通勤届テンプレートの作り方：必要な要素から書き方、注意点まで徹底解説！
通勤届って、意外と提出頻度の高い書類ですよね。会社によってはフォーマットが決まっている場合もありますが、「自分で作ってね！」なんて言われることもあるかもしれません。そんな時に困らないよう、この記事では、通勤届テンプレートの作り方を徹底的に解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で分かりやすく説明していくので、ぜひ参考にしてくださいね！
なぜ通勤届が必要なの？
まず最初に、なぜ通勤届が必要なのかを理解しておきましょう。通勤届は、主に以下の目的で使用されます。
- 通勤手当の支給: 会社が従業員に通勤手当を支給するために、通勤経路や交通手段を確認します。
- 労災保険の適用: 通勤中の事故や災害が発生した場合、労災保険の適用範囲を判断するために必要となります。
- 従業員の安全管理: 緊急時や災害時に、従業員の居場所や連絡先を把握するために役立ちます。
これらの理由から、通勤届は正確に、そして漏れなく記載する必要があります。
通勤届テンプレートを作る前に：必要な要素を洗い出す
通勤届テンプレートを作る上で、必ず含めるべき要素があります。これらを事前に洗い出しておくことで、スムーズに作成を進めることができます。
必須要素:
- 従業員情報:
- 氏名
- 従業員番号
- 所属部署
- 入社年月日
- 通勤経路:
- 自宅住所
- 最寄り駅
- 会社最寄り駅
- 通勤経路 (例: 自宅 → (バス) → 最寄り駅 → (電車) → 会社最寄り駅 → (徒歩) → 会社)
- 交通手段:
- 電車
- バス
- 自転車
- 自動車
- 徒歩
- 通勤時間:
- 片道通勤時間
- 往復通勤時間
- 通勤費用:
- 1ヶ月の定期代 (電車・バスなど)
- ガソリン代 (自動車通勤の場合)
- 緊急連絡先:
- 氏名
- 電話番号
- 続柄
- 日付:
- 申請日
- 本人署名:
会社によっては、上記以外にも必要な情報があるかもしれません。事前に人事担当者などに確認しておくと安心です。
デザインのポイント：見やすく、分かりやすく
テンプレートのデザインは、見やすさが重要です。情報が整理されていて、誰が見てもすぐに内容を把握できるように工夫しましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。明朝体よりもゴシック体の方が、一般的に見やすいとされています。
- 文字サイズ: 適切な文字サイズを選びましょう。小さすぎると読みにくく、大きすぎるとスペースを圧迫します。
- 罫線: 罫線を使って情報を区切ることで、見やすさが向上します。
- 余白: 適度な余白を設けることで、圧迫感を軽減し、読みやすくすることができます。
- 色使い: 色を使う場合は、目に優しい色を選びましょう。使いすぎると見にくくなるので、注意が必要です。
書き方の流れ：スムーズに作成するために
通勤届テンプレートの書き方の流れは、以下の通りです。
- テンプレートの準備: 今回の記事で紹介するテンプレートサンプルを参考に、必要な要素を盛り込んだテンプレートを作成します。
- 従業員情報の入力: 氏名、従業員番号、所属部署、入社年月日などの従業員情報を入力します。
- 通勤経路の入力: 自宅住所から会社までの通勤経路を詳細に入力します。利用する交通手段も忘れずに記載しましょう。
- 通勤時間・費用の入力: 片道・往復の通勤時間と、1ヶ月の通勤費用を入力します。
- 緊急連絡先の入力: 緊急時の連絡先として、氏名、電話番号、続柄を入力します。
- 日付の記入・署名: 申請日を記入し、本人署名欄に署名します。
- 提出: 作成した通勤届を会社に提出します。
使う場面：こんな時に必要
通勤届は、主に以下の場面で必要となります。
- 入社時: 入社時に、通勤経路や交通手段などを会社に届け出ます。
- 住所変更時: 引越しなどで住所が変わった場合、変更後の住所を届け出ます。
- 通勤経路変更時: 通勤経路や交通手段を変更した場合、変更後の情報を届け出ます。
- 定期券の更新時: 定期券を更新した場合、更新後の定期代を届け出ます。
これらの場面では、速やかに通勤届を提出するようにしましょう。
注意点：正確な情報を記載しましょう
通勤届を作成する上で、最も重要なのは、正確な情報を記載することです。虚偽の申告をすると、通勤手当が支給されなかったり、労災保険が適用されなかったりする可能性があります。
また、通勤経路は、必ず実際に利用する経路を記載しましょう。万が一、記載された経路と異なる経路で事故が発生した場合、労災保険が適用されない場合があります。
サンプルテンプレート（通勤 届 テンプレート の例）
■ サンプルテンプレート（通勤 届 テンプレート の例） 【タイトル】 通勤 届
【項目1】 氏名：○○○○
【項目2】 従業員番号：○○○○
【項目3】 所属部署：○○○○
【項目4】 自宅住所：○○○○
【項目5】 通勤経路：○○○○
【項目6】 交通手段：○○○○
【項目7】 片道通勤時間：○○○○
【項目8】 往復通勤時間：○○○○
【項目9】 1ヶ月の定期代：○○○○
【項目10】 緊急連絡先：○○○○
【備考】 ※ 通勤経路は、自宅から会社までの経路を詳細に記載してください。 ※ 交通手段は、利用する交通手段を全て記載してください。 ※ 通勤時間と定期代は、正確に記載してください。 ※ 自動車通勤の場合は、車種、ナンバー、任意保険の加入状況も記載してください。
まとめ
通勤届テンプレートの作り方について、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで詳しく解説しました。今回の記事を参考に、ぜひオリジナルの通勤届テンプレートを作成してみてください。正確な情報を記載し、スムーズな通勤管理を実現しましょう！
