google ドキュメント議事録テンプレート

Googleドキュメントで議事録テンプレート作成！会議をスムーズに進めるための完全ガイド

「会議が終わった後、議事録を作るのが面倒…」「毎回同じようなことを書いている気がする…」そんな風に感じているあなたへ。Googleドキュメントを使えば、簡単にオリジナルの議事録テンプレートを作成できます。テンプレートがあれば、会議のたびにフォーマットを考える手間が省け、効率的に議事録を作成できます。今回は、Googleドキュメントで議事録テンプレートを作成する方法を、初心者の方でも分かりやすく解説します！

なぜ議事録テンプレートが必要なの？

議事録テンプレートを使うメリットはたくさんあります。

時間の節約: フォーマットを毎回作成する手間が省けます。
情報の整理: 記載すべき項目があらかじめ決まっているので、抜け漏れを防ぎます。
共有の促進: 参加者全員が同じフォーマットで議事録を確認できるので、情報共有がスムーズになります。
業務効率化: 議事録作成にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。

議事録テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

議事録テンプレートを作る上で、どのような要素を含めるべきか、デザインはどのようにすれば見やすくなるのかを解説します。

必要な要素一覧

議事録テンプレートに含めるべき主な要素は以下の通りです。

会議名: 会議のタイトルを明確に記載します。
開催日時: 会議が開催された日時を記載します。
開催場所: 会議が行われた場所を記載します。
参加者: 出席者の氏名を記載します。
欠席者: 欠席者の氏名を記載します。（必要に応じて欠席理由も記載）
議題: 会議で話し合われた議題を記載します。
決定事項: 会議で決定された内容を具体的に記載します。
保留事項: 会議で結論が出なかった事項を記載します。
宿題・ToDo: 参加者が担当するタスクとその期限を記載します。
次回の予定: 次回の会議の予定（日時、場所、議題など）を記載します。
備考: その他、特記事項などを記載します。

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理されていて、一目で内容を把握できるデザインが理想です。
適切なフォントサイズ: 大きすぎず、小さすぎない、読みやすいフォントサイズを選びましょう。（例：10.5pt～12pt）
行間と余白: 適度な行間と余白を設けることで、文章が読みやすくなります。
見出しの活用: 各項目を見出しで区切ることで、情報の整理がしやすくなります。
箇条書きの活用: 決定事項や宿題などを箇条書きで記載することで、内容が明確になります。
テーブルの活用: 参加者リストやToDoリストなど、表形式でまとめた方が見やすい情報はテーブルを活用しましょう。

書き方の流れ

会議前に準備: テンプレートをコピーして、会議名、開催日時、参加者などの情報を事前に記入しておきます。
会議中にメモ: 会議中に議題、決定事項、宿題などをメモします。
会議後に清書: メモを元に、議事録を清書します。必要に応じて追記や修正を行いましょう。
参加者に共有: 作成した議事録を参加者に共有し、内容を確認してもらいます。
保管: 議事録を適切に保管します。Googleドキュメントなら、クラウド上に保存されるので、紛失の心配もありません。

使う場面

議事録テンプレートは、あらゆる会議で活用できます。

定例会議: 毎週、毎月など定期的に開催される会議。
プロジェクト会議: 特定のプロジェクトに関する進捗報告や意思決定を行う会議。
チーム会議: チーム内の情報共有や課題解決を行う会議。
経営会議: 経営に関する重要事項を決定する会議。

注意点

客観的な記述: 個人的な意見や感情的な表現は避け、客観的な事実に基づいて記述しましょう。
正確な情報の記載: 誤った情報を記載しないように、正確性を心がけましょう。
簡潔な文章: 長文にならないように、簡潔で分かりやすい文章で記述しましょう。
秘密情報の保護: 社内秘の情報や個人情報など、機密性の高い情報を取り扱う場合は、適切な保護措置を講じましょう。

実践的な手順：Googleドキュメントで議事録テンプレートを作ってみよう！

それでは、実際にGoogleドキュメントで議事録テンプレートを作成する手順をステップ形式で見ていきましょう。

ステップ1：Googleドキュメントを開く

Googleアカウントにログインし、Googleドキュメントを開きます。

ステップ2：新しいドキュメントを作成

「新しいドキュメントを作成」をクリックし、空白のドキュメントを開きます。

ステップ3：テンプレートのタイトルを設定

ドキュメントの一番上に「議事録テンプレート」など、分かりやすいタイトルを入力します。

ステップ4：必要な要素を記述

上記で解説した「必要な要素一覧」を参考に、必要な項目を記述していきます。見出し（H2～H3）を効果的に活用しましょう。

ステップ5：デザインを調整

フォントサイズ、行間、余白などを調整し、見やすいデザインに整えます。テーブルや箇条書きも活用しましょう。

ステップ6：テスト入力

ダミーテキストを入力して、テンプレートが正しく機能するか確認します。

ステップ7：テンプレートとして保存

作成したドキュメントを「ファイル」→「テンプレートとして保存」からテンプレートとして保存します。これで、いつでもこのテンプレートを使って新しい議事録を作成できます。

サンプルテンプレート：Googleドキュメント議事録テンプレート

■ サンプルテンプレート（google ドキュメント議事録テンプレートの例）

【タイトル】 [日付] [会議名] 議事録

【開催日時】 [年]年[月]月[日]日 [時間]時[分]分～[時間]時[分]分

【開催場所】 [場所]

【参加者】 [氏名1]、[氏名2]、[氏名3]

【欠席者】 [氏名4] (欠席理由：[理由])

【議題】

[議題1]
[議題2]
[議題3]

【決定事項】

[議題1] について：[決定内容]
[議題2] について：[決定内容]
[議題3] について：[決定内容]

【保留事項】

[議題X]：[保留理由]

【宿題・ToDo】

[氏名1]：[タスク] (期限：[日付])
[氏名2]：[タスク] (期限：[日付])

【次回の予定】

日時：[年]年[月]月[日]日 [時間]時[分]分～
場所：[場所]
議題：[議題1]、[議題2]

【備考】 [特記事項]

【備考】 このテンプレートはあくまで一例です。会議の内容や目的に合わせて自由に項目を追加・修正してください。

まとめ：Googleドキュメント議事録テンプレートで会議を効率化！

Googleドキュメントで議事録テンプレートを作成することで、会議の準備から議事録の作成、共有までをスムーズに行うことができます。今回ご紹介した手順やサンプルテンプレートを参考に、ぜひあなただけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。議事録作成の効率化を通じて、より生産性の高い会議を実現しましょう！