提案依頼書テンプレート

はい、承知いたしました。提案依頼書テンプレートを主要キーワードとし、テンプレートの作り方を扱う長文記事を作成します。以下に記事全文を記載します。

提案依頼書テンプレート作成ガイド：これで依頼もスムーズに！

「〇〇について提案してほしいんだけど…」口頭での依頼、うまく伝わっていますか？提案依頼書があれば、依頼内容を明確に伝え、質の高い提案を引き出すことができます。

この記事では、提案依頼書テンプレートの作り方を分かりやすく解説します。テンプレートがあれば、毎回イチから作成する手間が省け、依頼の質も安定します。ぜひ、この記事を参考に、自社に合った提案依頼書テンプレートを作成してみてください。

なぜ提案依頼書が必要なの？

提案依頼書（RFP：Request for Proposal）は、企業が外部の業者に対して提案を求める際に使用する書類です。単なる依頼ではなく、以下のメリットがあります。

依頼内容の明確化: 何を求めているかを具体的に伝えられます。
提案の質向上: 提案側が提案内容を理解しやすくなり、よりニーズに合った提案が期待できます。
選定の効率化: 提案内容を比較検討しやすくなり、最適な業者を選定できます。
誤解の防止: 口頭での伝達ミスを防ぎ、認識のズレを解消します。

提案依頼書テンプレートの作り方

提案依頼書テンプレートを作るには、いくつかのステップがあります。必要な要素を理解し、デザインを工夫し、書き方の流れを把握することで、効果的なテンプレートを作成できます。

1. 必要な要素の一覧

提案依頼書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。

依頼の目的: どのような問題を解決したいのか、どのような成果を期待するのかを明確に記述します。
提案の範囲: 提案してほしい内容の範囲を具体的に示します。
提案の形式: 提案書の形式（例：PDF、PowerPoint）やページ数、ファイルサイズなどを指定します。
提案の締め切り: 提案書の提出期限を明記します。
提案の評価基準: どのような基準で提案を評価するのかを具体的に示します。例：価格、技術力、実績など。
企業情報: 自社の会社概要、事業内容、規模などを簡潔に記載します。
担当者情報: 担当者の氏名、部署、連絡先を明記します。
秘密保持に関する事項: 秘密保持契約（NDA）の締結が必要な場合は、その旨を記載します。
提案書の構成（任意）： 提案書の構成を指示することで、提案側が情報を整理しやすくなります。例：概要、課題、解決策、費用、スケジュール。

2. デザインのポイント

提案依頼書のデザインは、見た目の印象だけでなく、読みやすさにも影響します。以下の点に注意して、洗練されたデザインを目指しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック体）を使用します。
文字サイズ: 本文は10.5pt～12pt程度、見出しは14pt～18pt程度が適切です。
行間: 適度な行間（1.5～2行）を設定することで、読みやすさが向上します。
余白: 十分な余白を設けることで、視覚的な圧迫感を軽減できます。
色使い: コーポレートカラーを使用したり、アクセントカラーを取り入れたりすることで、企業の個性を表現できます。ただし、色数は絞り、見やすさを優先しましょう。
図表: 必要に応じて、図表やグラフを挿入することで、情報を分かりやすく伝えることができます。
テンプレート: ワードプロセッサやプレゼンテーションソフトに用意されているテンプレートを活用するのも有効です。

3. 書き方の流れ

提案依頼書は、以下の流れで記述すると、論理的で分かりやすくなります。

挨拶: 提案を依頼する旨を簡潔に述べます。
企業概要: 自社の概要を簡単に説明します。
依頼の背景: 依頼に至った背景や現状の問題点を具体的に説明します。
依頼の目的: 何を達成したいのか、どのような成果を期待するのかを明確に記述します。
提案内容: 提案してほしい内容の範囲を具体的に示します。
提案条件: 提案の形式、締め切り、評価基準などを記載します。
問い合わせ先: 担当者の連絡先を明記します。
結び: 提案に対する期待を述べ、協力をお願いします。

4. 使う場面

提案依頼書は、以下のような場面で活用できます。

システム開発: 新しいシステム開発や既存システムの改修を依頼する場合。
Webサイト制作: Webサイトのリニューアルや新規制作を依頼する場合。
マーケティング: マーケティング戦略の立案や広告運用を依頼する場合。
コンサルティング: 経営戦略、業務改善、人事制度などのコンサルティングを依頼する場合。
イベント企画: イベントの企画、運営を依頼する場合。
デザイン: ロゴ、パンフレット、Webサイトなどのデザインを依頼する場合。

5. 注意点

提案依頼書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

専門用語を避ける: 専門用語はできるだけ避け、誰にでも理解できる言葉を使うように心がけましょう。
曖昧な表現を避ける: 曖昧な表現は解釈の余地を生み、誤解の原因となります。具体的な言葉で表現するように心がけましょう。
情報漏洩に注意: 秘密情報が含まれる場合は、情報漏洩対策を徹底しましょう。秘密保持契約（NDA）の締結を検討しましょう。
一方的な要求をしない: 提案側にもメリットがあるように、相互協力の姿勢を示しましょう。
最新情報を反映する: 企業の状況は常に変化します。提案依頼書を作成する際には、最新情報を反映するように心がけましょう。

実践的な手順（ステップ形式）

目的の明確化: 何のために提案依頼書を作成するのか、目的を明確にします。
必要な要素の洗い出し: 提案依頼書に含めるべき要素をリストアップします。（上記「必要な要素の一覧」参照）
テンプレートの作成: ワードプロセッサやプレゼンテーションソフトで、テンプレートを作成します。（上記「デザインのポイント」参照）
項目の入力: リストアップした要素に基づいて、各項目に情報を入力します。（上記「書き方の流れ」参照）
レビュー: 作成した提案依頼書を第三者にレビューしてもらい、分かりにくい点や改善点がないか確認します。
修正: レビュー結果に基づいて、提案依頼書を修正します。
完成: 修正が完了したら、提案依頼書を完成させます。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（提案依頼書テンプレートの例）

【タイトル】 Webサイトリニューアル提案依頼書

【項目1】依頼の背景と目的：現在、弊社Webサイトは開設から5年が経過し、デザインが古く、情報も最新の状態ではありません。今回のリニューアルでは、デザインの刷新、コンテンツの拡充、スマートフォン対応などを実施し、ブランドイメージ向上、集客力強化、顧客満足度向上を目指します。

【項目2】提案内容：以下の内容についてご提案をお願いいたします。

Webサイトのデザイン案（トップページ、主要ページ）
コンテンツ企画（新規コンテンツの提案、既存コンテンツの改善案）
スマートフォン対応（レスポンシブデザイン、モバイルアプリ）
SEO対策（キーワード選定、内部対策、外部対策）
運用・保守体制
費用見積
スケジュール

【項目3】提案条件：

提案期限：〇〇年〇〇月〇〇日
提案形式：PDF形式でご提出ください。
評価基準：デザイン性、機能性、費用対効果、実績などを総合的に評価いたします。

【備考】詳細な要件については、別途資料をご提供いたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。