指導書テンプレート作成術：初心者でも簡単！業務効率UPの秘訣
指導書、皆さんは使っていますか？ 新しい業務の手順を教えたり、特定の作業の標準化を図ったりする上で、指導書は非常に有効なツールです。しかし、「作るのが大変そう…」と感じている方もいるかもしれません。
そこで今回は、指導書テンプレートをキーワードに、テンプレートの作り方を分かりやすく解説します！ 難しい専門用語は極力使わず、誰でも簡単に実践できる内容を目指します。この記事を読めば、あなたも今日から効率的な指導書を作成できるようになりますよ！
なぜ指導書が必要なの？
そもそも、なぜ指導書が必要なのでしょうか？ その理由をいくつかご紹介します。
- 業務の標準化: 指導書があれば、誰が作業しても同じ品質を保つことができます。
- 教育コストの削減: 新人教育にかかる時間を短縮し、効率的な育成が可能です。
- ミスの防止: 手順を明確化することで、ヒューマンエラーを減らすことができます。
- 属人化の解消: 特定の人しかできない作業を減らし、業務の可視化・共有化を促進します。
このように、指導書は組織全体の生産性向上に大きく貢献するのです。
指導書テンプレート作成のポイント
テンプレートを作る上で重要なポイントを、要素、デザイン、書き方、使う場面、注意点の5つに分けて解説します。
1. 必要な要素の一覧
指導書に含めるべき要素は、その目的や内容によって異なりますが、一般的には以下の要素があると便利です。
- 目的: 指導書の目的を明確に記載します。
- 対象者: 誰に向けて書かれた指導書なのかを明記します。
- 前提知識: 指導書を読む前に知っておくべき知識を記載します。
- 使用するツール・機器: 作業に必要なツールや機器を記載します。
- 手順: 作業の手順を具体的なステップで記述します。
- 図解・画像: 必要に応じて図解や画像を挿入し、分かりやすさを向上させます。
- 注意点: 作業上の注意点やトラブルシューティングなどを記載します。
- 補足情報: さらに詳しい情報が必要な場合に、参照先を記載します。
- 作成・更新日: 指導書の作成日と最終更新日を記載します。
- 作成者: 指導書を作成した担当者を記載します。
2. デザインのポイント
見やすい指導書は、内容の理解を深め、作業効率を向上させます。以下の点に注意してデザインしましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選び、統一感を持たせましょう。
- レイアウト: 余白を十分に設け、段落分けや箇条書きを効果的に使用しましょう。
- 色使い: 色数を絞り、重要な箇所にアクセントカラーを使用しましょう。
- 図解・画像: 必要に応じて図解や画像を挿入し、視覚的に分かりやすくしましょう。
- 統一感: 指導書全体でデザインの統一感を保ちましょう。
3. 書き方の流れ
指導書を作成する際には、以下の流れで進めるとスムーズです。
- 目的の明確化: 何のために指導書を作成するのか、目的を明確にします。
- 対象者の特定: 誰に向けて書くのか、対象者を明確にします。
- 情報の収集: 指導書に必要な情報を収集します。
- 構成の作成: 指導書の構成を考えます。
- 執筆: 構成に基づいて文章を執筆します。
- 校正・修正: 誤字脱字や表現の修正を行います。
- レビュー: 他の担当者にレビューしてもらい、改善点を見つけます。
- 公開・配布: 完成した指導書を公開・配布します。
- 定期的な見直し: 指導書の内容を定期的に見直し、最新の情報に更新します。
4. 使う場面
指導書は、以下のような場面で活用できます。
- 新人教育: 新入社員に業務を教える際に使用します。
- 業務の標準化: 特定の作業の手順を標準化する際に使用します。
- 品質管理: 作業の品質を維持・向上させるために使用します。
- 引き継ぎ: 担当者が変わる際に、業務内容を引き継ぐために使用します。
- 研修: 研修の教材として使用します。
5. 注意点
指導書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 専門用語はできるだけ使わない: 専門用語を使う場合は、注釈を付けるなどして、誰でも理解できるように配慮しましょう。
- 曖昧な表現を避ける: 具体的な表現を心がけ、曖昧な表現は避けましょう。
- 最新の情報に基づいて作成する: 指導書の内容は、常に最新の情報に基づいて作成しましょう。
- 定期的に見直しを行う: 指導書の内容を定期的に見直し、必要に応じて修正を行いましょう。
- 現場の声を取り入れる: 現場の担当者からの意見を取り入れ、より実践的な指導書を作成しましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ろう！
それでは、実際に指導書テンプレートを作成してみましょう。以下の手順で進めていきます。
ステップ1：目的と対象者を明確にする
まず、どのような指導書を作成したいのか、目的を明確にします。例えば、「新入社員向けのExcel基本操作指導書」といったように具体的に設定しましょう。次に、対象者を明確にします。この例では、「Excel初心者」が対象となります。
ステップ2：必要な要素を洗い出す
指導書に含めるべき要素を洗い出します。この例では、以下の要素が必要となるでしょう。
- Excelの起動方法
- 画面構成の説明
- 基本的な操作（ファイルの作成、保存、編集など）
- 関数の使い方（SUM、AVERAGEなど）
- グラフの作成方法
- 印刷方法
ステップ3：構成を作成する
洗い出した要素を基に、指導書の構成を作成します。例えば、以下のようになるでしょう。
- はじめに（指導書の目的、対象者、前提知識など）
- Excelの基本操作
- Excelの起動方法
- 画面構成の説明
- ファイルの作成、保存、編集
- 関数の使い方
- SUM関数
- AVERAGE関数
- グラフの作成
- 印刷
- おわりに（まとめ、参考情報など）
ステップ4：テンプレートを作成する
構成を基に、テンプレートを作成します。WordやExcelなど、使い慣れたツールを使用しましょう。各項目の見出しや説明文の枠を作成し、デザインを整えます。
ステップ5：テンプレートをテストする
作成したテンプレートを実際に使用し、使いやすさを確認します。必要に応じて修正を行い、より使いやすいテンプレートに改良しましょう。
サンプルテンプレート：Excel基本操作指導書
■ サンプルテンプレート（Excel基本操作指導書）
【タイトル】 新入社員向け Excel基本操作指導書
【項目1】 Excelの起動方法
【内容】 スタートメニューからExcelを起動する方法を説明します。
【項目2】 画面構成の説明
【内容】 リボン、数式バー、セルなど、Excelの画面構成を説明します。
【項目3】 ファイルの作成、保存、編集
【内容】 新しいファイルを作成する方法、既存のファイルを保存する方法、セルにデータを入力する方法などを説明します。
【備考】 各項目の説明には、図解や画像を挿入すると、より分かりやすくなります。
まとめ
今回は、指導書テンプレートをキーワードに、テンプレートの作り方を解説しました。指導書は、業務の標準化や教育コストの削減に貢献する重要なツールです。この記事を参考に、ぜひあなたも指導書テンプレートを作成し、業務効率UPを目指してください！
