訪問不在メモテンプレート

訪問・不在時の強い味方！訪問不在メモテンプレートの作り方と活用術

「あれ、〇〇さんいない…」

訪問した際に相手が不在だった場合、伝言を残したいけど何を書けばいいか迷った経験はありませんか？そんな時に役立つのが 訪問不在メモテンプレート です。

このテンプレートがあれば、慌てずに用件を伝えられ、相手もスムーズに状況を把握できます。今回は、そんな訪問不在メモテンプレートの作り方から、デザインのポイント、書き方の流れまで、徹底的に解説します！

なぜ訪問不在メモテンプレートが必要なの？

相手が不在の場合、口頭で伝言を頼んでも、正確に伝わらない可能性があります。訪問不在メモは、確実に情報を伝え、後々のトラブルを防ぐための重要なツールです。

情報の正確性: 伝言ミスを防ぎ、正確な情報を相手に伝えられます。
記録の残存性: 訪問日時や用件を記録として残せるため、後で確認できます。
相手への配慮: 不在時の訪問を詫び、用件を伝えることで、相手への配慮を示すことができます。

訪問不在メモテンプレートの作り方：５つの要素

訪問不在メモテンプレートを作成する際に必要な要素は以下の通りです。

訪問日時: いつ訪問したのかを明確にするために必須です。
訪問者名: 誰が訪問したのかを明記します。会社名と部署名も記載すると、より丁寧です。
訪問先: 誰宛に訪問したのかを明記します。
用件: 何のために訪問したのかを簡潔に伝えます。
連絡先: 折り返し連絡が欲しい場合、連絡先を記載します。電話番号だけでなく、メールアドレスも記載すると便利です。

デザインのポイント：見やすさを重視！

テンプレートのデザインは、見やすさを重視しましょう。

フォント: シンプルで見やすいフォントを選びましょう。明朝体よりもゴシック体の方がおすすめです。
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズに設定しましょう。
レイアウト: 各項目が整理され、一目で内容が把握できるようなレイアウトにしましょう。
色: 基本的には白黒で十分ですが、必要に応じて薄い色を背景に使用するのも効果的です。

書き方の流れ：簡潔に、丁寧に！

訪問不在メモは、簡潔かつ丁寧に書きましょう。

訪問日時を記載: 正確な日時を記載します。
訪問者名と連絡先を記載: 会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
訪問先を記載: 誰宛に訪問したのかを明記します。
用件を簡潔に記載: 何のために訪問したのかを簡潔に伝えます。具体的な内容を伝えられない場合は、「〇〇の件で」のように記載しましょう。
お詫びの言葉を添える: 不在時の訪問を詫びる言葉を添えましょう。（例: 「お忙しいところ恐れ入ります。」、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」）
連絡のお願いを記載: 折り返し連絡が欲しい場合は、その旨を記載しましょう。（例: 「お手数ですが、ご連絡いただけますと幸いです。」）

使う場面：ビジネスからプライベートまで

訪問不在メモは、ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも活用できます。

ビジネスシーン: 営業、打ち合わせ、訪問販売など
プライベート: 友人宅への訪問、近所の方への伝言など

注意点：個人情報の取り扱いに注意！

訪問不在メモには、個人情報が含まれます。取り扱いには十分注意しましょう。

置き場所: 他の人の目に触れない場所に置きましょう。
保管: 用件が済んだら、速やかに破棄しましょう。

実践的な手順：あなただけのテンプレートを作ろう！

以下の手順で、あなただけの訪問不在メモテンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：必要な要素を洗い出す

まずは、訪問不在メモに必要な要素を洗い出します。上記で紹介した必須要素に加えて、必要に応じて追加要素を検討しましょう。（例: 訪問先の部署名、担当者名など）

ステップ2：テンプレートのデザインを考える

洗い出した要素をどのように配置するか、デザインを考えます。紙媒体で使用する場合は、手書きで書き込みやすいようにスペースを確保しましょう。

ステップ3：テンプレートを作成する

WordやExcelなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。無料テンプレートサイトを利用するのも良いでしょう。

ステップ4：テスト印刷をする

作成したテンプレートを実際に印刷して、使い勝手を試してみましょう。必要に応じて修正を加えます。

ステップ5：完成！

あなただけのオリジナル訪問不在メモテンプレートの完成です！

訪問不在メモテンプレートのサンプル

■ サンプルテンプレート（訪問不在メモテンプレートの例） 【タイトル】 訪問不在連絡票

【訪問日時】 20XX年X月X日 XX時XX分

【訪問者】 会社名: ○○○○株式会社部署名: 営業部氏名: ○○○○ 電話番号: 000-0000-0000 メールアドレス: ○○○○@example.com

【訪問先】 氏名: ○○○○様

【用件】 ○○の件につきまして

【備考】 お忙しいところ恐れ入りますが、お手数ですが〇〇までご連絡いただけますと幸いです。

まとめ：訪問不在メモをスマートに活用しよう！

訪問不在メモテンプレートを活用することで、不在時の連絡がスムーズになり、相手とのコミュニケーションも円滑になります。ぜひ、この記事を参考に、自分に合った訪問不在メモテンプレートを作成し、スマートに活用してみてください。