Googleフォーム テンプレートで業務効率アップ！作り方から活用例まで徹底解説
Googleフォームは、アンケートや申し込みフォームなど、様々な用途で活用できる便利なツールです。しかし、毎回同じようなフォームを作成するのは手間がかかりますよね。そこで役立つのが、Googleフォームのテンプレート機能！テンプレートを使えば、効率的に美しいフォームを作成できます。
この記事では、Googleフォームのテンプレートの作り方から活用例まで、初心者でもわかりやすく解説します。
1. なぜGoogleフォームのテンプレートが必要なの？
Googleフォームのテンプレートを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- 時間短縮: ゼロからフォームを作成する手間を省き、効率的にフォーム作成ができます。
- デザイン統一: テンプレートを使用することで、フォーム全体のデザインを統一し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
- 業務効率化: テンプレートを共有することで、チーム全体のフォーム作成スキルを底上げし、業務効率化に貢献します。
- 誤りの防止: よく使う質問項目をテンプレート化することで、入力ミスや質問の抜け漏れを防ぐことができます。
2. Googleフォーム テンプレートの作り方
Googleフォームのテンプレート作成は、以下の手順で行います。
2.1 必要な要素の一覧
テンプレート作成前に、どのような情報を収集したいのか、必要な要素を洗い出しましょう。例えば、顧客満足度アンケートであれば、以下のような要素が考えられます。
- 必須項目: 氏名、メールアドレス
- 質問項目: 商品・サービスへの満足度、改善点、自由記述欄
- その他: 回答期限、個人情報の取り扱いについて
2.2 デザインのポイント
見やすいデザインは、回答率を上げるために重要です。
- フォント: 統一感のあるフォントを選びましょう。
- 配色: ブランドイメージに合った配色を選びましょう。
- セクション分け: 質問内容ごとにセクションを分け、回答しやすいように工夫しましょう。
- 画像の活用: 必要に応じてロゴや関連画像を追加し、視覚的に訴えかけましょう。
2.3 書き方の流れ
質問文は、簡潔でわかりやすく、誤解のないように記述しましょう。
- 主語と述語を明確にする: 誰に何を求めているのかを明確にしましょう。
- 専門用語は避ける: 専門用語を使う場合は、注釈を加えるなど、わかりやすいように工夫しましょう。
- 回答しやすい選択肢を用意する: 自由記述欄だけでなく、選択肢形式の質問も取り入れましょう。
2.4 使う場面
Googleフォームのテンプレートは、様々な場面で活用できます。
- アンケート: 顧客満足度アンケート、市場調査
- 申し込みフォーム: イベント申し込み、セミナー申し込み
- 問い合わせフォーム: 製品に関する問い合わせ、サービスに関する問い合わせ
- テスト: 簡単な知識確認テスト、適性検査
2.5 注意点
- 個人情報の取り扱い: 個人情報を収集する場合は、プライバシーポリシーを明記し、適切な管理を行いましょう。
- 質問項目の絞り込み: 質問項目は必要最小限に絞り込み、回答者の負担を減らしましょう。
- テスト運用: 作成したテンプレートは、実際にテスト運用を行い、問題点がないか確認しましょう。
3. 実践的な手順：Googleフォーム テンプレートの作成
以下に、アンケートフォームのテンプレート作成手順をステップ形式で解説します。
ステップ1: Googleフォームを開く
Googleアカウントにログインし、GoogleドライブからGoogleフォームを開きます。
ステップ2: 新規フォームを作成
「新しいフォームを作成」をクリックします。
ステップ3: フォームのタイトルと説明を入力
フォームのタイトルと簡単な説明を入力します。例えば、「顧客満足度アンケート」と入力します。
ステップ4: 質問項目を追加
質問項目を追加していきます。質問形式は、ラジオボタン、チェックボックス、記述式など、適切なものを選択します。
ステップ5: デザインを調整
テーマを変更したり、ヘッダー画像を追加したりして、フォームのデザインを調整します。
ステップ6: 設定を調整
回答の収集方法や、回答者に表示するメッセージなどを設定します。
ステップ7: テンプレートとして保存
フォームを作成したら、メニューから「その他の操作」を選択し、「テンプレートとして保存」をクリックします。
ステップ8: テンプレートの名前を入力
テンプレートの名前を入力し、「保存」をクリックします。
4. サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（顧客満足度アンケートの例） 【タイトル】 顧客満足度アンケート
【項目1】 氏名： (記述式)
【項目2】 メールアドレス： (記述式)
【項目3】 弊社の商品・サービスにご満足いただけましたか？ (ラジオボタン)
- 非常に満足
- 満足
- 普通
- 不満
- 非常に不満
【項目4】 ご意見・ご要望： (記述式)
【備考】 ご回答いただいた内容は、今後の商品・サービス改善のために活用させていただきます。
まとめ
Googleフォームのテンプレートを活用することで、フォーム作成の効率化、デザインの統一、業務効率化など、多くのメリットがあります。この記事を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、Googleフォームを最大限に活用してみてください。
