未払い内容証明テンプレート作成に役立つ記事を作成します。
未払い内容証明テンプレートの作り方：自分でできる！効果的な書き方とサンプル
未払い金の回収、諦めていませんか？内容証明郵便は、相手に支払いを促す強力な手段の一つです。弁護士に依頼するほどではないけれど、しっかりと意思表示したい…そんな時に役立つのが、自分で作成できる内容証明テンプレートです。
この記事では、未払い内容証明テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、丁寧に解説します。テンプレートを使って、スムーズに未払い金の回収を目指しましょう！
なぜ内容証明郵便が有効なの？
内容証明郵便は、郵便局が「誰が」「誰に」「いつ」「どんな内容の」手紙を送ったかを証明してくれるサービスです。法的拘束力はありませんが、以下の点で効果を発揮します。
- 相手にプレッシャーを与える: 内容証明という形式自体が、相手に「法的手段も辞さない」という意思表示となり、支払いを促す効果があります。
- 証拠としての役割: 内容証明郵便は、後々の裁判などで証拠として利用できます。
- 時効の停止: 内容証明郵便を送ることで、一定期間、未払い金の時効を停止させることができます。（6ヶ月）
テンプレート作成前に知っておきたいこと
内容証明郵便は、書式や文字数にルールがあります。以下に注意しましょう。
- 文字数制限: 1行20字以内、1ページ26行以内という制限があります。
- 使用可能な文字: ひらがな、カタカナ、漢字、数字、句読点、括弧などが使用できます。
- 同じものを3通作成: 差出人、受取人、郵便局でそれぞれ保管するために、同じものを3通作成します。
未払い内容証明テンプレート作成に必要な要素
内容証明テンプレートには、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。
- タイトル: 「未払い金請求書」など、内容が明確にわかるタイトルを記載します。
- 差出人と受取人の情報: 氏名、住所を正確に記載します。
- 契約内容: 契約日、商品名またはサービス名、契約金額などを記載します。
- 未払い金額: 未払いとなっている金額を具体的に記載します。
- 支払い期限: いつまでに支払ってほしいかを明確に記載します。
- 支払い方法: 銀行振込など、支払い方法を指示します。
- 期日までに支払われない場合の措置: 支払いがなければ法的手段を検討することを記載します。（例：「本書到達後○日以内にご入金いただけない場合は、法的措置を検討せざるを得ません。」）
- 日付: 内容証明を作成した日付を記載します。
- 署名・捺印: 差出人の署名と捺印をします。
テンプレートデザインのポイント
テンプレートは、見やすく、誤解のないように作成することが大切です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ: 10.5pt〜12pt程度の適切なサイズを選びましょう。
- レイアウト: 余白を適切にとり、文字が詰まりすぎないようにしましょう。
- 誤字脱字チェック: 誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
未払い内容証明テンプレートの書き方の流れ
- 事実関係の確認: 契約内容や未払い金額など、事実関係を正確に確認します。
- テンプレートの選択: テンプレートを参考にしながら、必要な要素を盛り込みます。
- 文章の作成: 事実に基づいて、丁寧に文章を作成します。感情的な表現は避け、冷静に事実を伝えるように心がけましょう。
- 確認: 作成した文章を何度も読み返し、誤字脱字や表現の矛盾がないか確認します。
- 印刷: 同じものを3通印刷します。
- 署名・捺印: 差出人の署名と捺印をします。
- 内容証明郵便の手続き: 郵便局で内容証明郵便の手続きを行います。
テンプレートを使う場面
未払い内容証明テンプレートは、以下のような場面で活用できます。
- 商品代金の未払い: ネットショップやオークションサイトで商品を販売したが、代金が支払われない場合。
- サービスの未払い: サービスを提供したが、料金が支払われない場合。
- 家賃の未払い: 家賃を滞納している入居者に対して。
- 貸付金の未払い: 知人や友人にお金を貸したが、返済されない場合。
テンプレート作成・送付時の注意点
- 弁護士への相談: 金額が大きい場合や、複雑な契約内容の場合は、弁護士に相談することをおすすめします。
- 証拠の保全: 契約書や請求書など、未払いに関する証拠は必ず保管しておきましょう。
- 配達証明: 内容証明郵便を送る際に、配達証明もつけると、相手に確実に届いたことを証明できます。
- 時効の確認: 未払い金の時効が成立していないか、必ず確認しましょう。
- 冷静な対応: 相手からの連絡があった場合は、感情的にならず、冷静に対応しましょう。
実践的な手順：自分でテンプレートを作成してみよう！
それでは、実際に未払い内容証明テンプレートを作成してみましょう。以下のステップを参考にしてください。
ステップ1：テンプレートの準備
既存のテンプレートを参考に、Wordなどの文書作成ソフトで必要な項目を入力していきます。
ステップ2：具体的な内容の記載
それぞれの項目に、あなたのケースに合った具体的な内容を記載していきます。
ステップ3：文章の推敲
記載した文章を何度も読み返し、誤字脱字や不適切な表現がないか確認します。
ステップ4：印刷・署名捺印
同じ内容のものを3部印刷し、すべてに署名捺印をします。
ステップ5：郵便局での手続き
郵便局で内容証明郵便の手続きを行います。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（未払い 内容 証明 テンプレート の例）
【タイトル】 未払い金請求書
【宛先】 〇〇 〇〇 様（受取人の氏名） 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地（受取人の住所）
【差出人】 〇〇 〇〇（差出人の氏名） 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地（差出人の住所） 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【請求内容】 貴殿に対し、下記の未払い金をお支払いいただきたく、本書面をもって請求いたします。
- 契約内容：〇〇契約（契約内容を具体的に記載。例：〇〇販売契約）
- 契約日：〇〇年〇〇月〇〇日
- 商品名/サービス名：〇〇（商品名またはサービス名を記載）
- 契約金額：〇〇円
- 未払い金額：〇〇円（内訳を記載。例：商品代金〇〇円、送料〇〇円）
【支払い期限】 本書面到達後、〇〇日以内（〇〇年〇〇月〇〇日まで）に、下記口座へお振込みください。
【振込先】 銀行名：〇〇銀行 支店名：〇〇支店 口座種類：〇〇預金 口座番号：〇〇 口座名義：〇〇
【期日までに支払われない場合の措置】 上記期日までにご入金いただけない場合は、法的措置を検討せざるを得ません。
【日付】 〇〇年〇〇月〇〇日
【署名・捺印】 〇〇 〇〇 印
【備考】 本件に関するお問い合わせは、上記電話番号までお願いいたします。
※ このテンプレートはあくまで一例です。ご自身の状況に合わせて、内容を修正してください。特に、契約内容や未払い金額は、正確に記載するようにしてください。
まとめ
未払い内容証明テンプレートを自分で作成することで、費用を抑えながら、未払い金の回収に向けて効果的な行動を起こすことができます。この記事を参考に、ぜひテンプレートを作成し、内容証明郵便を送ってみてください。もし、ご自身での対応が難しい場合は、弁護士などの専門家に相談することも検討しましょう。
