異動辞令テンプレート

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異動辞令テンプレートの作り方：人事担当者向け完全ガイド【例文付き】

異動辞令…人事担当者にとっては日常業務ですが、受け取る社員にとっては大きな転機となる重要な書類です。だからこそ、ミスなく、そして気持ちよく受け取ってもらえるような辞令を作成したいですよね。

この記事では、異動辞令テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、そして実際のテンプレートサンプルまで、人事担当者の皆さまがすぐに使える情報をお届けします。

異動辞令テンプレート作成の必要要素

まずは、異動辞令に必ず記載すべき要素を確認しましょう。抜け漏れがないようにチェックリストとして活用してください。

発令日: 異動が正式に発令された日付。
発令番号: 辞令を管理するための番号。
被異動者氏名: 異動対象者の氏名。
現所属: 異動前の所属部署名。
新所属: 異動後の所属部署名。
役職: 異動後の役職名（変更がない場合は「役職変更なし」と記載）。
異動事由: 異動の理由（組織改編、人員配置など）。
着任日: 新しい部署への着任日。
辞令交付者名: 辞令を発行する責任者の氏名と役職。
社印: 会社の正式な印鑑。

異動辞令デザインのポイント

異動辞令は、会社の顔とも言える重要な書類です。デザインにも気を配り、企業のイメージに合ったものを作成しましょう。

フォント: 見やすく、読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体などが一般的です。
レイアウト: 余白を適切にとり、見やすいレイアウトを心がけましょう。
色: コーポレートカラーを使用したり、シンプルな色使いで落ち着いた印象を与えるのがおすすめです。
ロゴ: 会社のロゴを配置することで、企業としての信頼性を高めます。

異動辞令の書き方：５つのステップ

異動辞令の作成は、以下のステップで進めるとスムーズです。

ステップ１：基本情報の入力

発令日、発令番号、被異動者氏名など、基本的な情報を入力します。

ステップ２：所属部署・役職の記述

異動前後の所属部署名と役職を正確に記載します。役職変更がない場合は、その旨を明記しましょう。

ステップ３：異動事由の記載

異動の理由を簡潔に記載します。例えば、「組織改編に伴う異動」「人員配置の最適化」など、具体的な理由を記載することで、社員の納得感を高めることができます。

ステップ４：着任日の明記

新しい部署への着任日を明確に記載します。

ステップ５：辞令交付者名と社印の押印

辞令を発行する責任者の氏名と役職を記載し、社印を押印します。

異動辞令を使う場面

異動辞令は、主に以下の場面で使用されます。

組織改編: 部署の新設や統廃合に伴う異動。
人事異動: 人員配置の最適化を目的とした異動。
昇進・降格: 役職の変更に伴う異動。
転勤: 勤務地の変更に伴う異動。

異動辞令作成の注意点

異動辞令を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

誤字脱字のチェック: ミスがないように、必ず複数人でチェックを行いましょう。
法的な要件の確認: 労働基準法などの法律に違反していないか確認しましょう。
個人情報の保護: 個人情報保護法を遵守し、適切な管理を行いましょう。
社員への配慮: 異動は社員にとって大きな転換期です。丁寧に説明し、不安を取り除くように心がけましょう。

実践的な手順：テンプレート作成のステップ

ここでは、実際に異動辞令テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ１：使用するソフトの選択

Word、Excel、Pagesなど、使い慣れたソフトを選びましょう。

ステップ２：テンプレートの作成

上記の「異動辞令テンプレート作成の必要要素」を参考に、必要な項目を配置します。

ステップ３：デザインの調整

フォント、レイアウト、色などを調整し、企業のイメージに合ったデザインに仕上げます。

ステップ４：テスト印刷

実際に印刷し、文字の大きさやレイアウトが適切か確認します。

ステップ５：テンプレートの保存

完成したテンプレートを保存し、いつでも使えるようにしておきましょう。

根拠や理由を添えた解説

なぜ、これらの要素が必要なのか、デザインのポイントはなぜ重要なのか。それぞれの根拠と理由を解説します。

必須要素の根拠: これらの要素は、労働契約法や労働基準法などの法律で定められているわけではありません。しかし、企業の内部規定や慣習、そして社員の権利を守るために、記載することが望ましいとされています。
デザインの理由: 異動辞令は、社員への企業メッセージです。企業のブランドイメージを反映し、社員に安心感と信頼感を与えるデザインを心がけるべきです。

サンプルテンプレート（異動辞令の例）

■ サンプルテンプレート（異動辞令テンプレートの例）

【タイトル】異動辞令

【項目1】発令日：2024年10月26日

【項目2】発令番号：人事第20241026-01号

【項目3】被異動者氏名：〇〇〇〇

【項目4】現所属：営業部第一課

【項目5】新所属：マーケティング部

【項目6】役職：役職変更なし

【項目7】異動事由：組織改編に伴う人員配置

【項目8】着任日：2024年11月1日

【項目9】辞令交付者：代表取締役社長〇〇〇〇

【備考】〇〇様におかれましては、今回の異動を機に、新たな部署でのご活躍を期待しております。

まとめ

異動辞令は、社員のキャリアにとって重要な転換点です。この記事で紹介したテンプレート作成のポイントを参考に、社員が安心して新たなスタートを切れるような、丁寧な異動辞令を作成してください。