飲み会幹事さん必見！簡単＆おしゃれな出欠表テンプレート作成術
飲み会の幹事、お疲れ様です！参加者の出欠確認、意外と手間がかかりますよね。メールのやり取りで埋もれてしまったり、返信がなかなか来なかったり…。そんな悩みを解決してくれるのが、見やすく、答えやすい出欠表テンプレートです！
今回は、誰でも簡単に作れる飲み会出欠表テンプレートの作り方を、具体的な手順とサンプル付きで解説します。これさえ読めば、あなたもあっという間に優秀な幹事に！
なぜ出欠表テンプレートが必要なの？
出欠表テンプレートを使うメリットはたくさんあります。
- 参加状況が一目でわかる: 返信状況を一覧で確認できるので、集計が楽になります。
- 参加者への負担軽減: 回答しやすい形式なので、参加率が向上する可能性があります。
- 情報伝達の正確性: 時間や場所などの情報を漏れなく伝えられます。
- 準備の効率化: 食材の準備や予約人数を正確に把握できます。
出欠表テンプレートの作り方：5つのポイント
出欠表テンプレートを作成する上で、抑えておきたいポイントは以下の5つです。
- 必要な要素を洗い出す: 出欠確認に必要な情報を明確にします。
- 見やすいデザイン: 回答しやすいように、シンプルで見やすいデザインを心がけます。
- わかりやすい書き方: 参加者が迷わないように、質問内容を明確に記載します。
- 使う場面を想定: 会社の飲み会なのか、友人とのカジュアルな集まりなのかによって、テンプレートを使い分けます。
- 注意点: 個人情報保護や回答期限など、注意すべき点を記載します。
ステップ形式で解説！出欠表テンプレート作成手順
ここでは、具体的な手順をステップ形式で解説します。今回は、Googleフォームを使った出欠表テンプレート作成を例に説明します。
ステップ1: Googleフォームを開く
Googleアカウントにログインし、GoogleドライブからGoogleフォームを開きます。新規作成を選択し、白紙のフォームを作成します。
ステップ2: 基本情報の入力
フォームのタイトルと説明を入力します。例えば、「〇〇部 歓迎会 出欠確認」や「詳細はこちらをご覧ください：[イベントページへのリンク]」など。
ステップ3: 質問項目の設定
以下の質問項目を設定します。
- 参加・不参加の選択: 必須項目として、ラジオボタン形式で「参加」「不参加」の選択肢を用意します。
- 氏名: テキスト形式で必須項目として設定します。
- アレルギーや食事制限: テキスト形式で任意項目として設定します。（必要に応じて）
- 備考: テキスト形式で任意項目として設定します。（遅刻や早退の予定など）
ステップ4: デザインの調整
テーマを選択したり、ヘッダー画像を追加したりして、フォームのデザインを調整します。イベントの雰囲気に合わせて、色やフォントを選びましょう。
ステップ5: 回答形式の設定
回答をスプレッドシートに自動的に保存するように設定します。
ステップ6: 送信設定
回答期限を設定し、URLをコピーして参加者に共有します。
サンプルテンプレート：歓迎会向け飲み会出欠表
■ サンプルテンプレート（飲み 会 出欠 表 テンプレート の例） 【タイトル】 〇〇部 新入社員歓迎会 出欠確認
【項目1】 氏名：
【項目2】 参加・不参加：
- 参加
- 不参加
【項目3】 アレルギーや食事制限（任意）：
【備考】 その他、ご要望があればご記入ください。
※ 回答期限：〇月〇日までにご回答ください。
出欠表テンプレート作成時の注意点
- 個人情報の取り扱い: 収集した個人情報は、イベントの準備のみに使用することを明記しましょう。
- 回答期限の設定: 参加者の都合を考慮し、適切な回答期限を設定しましょう。
- 質問項目の最適化: 必要最低限の質問項目に絞り、回答者の負担を軽減しましょう。
- 回答状況の確認: 定期的に回答状況を確認し、未回答者にはリマインドメールを送りましょう。
まとめ
出欠表テンプレートを上手に活用すれば、飲み会の準備が格段に楽になります。ぜひこの記事を参考に、オリジナルの出欠表テンプレートを作成してみてください。楽しい飲み会になりますように！
