提出書類の添え状テンプレート：好印象を与える書き方と作り方を徹底解説！
「せっかく書類を準備したのに、添え状で印象を悪くしたくない…」 「添え状って、どう書けばいいの？難しそう…」
そんな悩みを抱えていませんか？
添え状は、書類を提出する際に相手に添える大切な書類。第一印象を左右するものでもあります。丁寧に書かれた添え状は、相手に好印象を与え、その後の選考にも良い影響を与える可能性があります。
この記事では、誰でも簡単に好印象を与える添え状テンプレートを作成できるように、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点をステップ形式で解説します。この記事を読めば、自信を持って添え状を作成できるようになりますよ！
添え状とは？なぜ必要なの？
添え状は、書類を送付する際に同封する挨拶状です。以下の役割があります。
- 書類の内容を伝える： 何の書類を送ったのかを明示することで、受け取る側が内容を把握しやすくなります。
- 丁寧な印象を与える： 挨拶やお礼の言葉を添えることで、相手に好印象を与え、社会人としてのマナーを示すことができます。
- 相手への配慮を示す： 連絡先や緊急時の対応などを記載することで、相手への配慮を示すことができます。
添え状は、単なる形式的なものではなく、相手との良好な関係を築くための大切なコミュニケーションツールなのです。
添え状テンプレートの作り方：５つのステップ
ここからは、実際に添え状テンプレートを作るための手順を解説します。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まず、添え状に必要な要素を洗い出しましょう。一般的に、以下の要素が含まれます。
- 日付: 書類を作成した日付
- 宛名: 送付先の会社名、部署名、担当者名（役職も忘れずに）
- 差出人: 自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 件名: 簡潔に書類の内容を示す（例：応募書類の送付について）
- 挨拶: 時候の挨拶や日頃の感謝の気持ちを表す
- 本文: 提出する書類の内容、応募に至った経緯などを簡潔に説明する
- 結びの言葉: 今後の連絡を期待する言葉や感謝の気持ちを伝える
- 同封書類: 提出する書類の名称と部数を記載
ステップ２：デザインのポイントを押さえる
添え状のデザインは、シンプルで見やすいことが重要です。以下の点に注意しましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選ぶ
- フォントサイズ: 10.5pt～12pt程度が適切
- 余白: 上下左右に適切な余白を設ける
- レイアウト: 全体的にバランスの取れたレイアウトにする
- 色使い: 基本的には白黒で、必要に応じて控えめな色を使用する
ステップ３：書き方の流れを理解する
添え状の書き方には、ある程度の流れがあります。
- 日付、宛名、差出人を記載
- 件名を記載
- 時候の挨拶を記載
- 本文を記載
- 自己紹介（氏名、学校名など）
- 書類を送付する目的（例：○○職への応募）
- 応募書類の内容を簡潔に説明
- 選考への熱意を伝える
- 結びの言葉を記載
- 同封書類を記載
ステップ４：使う場面を想定する
添え状は、様々な場面で使われます。例えば、就職活動、転職活動、インターンシップ、アルバイトなど。それぞれの場面に合わせて、内容を調整する必要があります。
- 就職活動: 応募企業への熱意を伝える
- 転職活動: 自分のスキルや経験をアピールする
- インターンシップ: 参加への意欲を伝える
- アルバイト: 勤務への希望を伝える
ステップ５：注意点を確認する
添え状を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字がないか確認する
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 企業や担当者の名前を間違えない
- 封筒に入れる際は、三つ折りにして入れる
- クリアファイルに入れて送ると、さらに丁寧な印象を与える
実践的な手順：添え状テンプレートを作成してみよう！
それでは、実際に添え状テンプレートを作成してみましょう。
- テキストエディタ（Word、Googleドキュメントなど）を開く
- 必要な要素をすべて入力
- デザインのポイントを参考に、レイアウトを整える
- 誤字脱字がないか確認する
- 印刷して、封筒に入れる
サンプルテンプレート：応募書類の添え状
■ サンプルテンプレート（提出 書類 添え 状 テンプレート の例） 【タイトル】 応募書類の送付について
【日付】 令和6年5月15日
【宛名】 株式会社〇〇 人事部 〇〇様
【差出人】 〇〇 〇〇 〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町X-X-X 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxxx@xxxxx.com
【件名】 〇〇職 応募書類の送付について
【挨拶】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
【本文】 この度、貴社ホームページにて募集されておりました〇〇職に大変魅力を感じ、応募させて頂きたく、下記の書類をお送り致します。
貴社の「〇〇」という理念に共感し、これまで培ってきた〇〇の経験を活かし、貴社に貢献したいと考えております。
つきましては、ご多忙中恐縮ですが、ご査収頂けますようお願い申し上げます。
【結びの言葉】 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 敬具
【同封書類】
- 履歴書 1通
- 職務経歴書 1通
【備考】 応募する企業や職種に合わせて、本文の内容を具体的に記述してください。
まとめ：添え状で好印象を与えよう！
添え状は、相手に好印象を与え、その後の選考にも良い影響を与える可能性のある大切な書類です。この記事で解説した内容を参考に、自信を持って添え状を作成し、夢を叶えましょう！
