプレートを作成してみましょう。今回は、コクヨ テンプレートを参考に、シンプルな議事録テンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ1：使用するソフトを決める
Word、Excel、Googleドキュメントなど、使い慣れたソフトを選びましょう。今回は、Wordを例に解説します。
ステップ2：新規ドキュメントを開く
Wordを起動し、新しいドキュメントを開きます。
ステップ3：タイトルを入力する
ドキュメントの一番上に、テンプレートのタイトルを入力します。（例：議事録テンプレート）
ステップ4：基本情報を入力する
日付、会議名、開催場所、出席者などの基本情報を入力する欄を作成します。
ステップ5：議事内容を入力する欄を作成する
議事内容を記載する欄を作成します。箇条書きや表形式など、見やすい形式で作成しましょう。
ステップ6：決定事項を入力する欄を作成する
決定事項を記載する欄を作成します。
ステップ7：備考欄を作成する
必要に応じて、備考欄を作成します。
ステップ8：デザインを整える
フォント、文字サイズ、行間、余白などを調整して、デザインを整えます。
ステップ9：テンプレートとして保存する
「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート（.dotx）」または「Word 97-2003テンプレート（.dot）」にして保存します。
これで、オリジナルの議事録テンプレートが完成しました！
テンプレート作成時の注意点
- 著作権に注意： 既存のテンプレートを参考にするときは、著作権に注意しましょう。
- 情報セキュリティ： 機密情報を含むテンプレートは、適切なセキュリティ対策を講じましょう。
- 定期的な見直し： テンプレートは定期的に見直し、必要に応じて修正しましょう。
サンプルテンプレート：議事録テンプレート
■ サンプルテンプレート（コクヨ テンプレート の例） 【タイトル】 議事録テンプレート
【会議名】 ○○○○会議
【開催日時】 ○○○○年○○月○○日（○）○○：○○～○○：○○
【開催場所】 ○○○○
【出席者】 ○○○○、○○○○、○○○○
【議題】
- ○○○○について
- ○○○○について
- ○○○○について
【議事内容】
- ○○○○について
- ○○○○
- ○○○○
- ○○○○について
- ○○○○
- ○○○○
- ○○○○について
- ○○○○
- ○○○○
【決定事項】
- ○○○○
- ○○○○
- ○○○○
【備考】 次回の会議は○○○○年○○月○○日（○）○○：○○～○○：○○に開催予定。
※ 上記はあくまで一例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ：テンプレートを活用して、もっとスマートな働き方を！
テンプレートは、日々の業務を効率化するための強力なツールです。この記事で紹介した作り方を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、もっとスマートな働き方を実現しましょう！コクヨ テンプレートをはじめ、様々なテンプレートを参考にしながら、ぜひ自分に合ったテンプレートを見つけてみてください。
