電話伝言メモテンプレート

電話伝言メモテンプレート：もう慌てない！効率的な伝言で業務をスムーズに！

電話を受けたとき、担当者が不在で伝言を頼まれた経験はありませんか？そんな時に役立つのが「電話伝言メモテンプレート」です。テンプレートがあれば、慌てずに必要な情報を整理して記録し、確実に伝言を伝えることができます。

この記事では、電話伝言メモテンプレートの作り方をステップ形式で解説します。テンプレートの必要要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、わかりやすく丁寧にお伝えしますので、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。

1. なぜ電話伝言メモテンプレートが必要なの？

電話伝言メモテンプレートは、以下の点で非常に役立ちます。

情報の抜け漏れ防止: 必要な項目がテンプレートにあらかじめ記載されているため、聞き忘れや書き忘れを防ぎます。
伝達ミスの防止: テンプレートに沿って正確に情報を記録することで、伝達ミスを減らすことができます。
時間の効率化: 毎回同じ項目を書き出す手間が省け、効率的に伝言を記録できます。
組織全体の伝言レベル向上: 統一されたテンプレートを使用することで、誰が伝言を取っても同じレベルで情報を伝えられるようになります。

2. 電話伝言メモテンプレートの作り方：5つのステップ

電話伝言メモテンプレートは、以下のステップで作ることができます。

ステップ1：必要な要素の一覧を洗い出す

まずは、電話伝言メモに必要な要素を洗い出しましょう。一般的に必要な項目は以下の通りです。

日付: 伝言を受け取った日付
時間: 伝言を受け取った時間
相手の会社名: 電話をかけてきた相手の会社名
相手の氏名: 電話をかけてきた相手の氏名
相手の電話番号: 折り返し連絡に必要な相手の電話番号
担当者名: 伝言を伝えるべき担当者の名前
用件: 伝言の内容（簡潔に）
伝言者名: 伝言を取った人の名前
折り返し要否: 相手が折り返しの電話を希望しているかどうか
備考: その他、伝えておくべき情報

これらの要素を基本として、会社の業種や業務内容に合わせて必要な項目を追加・修正しましょう。

ステップ2：デザインのポイント

デザインは、見やすさ、使いやすさを重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、MS ゴシック）を使用する。
文字サイズ: 適切な文字サイズ（10pt〜12pt程度）にする。
余白: 十分な余白を確保し、情報を整理して見やすくする。
罫線: 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切る。
色: 見出しや重要な項目に色を付けると、視認性が向上する（ただし、使いすぎに注意）。
レイアウト: 情報を整理し、スムーズに記入できるようなレイアウトにする。

ステップ3：書き方の流れ

書き方の流れは、以下の点を考慮しましょう。

日付・時間: 最初に日付と時間を記入することで、いつの伝言かすぐにわかるようにする。
相手の情報: 相手の会社名、氏名、電話番号を正確に記入する。
担当者名: 伝言を伝えるべき担当者の名前を記入する。
用件: 用件を簡潔にまとめ、重要ポイントを明確にする。
折り返し要否: 相手が折り返しの電話を希望しているかどうかを確認し、記入する。
伝言者名: 伝言を取った人の名前を記入する。
備考: その他、伝えておくべき情報があれば記入する。

ステップ4：使う場面

電話伝言メモテンプレートは、以下のような場面で活用できます。

担当者が不在の場合: 担当者が席を外している、会議中、出張中など、電話に出られない場合に伝言を記録する。
電話を取り次ぐ必要がない場合: 担当者への直接的な取り次ぎが必要ない場合に、伝言として記録する。
緊急性の低い伝言の場合: 緊急度の低い伝言は、電話ではなく伝言メモで伝える。

ステップ5：注意点

電話伝言メモを使う際には、以下の点に注意しましょう。

正確な情報を記入する: 会社名、氏名、電話番号など、相手の情報を正確に記入することが重要です。
簡潔に用件をまとめる: 用件は簡潔にまとめ、重要ポイントを明確に記載しましょう。
迅速に伝言を伝える: 伝言メモは、できるだけ早く担当者に伝えましょう。
個人情報に配慮する: 伝言メモは、個人情報が含まれる可能性があるため、取り扱いに注意しましょう。
保管場所を定める: 伝言メモの保管場所を定め、紛失しないように管理しましょう。

3. 実践的な手順：テンプレート作成のステップバイステップ

実際に電話伝言メモテンプレートを作成する手順を、ステップバイステップで解説します。

ソフトウェアの選択: Word、Excel、Googleドキュメントなど、使い慣れた文書作成ソフトを選択します。
新規作成: 新規文書を作成します。
表の挿入: 必要な項目に合わせて、表を挿入します。
項目の入力: 必要な項目名（日付、時間、会社名など）を、表に入力します。
デザイン調整: フォント、文字サイズ、余白、罫線などを調整し、見やすいデザインにします。
保存: 作成したテンプレートを保存します。

4. 電話伝言メモテンプレートのサンプル

ここでは、電話伝言メモテンプレートのサンプルをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（電話伝言メモテンプレートの例）

【タイトル】電話伝言メモ

【日付】 ○○○○年○○月○○日

【時間】 ○○時○○分

【相手の会社名】 ○○○○株式会社

【相手の氏名】 ○○○○様

【相手の電話番号】 ○○○○-○○○○-○○○○

【担当者名】 ○○○○様

【用件】 ○○○○について

【折り返し要否】 □ 要　□ 不要

【伝言者名】 ○○○○

【備考】 ○○○○

※ このテンプレートは、自由にカスタマイズしてご使用ください。

まとめ

電話伝言メモテンプレートは、業務効率化に役立つだけでなく、伝達ミスを防ぐための重要なツールです。今回ご紹介したステップを参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、よりスムーズなコミュニケーションを実現してください。