請求書送付状テンプレート無料！簡単作成ガイドでビジネスをスマートに
請求書を送る際、ただ請求書だけを送るのではなく、送付状を添えることで、より丁寧で好印象を与えることができます。送付状は、請求書の内容を簡潔に伝え、相手への感謝の気持ちを伝える役割も担います。今回は、無料で使える請求書送付状テンプレートと、自分で簡単にテンプレートを作成する方法をご紹介します。
請求書送付状の重要性
請求書送付状は、単なる形式的な書類ではありません。
- 丁寧な印象を与える: 送付状を添えることで、相手に丁寧な印象を与え、信頼関係を築くことができます。
- 請求内容の確認を促す: 請求書の内容を簡潔に伝えることで、相手に請求内容の確認を促し、支払いの遅延を防ぐことができます。
- 感謝の気持ちを伝える: 取引への感謝の気持ちを伝えることで、今後の良好な関係を築くことができます。
請求書送付状テンプレートの作り方
「請求書送付状なんて難しそう…」と思うかもしれませんが、実は簡単に自分で作ることができます。以下のポイントを押さえれば、誰でもオリジナルの送付状を作成できます。
必要な要素一覧
まず、送付状に必要な要素を確認しましょう。
- 日付: 送付状の作成日を記載します。
- 宛先: 請求書の送付先の会社名・部署名・担当者名を記載します。
- 差出人: 自分の会社名・住所・電話番号・担当者名を記載します。
- 件名: 「請求書送付のご案内」など、送付状の目的を簡潔に記載します。
- 本文:
- 請求書を送付する旨
- 請求書の内容（請求金額・請求書番号など）
- 支払い期限
- 振込先情報
- 感謝の言葉
- 結びの言葉: 「今後ともよろしくお願いいたします」など、丁寧な言葉で締めくくります。
デザインのポイント
送付状のデザインは、シンプルで清潔感のあるものがおすすめです。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。（例：明朝体、ゴシック体）
- レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトを心がけましょう。
- 色: 基本的には白黒で問題ありませんが、会社のロゴなどをワンポイントで加えるのも良いでしょう。
書き方の流れ
- 日付・宛先・差出人を記載する。
- 件名を記載する。
- 本文で請求書を送付する旨を伝える。
- 請求金額や支払い期限などを記載する。
- 感謝の言葉を添える。
- 結びの言葉で締める。
使う場面
請求書を送付する際は、必ず送付状を添えましょう。特に、初めて取引を行う相手や、高額な請求を行う場合は、送付状を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
注意点
- 誤字脱字に注意する: 送付前に必ず内容を確認し、誤字脱字がないようにしましょう。
- 封筒に入れる際は、三つ折りにして封入する。
- 請求書と一緒に送付する。
実践的な手順：テンプレート作成ステップ
- テキストエディタやワープロソフト（Wordなど）を開く。
- 上記「必要な要素一覧」を参考に、必要な項目を記載する。
- フォントやレイアウトを調整する。
- 必要に応じて、会社のロゴなどを挿入する。
- テンプレートとして保存する。
これで、オリジナルの請求書送付状テンプレートの完成です！
サンプルテンプレート
以下に、請求書送付状テンプレートのサンプルを掲載します。ぜひ参考にしてみてください。
■ サンプルテンプレート（請求 書 送付 状 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 請求書送付のご案内
【日付】 2023年10月27日
【宛先】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町1-2-3 TEL：03-1234-5678 担当：〇〇
【本文】 拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り請求書を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
- 請求書番号：20231027-001
- 請求金額：〇〇〇円
- 支払い期限：2023年11月30日
- 振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通預金 〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、期日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。
今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
【備考】 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
まとめ
今回は、無料で使える請求書送付状テンプレートと、自分で簡単にテンプレートを作成する方法をご紹介しました。送付状を添えることで、より丁寧で好印象を与えることができます。ぜひ、この記事を参考に、オリジナルの送付状を作成してみてください。ビジネスシーンで、あなたの丁寧さが相手に伝わることを願っています。
