疎明書テンプレート

疎明書テンプレート：作成方法と場面別の書き方【例文付き】

疎明書って、なんだか難しそう…と感じていませんか？でも大丈夫！疎明書は、ある事実を「それらしく説明する」ための書類で、実は意外と身近な場面で必要になることがあります。この記事では、疎明書のテンプレートの作り方から、実際に使えるサンプルまで、わかりやすく解説します。

1. 疎明書とは？どんな時に使うの？

疎明書とは、裁判所や行政機関などに、ある事実を証明するために提出する書類です。「証明」とまでは言えないものの、それに近い程度に事実を説明する、というニュアンスで使用されます。

具体的には、こんな場面で使われます。

訴訟: 訴訟を起こす際や、裁判で自分の主張を裏付けるために
不動産登記: 不動産の相続や売買などで、必要な書類が不足している場合
入管手続き: 外国人がビザを申請する際や、在留資格を更新する際に
税務申告: 税務署からの問い合わせがあった際や、税金の還付を求める際に
会社設立: 株式会社設立の際に、取締役の就任承諾書として

2. 疎明書テンプレートの作り方

疎明書は、決まった書式があるわけではありません。しかし、必要な要素を押さえて、分かりやすく記述することが重要です。

2.1 必要な要素の一覧

タイトル: 「疎明書」と明記
日付: 疎明書を作成した日付
宛先: 疎明書を提出する相手（裁判所名、行政機関名など）
差出人: 疎明書を作成した人（氏名、住所、連絡先）
件名: 疎明する内容を簡潔に記載
本文: 疎明する事実を具体的に記述
署名・捺印: 差出人の署名と捺印（または記名押印）

2.2 デザインのポイント

見やすさ: フォントや行間を調整して、読みやすいように心がける
シンプルさ: 余計な装飾は避け、内容が伝わりやすいように
統一感: 全体的に統一感のあるデザインにする

2.3 書き方の流れ

事実の整理: 疎明したい事実を整理し、時系列に沿って記述する
客観的な記述: 個人的な感情や憶測は避け、客観的な事実に基づいて記述する
裏付けとなる資料: 疎明する事実を裏付ける資料（写真、領収書など）を添付する

2.4 使う場面

疎明書は、様々な場面で必要になる可能性があります。上記以外にも、たとえば、事故の状況を説明したり、遅刻の理由を説明したりする際にも活用できます。

2.5 注意点

虚偽の記載は厳禁: 事実と異なる内容を記載すると、法的責任を問われる可能性があります。
誤字脱字のチェック: 提出前に必ず誤字脱字がないか確認する
必要な資料の添付: 疎明する事実を裏付ける資料を忘れずに添付する
提出先の指示に従う: 提出先の指示がある場合は、それに従う

3. 実践的な手順：疎明書テンプレートを作成してみよう

ステップ1: 必要な要素を書き出す

まずは、疎明書に必要な要素をリストアップしましょう。上記の「必要な要素の一覧」を参考にしてください。

ステップ2: テンプレートを作成する

Wordやテキストエディタなどのソフトを使って、以下の要素を記述していきます。

疎 明 書

日付： 令和6年5月15日

宛先： ○○地方裁判所 御中

差出人：
  氏名： 山田 太郎
  住所： 東京都○○区○○ 1-2-3
  連絡先： 03-1234-5678

件名： ○○事件に関する疎明書

本文：

  ○○について、以下のとおり疎明いたします。

  1. ○○
  2. ○○
  3. ○○

  つきましては、上記のとおり疎明いたします。

署名・捺印： 山田 太郎　印

ステップ3: 疎明する内容を具体的に記述する

本文に、疎明したい事実を具体的に記述します。時系列に沿って、客観的な事実に基づいて記述するように心がけましょう。

ステップ4: 裏付けとなる資料を添付する

疎明する事実を裏付ける資料（写真、領収書など）があれば、忘れずに添付しましょう。

ステップ5: 誤字脱字のチェックをする

提出前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。

4. 根拠や理由を添えた解説

疎明書は、単に事実を羅列するだけでなく、その根拠や理由を添えることで、説得力が増します。たとえば、証拠となる写真や書類を添付したり、第三者の証言を引用したりすることで、疎明する内容の信頼性を高めることができます。

5. サンプルテンプレート：場面別の例

ここでは、実際に使える疎明書のサンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（遅刻理由の疎明書）

【タイトル】遅刻理由疎明書

【宛先】 ○○株式会社人事部御担当者様

【差出人】 ○○部 ○○課山田太郎

【日付】令和6年5月15日

【件名】本日遅刻の理由について

【本文】本日、令和6年5月15日、午前9時30分からの始業に遅刻いたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

遅刻の理由は、以下のとおりです。

午前7時頃、自宅最寄りの駅に向かう途中、交通事故に遭遇し、現場検証に立ち会う必要が生じました。
警察の指示に従い、事故の状況説明を行ったため、約1時間ほど時間を要しました。
その後、電車に乗り換えて出社しましたが、事故の影響で電車の運行が遅延しており、通常よりも時間がかかってしまいました。

つきましては、上記理由により、本日の始業時間に遅刻いたしましたことを、深くお詫び申し上げます。

【備考】

事故証明書等の資料を添付いたします。
今後、このようなことがないよう、十分に注意いたします。

■ サンプルテンプレート（不動産登記に関する疎明書）

【タイトル】相続登記に関する疎明書

【宛先】 ○○法務局御担当者様

【差出人】山田太郎

【日付】令和6年5月15日

【件名】不動産登記申請における亡○○の出生から死亡までの戸籍謄本等の添付省略について

【本文】今般、亡○○名義の下記不動産について相続登記を申請するにあたり、○○（被相続人）の出生から死亡までの戸籍謄本等の添付を省略したく、その理由を下記のとおり疎明いたします。

記

被相続人：○○（本籍：○○、最後の住所：○○）
不動産の表示：
- 所在：○○
- 地番：○○
- 地目：宅地
- 地積：○○㎡
省略の理由：
- 被相続人の相続人は私（山田太郎）のみであり、相続関係について争いはありません。
- 相続関係を証する書面として、被相続人の死亡時の戸籍謄本、私の戸籍謄本、被相続人の住民票除票を添付いたします。

つきましては、上記理由により、被相続人の出生から死亡までの戸籍謄本等の添付を省略したく、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。

【備考】

相続人の身分証明書のコピーを添付いたします。
その他、必要に応じて資料を追加してください。

6. まとめ：疎明書は難しくない！

疎明書は、一見難しそうに見えますが、必要な要素を押さえれば、誰でも作成することができます。この記事を参考に、ぜひあなたも疎明書を作成してみてください。もし、不安な場合は、弁護士や行政書士などの専門家に相談することをおすすめします。