未払い請求書テンプレート

未払い請求書テンプレートの作り方：スムーズな請求でビジネスを円滑に！

ビジネスをしていると、どうしても避けられないのが「未払い」の問題。期日までに支払いが行われない場合、催促するのも気が引けるし、どう対応すればいいか迷いますよね。そんな時に役立つのが「未払い請求書テンプレート」です。

この記事では、未払い請求書テンプレートの作り方を、誰でも簡単に理解できるように解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、具体的なステップとサンプルテンプレート付きでご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

未払い請求書テンプレートとは？なぜ必要？

未払い請求書テンプレートとは、支払期日を過ぎても入金が確認できない場合に、相手に支払いを促すための書類です。ただ催促するだけでなく、丁寧な表現で相手に状況を伝え、速やかな支払いを促す効果があります。

なぜ未払い請求書が必要なのか？

明確な記録の残る証拠となる: 口頭での催促だけでは、言った言わないの水掛け論になる可能性があります。未払い請求書は、日付や金額、未払いである旨を明確に記録するため、証拠として活用できます。
支払いの遅延に対する意識を高める: 書面で請求することで、相手に「きちんと対応しなければ」という意識を持たせ、早期の支払いを促します。
スムーズなコミュニケーションを促す: 丁寧な文面で状況を伝え、支払いを促すことで、相手との良好な関係を維持しながら、問題解決を図ることができます。
法的措置の準備: 未払い請求書を送付した記録は、万が一、訴訟などの法的措置が必要になった場合に、重要な証拠となります。

未払い請求書テンプレートの作り方：必要な要素とポイント

効果的な未払い請求書を作るには、以下の要素を盛り込み、ポイントを押さえることが重要です。

必要な要素

発行日: 請求書の発行日を記載します。
請求書番号: 請求書を特定するための番号を記載します。
宛名: 請求書の送付先（会社名、担当者名など）を記載します。
差出人: 自社名、住所、電話番号、担当者名などを記載します。
件名: 「未払い請求のご案内」など、請求の内容がすぐにわかる件名を記載します。
請求内容: 請求金額、内訳、請求書発行日、支払期日などを記載します。
未払い金額: 未払いとなっている金額を明記します。
支払期限: 新たな支払期限を設定し、記載します。（〇年〇月〇日までなど）
振込先情報: 振込先の銀行名、支店名、口座番号、口座名義を記載します。
連絡先: 問い合わせに対応できる担当者の名前、電話番号、メールアドレスを記載します。
お詫びとお願い: 支払いが遅れていることに対するお詫びと、早期の支払いを促す文章を記載します。

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、一目で内容が把握できるようなデザインを心がけましょう。
フォント: 読みやすいフォントを選び、適切なサイズで記載しましょう。
色使い: 必要に応じて、重要な箇所を強調するために色を使うことも有効です。ただし、使いすぎると見にくくなるので注意しましょう。

書き方の流れ

丁寧な言葉遣いを心がける: 催促のニュアンスを抑え、相手に不快感を与えないように丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
状況を具体的に説明する: どの請求に対する未払いなのか、具体的な請求書番号や金額を明記しましょう。
支払いを促す表現: 早期の支払いを促すとともに、協力的な姿勢を示す文章を記載しましょう。（例：「お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。」）

使う場面

支払期日を過ぎても入金が確認できない場合
入金が一部のみの場合
支払いの遅延が繰り返される場合

注意点

感情的な表現は避ける: 相手を責めるような表現や感情的な言葉遣いは避けましょう。
事実に基づいた情報を記載する: 間違った情報を記載すると、相手との信頼関係を損なう可能性があります。
記録を残す: 送付した未払い請求書のコピーを保管しておきましょう。

実践的な手順：未払い請求書テンプレート作成ステップ

テンプレートソフトの選択: Word、Excel、Googleドキュメントなど、使い慣れたソフトを選びましょう。テンプレートが用意されている場合もあります。
必要な要素をリストアップ: 上記で説明した必要な要素を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。
レイアウトの作成: リストアップした要素を配置し、見やすいレイアウトを作成します。
文面の作成: 丁寧な言葉遣いを心がけ、状況を具体的に説明する文面を作成します。
テスト: 作成したテンプレートをテストし、問題がないか確認します。
保存: 作成したテンプレートを保存します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（未払い請求書テンプレートの例）

【タイトル】未払い請求のご案内

【宛先】〇〇株式会社　経理ご担当者様

【差出人】株式会社△△ 〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇電話番号：03-XXXX-XXXX 担当：□□

【日付】 2023年10月27日

【請求書番号】 No. 20231027-001

【件名】〇〇株式会社御社への未払い請求について

【本文】拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先にご送付いたしました下記の請求書につきまして、お支払い期日を過ぎておりますが、現在までご入金が確認できておりません。

【請求内容】請求書番号: No. 20231010-002 請求日: 2023年10月10日金額: 〇〇〇〇円支払期日: 2023年10月20日

つきましては、誠に恐縮ではございますが、〇年〇月〇日までに下記口座へお振込みいただけますようお願い申し上げます。

【振込先】〇〇銀行　〇〇支店口座番号：〇〇〇〇〇〇口座名義：株式会社△△

【備考】万一、行き違いで既にお支払い済みの場合には、ご容赦ください。ご不明な点がございましたら、お気軽に担当□□までご連絡ください。

敬具

【連絡先】担当：□□ 電話番号：03-XXXX-XXXX メールアドレス：□□@example.com

※ このテンプレートは例です。必要に応じて項目や文章を調整してください。

まとめ

未払い請求書テンプレートは、未払いの問題を解決するための強力なツールです。この記事で紹介した作り方とポイントを参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、スムーズな請求業務を実現しましょう。もし、未払い請求が長期間にわたって解決しない場合は、弁護士に相談することも検討しましょう。