指示書テンプレート

指示書テンプレート作成ガイド：初心者でも簡単！効果的な指示書で仕事効率アップ

「指示書って、なんだか難しそう…」そんな風に思っていませんか？確かに、きちんとした指示書を作るのはちょっとしたコツが必要です。でも大丈夫！この記事では、指示書テンプレートの作り方をステップごとに解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、分かりやすく丁寧に説明するので、読み終わる頃にはあなたも自信を持って指示書を作成できるようになるはずです。

なぜ指示書が必要なの？

指示書は、業務内容やタスクを明確に伝えるための重要なツールです。口頭での指示だけでは、伝達ミスや認識のずれが生じやすく、結果として手戻りが発生したり、納期に遅れたりする可能性があります。指示書を使うことで、以下のようなメリットが得られます。

指示内容の明確化: 指示内容が書面で残るため、言った言わないのトラブルを防ぎ、認識のずれを減らすことができます。
担当者の責任範囲の明確化: 誰が、いつまでに、何をすべきか明確になるため、責任の所在が明確になります。
業務効率の向上: 指示内容が明確であるため、担当者は迷うことなく業務に取り組むことができ、効率が向上します。
記録の保存: 指示内容が記録として残るため、後から確認したり、分析したりすることができます。

指示書テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン

指示書テンプレートを作る上で重要なのは、汎用性と分かりやすさです。どんな場面でも使いやすく、誰が見ても内容を理解できるように設計しましょう。

必要な要素の一覧

指示書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。

タイトル: 指示書の内容を簡潔に表すタイトル
発行日: 指示書を発行した日付
発行者: 指示書を発行した人の名前または部署名
宛先: 指示の対象となる人の名前または部署名
件名: 指示内容の概要
指示内容: 具体的な指示内容を箇条書きや番号付きリストで記述
期日: 指示された業務を完了させる期日
備考: 必要に応じて補足事項や注意点などを記述
担当者: 指示を実行する担当者の名前

デザインのポイント

指示書のデザインは、見やすさと分かりやすさを重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する
フォントサイズ: 適切なフォントサイズ（例：10.5pt～12pt）を使用する
余白: 適度な余白を設けることで、文章が読みやすくなる
色: 必要に応じて色を使用する（ただし、使いすぎると逆効果になるため注意）
罫線: 罫線を使って項目を区切ると、整理された印象になる

書き方の流れ

タイトルを記入する: 指示書の内容を簡潔に表すタイトルを記入します。
発行日、発行者、宛先、件名を記入する: 必要な情報を正確に記入します。
指示内容を具体的に記述する: 指示内容を箇条書きや番号付きリストで、分かりやすく記述します。
期日を明確にする: 指示された業務を完了させる期日を明確に記述します。
備考を記入する: 必要に応じて補足事項や注意点などを記述します。
担当者を記入する: 指示を実行する担当者の名前を記入します。

使う場面

指示書は、以下のような様々な場面で活用できます。

新規プロジェクトの立ち上げ
既存業務の改善
緊急時の対応
部署間の連携
個人のタスク管理

注意点

曖昧な表現を避ける: 「〜してください」「〜するように」といった曖昧な表現は避け、具体的な指示を記述しましょう。
専門用語を避ける: 専門用語を使う場合は、相手が理解できるように説明を加えましょう。
期日は明確にする: 期日は「○月○日」のように具体的に記述しましょう。
誤字脱字に注意する: 指示書を作成したら、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成

それでは、実際に指示書テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：文書作成ソフトを起動する

Word、Googleドキュメント、Excelなど、使い慣れた文書作成ソフトを起動します。

ステップ2：必要な項目を書き出す

上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を書き出します。

ステップ3：項目の配置を決定する

各項目の配置を決定します。見やすさを考慮して、適切な配置を心がけましょう。

ステップ4：デザインを調整する

フォント、フォントサイズ、余白、色などを調整し、見やすいデザインにします。

ステップ5：テストとして指示書を作成してみる

作成したテンプレートを使って、実際に指示書を作成してみましょう。使い勝手や分かりやすさを確認し、必要に応じて修正します。

ステップ6：テンプレートを保存する

完成したテンプレートを、名前を付けて保存します。

サンプルテンプレート：業務指示書

■ サンプルテンプレート（指示書テンプレートの例）

【タイトル】業務指示書

【発行日】 2024年10月27日

【発行者】株式会社〇〇〇〇部

【宛先】〇〇部　各位

【件名】〇〇プロジェクトに関する業務指示

【項目1】

〇〇プロジェクトの進捗報告書の作成

【項目2】

〇〇に関する調査及び分析

【項目3】

上記調査結果に基づいた改善案の策定

【期日】 2024年11月10日

【備考】進捗状況は随時報告してください。不明な点があれば、〇〇までご連絡ください。

【担当者】〇〇

※ このテンプレートは、業務内容に合わせて適宜修正してください。

まとめ：指示書テンプレートを活用して、スムーズな業務遂行を！

指示書テンプレートを作成することで、指示内容の伝達ミスを防ぎ、業務効率を向上させることができます。この記事で紹介した内容を参考に、ぜひオリジナルの指示書テンプレートを作成してみてください。きっと、あなたの仕事がよりスムーズに進むはずです。