障害報告書テンプレート

障害報告書テンプレート：作り方からサンプルまで、初心者でも簡単！

システム障害や機器の故障など、予期せぬトラブルはつきものです。そんな時、迅速かつ正確に状況を伝えるために、障害報告書は非常に重要な役割を果たします。しかし、「何を書けばいいのかわからない…」「毎回フォーマットを作るのが面倒…」と感じている方もいるのではないでしょうか？

この記事では、障害報告書テンプレートの作り方からデザインのポイント、具体的な書き方、そしてサンプルテンプレートまで、初心者でも分かりやすく解説します。この記事を読めば、あなたもすぐに使えるオリジナルの障害報告書テンプレートを作成し、いざという時にスムーズに対応できるようになります！

障害報告書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

まずは、障害報告書に含めるべき必要な要素と、見やすいデザインのポイントを見ていきましょう。

障害報告書に必要な要素一覧

報告日: いつ報告されたのかを明確にするために記載します。
報告者: 誰が報告しているのかを明記します。部署名と氏名を記載しましょう。
発生日時: 障害がいつ発生したのかを正確に記録します。
発生場所: 障害が発生した場所を特定します。
障害内容: 発生した障害について、できる限り具体的に記述します。
影響範囲: 障害によって影響を受けた範囲を明確にします。（例：〇〇システム停止、顧客〇〇名に影響）
緊急度: 障害の緊急度を判断し、優先度をつけます。（例：高、中、低）
原因（推定）: 現時点で考えられる原因を記述します。
対応状況: 現在行っている対応や、今後の方針を記載します。
備考: その他、特記事項があれば記述します。

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、一目で内容を把握できるように、シンプルなレイアウトを心がけましょう。
フォント: 読みやすいフォントを選択し、適切なサイズを設定します。
色: 重要な部分を強調するために、色を効果的に使用します。ただし、使いすぎには注意しましょう。
余白: 適度な余白を設けることで、視覚的な負担を軽減し、読みやすさを向上させます。

障害報告書の書き方の流れ：ステップ形式で解説

実際に障害報告書を書く際の流れを、ステップ形式で解説します。

ステップ1: 情報を整理する

まず、上記の「必要な要素」に沿って、障害に関する情報を整理します。正確な情報を集め、漏れがないように注意しましょう。

ステップ2: テンプレートを選択する

手書き、Word、Excelなど、使用するツールに合わせてテンプレートを選択します。この記事では、Word形式を想定して解説します。

ステップ3: テンプレートに情報を入力する

整理した情報を、テンプレートの該当箇所に入力していきます。具体的に、簡潔に記述することを心がけましょう。

ステップ4: 内容を確認する

入力が終わったら、内容に誤りがないか、漏れがないかなどを再度確認します。特に、日時、場所、障害内容、影響範囲などは正確に記述されているか注意しましょう。

ステップ5: 上長に報告・提出する

確認が終わったら、上長に報告し、必要に応じて承認を得て提出します。

障害報告書を使う場面と注意点

障害報告書は、以下のような場面で使用されます。

システム障害: システムが停止したり、正常に動作しなくなった場合。
ネットワーク障害: ネットワークが接続できなくなった場合。
ハードウェア障害: サーバーやパソコンなどの機器が故障した場合。
ソフトウェア障害: ソフトウェアに不具合が発生した場合。
セキュリティインシデント: ウイルス感染や不正アクセスなどが発生した場合。

注意点:

迅速な報告: 障害発生後、できるだけ早く報告することが重要です。
正確な情報: 曖昧な情報や憶測ではなく、正確な情報を記載するように心がけましょう。
客観的な記述: 個人的な感情や意見は避け、客観的な事実に基づいて記述しましょう。
機密情報: 顧客情報や社内情報など、機密情報が含まれる場合は、取り扱いに注意しましょう。

サンプルテンプレート：障害報告書の例

実際に使用できる障害報告書のサンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（障害報告書の例）

【タイトル】障害報告書

【報告日】 2024年10月27日

【報告者】〇〇部〇〇〇〇

【発生日時】 2024年10月27日 10:00

【発生場所】〇〇システム〇〇サーバー

【障害内容】〇〇システムへのアクセス不可

【影響範囲】〇〇システムを利用する全ユーザー

【緊急度】高

【原因（推定）】〇〇サーバーのメンテナンス作業における設定ミス

【対応状況】〇〇部が復旧作業を実施中

【備考】 11:00復旧見込み。進捗があり次第、改めて報告します。

※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、修正したりしてください。

まとめ

障害報告書は、トラブル発生時の状況把握と迅速な対応に不可欠なツールです。この記事を参考に、自社に合ったオリジナルのテンプレートを作成し、万が一の事態に備えましょう。常に最新の情報を反映し、定期的に見直すことも重要です。