Googleドキュメントで簡単！おしゃれなテンプレートを作って作業効率アップ！
Googleドキュメント、便利ですよね！でも、毎回同じような文書を作成するのはちょっと面倒…。そんなあなたに、Googleドキュメントのテンプレート作成方法を分かりやすく解説します！テンプレートを使えば、デザインや構成を考える手間が省け、作業効率がグンとアップしますよ！
なぜテンプレートを使うと便利なの？
テンプレートを使うと、こんなメリットがあります。
- 時間短縮: 毎回ゼロから文書を作成する手間が省けます。
- デザイン統一: 文書全体のデザインや構成を統一できます。
- ミス防止: 必要な項目をテンプレートに含めておくことで、記入漏れを防ぎます。
- 共有が簡単: 作成したテンプレートを他の人と共有できます。
テンプレートを作る前に考えること：必要な要素を洗い出そう！
テンプレートを作成する前に、どんな情報を盛り込むべきか、どんなデザインにするかを明確にしておきましょう。
必要な要素の一覧
まずは、どんな要素をテンプレートに含めるかリストアップしてみましょう。例えば、議事録テンプレートなら、日付、場所、参加者、議題、決定事項などが必要ですね。
デザインのポイント
デザインは、見やすさ、分かりやすさを重視しましょう。フォント、色使い、レイアウトなどを工夫して、使いやすいテンプレートを目指しましょう。
書き方の流れ
テンプレートの項目に沿って、スムーズに情報を入力できるよう、書き方の流れを事前に決めておきましょう。
使う場面
どんな場面で使うテンプレートなのかを明確にすることで、必要な要素やデザインが決まってきます。例えば、社内向けなのか、社外向けなのかによって、デザインや表現も変わってきますよね。
注意点
テンプレートは、誰でも使いやすいように汎用性を持たせるのがポイントです。ただし、あまりにも汎用的すぎると使いにくくなってしまうので、バランスが大切です。
いざ実践！Googleドキュメント テンプレートの作り方
それでは、実際にGoogleドキュメントでテンプレートを作成してみましょう！
ステップ1：新規ドキュメントを開く
Googleドライブにアクセスし、「新規」→「Googleドキュメント」を選択して、新しいドキュメントを開きます。
ステップ2：テンプレートの基本構成を作成する
まず、テンプレートに必要な見出しや表などを挿入して、基本的な構成を作成します。フォントや色、レイアウトなどもここで設定しておきましょう。
ステップ3：プレースホルダー（仮のテキスト）を挿入する
各項目の内容を記述する部分には、プレースホルダー（仮のテキスト）を挿入します。例えば、「【日付】」「【件名】」「【担当者】」などと記述しておくと、使う人が分かりやすいですね。
ステップ4：テンプレートを保存する
作成したドキュメントを、Googleドライブ内の分かりやすい場所に保存します。ファイル名を「○○テンプレート」などとしておくと、後で見つけやすいでしょう。
ステップ5：テンプレートとして公開する (オプション)
もし、作成したテンプレートを他の人と共有したい場合は、テンプレートとして公開することができます。
- 公開方法: Googleドキュメントを開き、「ファイル」→「テンプレートとして保存」を選択し、必要な情報を入力して公開します。
サンプルテンプレートでイメージを掴もう！
実際にどんなテンプレートを作ればいいか、イメージが湧かない…という方のために、サンプルテンプレートをご用意しました！
■ サンプルテンプレート（議事録テンプレートの例）
【タイトル】 議事録テンプレート
【日付】 【YYYY年MM月DD日】
【場所】 【会議室名】
【参加者】 【氏名1】 【氏名2】 【氏名3】
【議題】
- 【議題1】
- 【議題2】
- 【議題3】
【決定事項】
- 【議題1の決定事項】
- 【議題2の決定事項】
- 【議題3の決定事項】
【備考】 必要に応じて文章や注意点を追加
※ このテンプレートはあくまで一例です。会議の内容に合わせて項目を調整してください。
テンプレート作りの注意点
- シンプルで見やすいデザインを心がける: 情報が見やすく整理されていることが重要です。
- 誰でも使いやすいように汎用性を持たせる: 特定の人しか使えないテンプレートは、活用の幅が狭まってしまいます。
- 定期的に見直し、改善する: 時代の変化やニーズに合わせて、テンプレートを定期的に見直しましょう。
テンプレートを上手に活用して、Googleドキュメントでの作業をさらに効率化しましょう！自分だけのオリジナルテンプレートを作って、快適なドキュメント作成ライフを送ってくださいね！
