打ち合わせ 議事 録 テンプレート

打ち合わせ議事録テンプレート作成術！もう会議の内容を忘れない！【無料サンプル付き】

会議や打ち合わせの内容、後で見返そうと思っても何がなんだか…そんな経験ありませんか？議事録って大事だけど、毎回作るのが面倒…と感じる方も多いはず。そこで今回は、打ち合わせ議事録テンプレートの作り方を徹底解説！誰でも簡単に、しかも効率的に議事録を作成できる方法をご紹介します。

議事録テンプレート作成の重要性：なぜ必要？

議事録は、単なる記録ではありません。

• 認識の共有: 関係者全員が同じ理解を持つために重要です。
• 意思決定の根拠: 後で振り返る際に、なぜその決定がされたのかを確認できます。
• タスク管理: 決定事項やToDoリストを明確にし、実行を促します。
• 責任の所在: 誰が何を担当するのかを明確にし、責任感を高めます。

つまり、議事録はチームのコミュニケーションを円滑にし、プロジェクトを成功に導くための重要なツールなのです。

議事録テンプレートの作り方：必要な要素とポイント

議事録テンプレートを作る上で、押さえておきたいポイントを解説します。

必要な要素の一覧

最低限、以下の項目は含めておきましょう。

• 会議名/打ち合わせ名: 何の会議/打ち合わせなのかを明確にする。
• 日時: いつ開催されたのかを記録。
• 場所: どこで開催されたのかを記録。
• 参加者: 誰が出席したのかを記録。
• 議題: 何について話し合ったのかを記録。
• 決定事項: 具体的に何が決まったのかを記録。
• ToDoリスト: 誰が、いつまでに、何をするのかを明確にする。
• 保留事項: 今回決定されなかったこと、次回検討する内容を記録。
• 次回の予定: 次回の会議/打ち合わせの日時、議題を記録。

デザインのポイント

• シンプルで見やすい: 情報が整理されており、一目で内容が理解できるデザインにする。
• 必要な情報がすぐに見つかる: 項目を整理し、重要な情報を強調する。
• 編集しやすい: 必要に応じて項目を追加・修正できる柔軟性を持たせる。

書き方の流れ

1. 会議前にテンプレートを用意: 会議の議題に合わせて項目を調整。
2. 会議中にメモ: 重要な発言や決定事項をメモ。
3. 会議後に清書: メモを元にテンプレートを埋めていく。
4. 関係者に共有: 作成した議事録を関係者に共有し、内容を確認してもらう。

使う場面

• 定例会議: 毎週/毎月開催される会議。
• プロジェクト会議: 特定のプロジェクトに関する会議。
• 顧客との打ち合わせ: 顧客との商談内容を記録。
• 社内勉強会: 勉強会の内容を共有。

注意点

• 客観的に記述: 個人的な意見や感情は含めず、事実のみを記載する。
• 簡潔に記述: 長文にならないよう、要点を絞って記述する。
• 誤字脱字に注意: 誤った情報は誤解を招く可能性があるため、必ず確認する。
• 秘密保持に配慮: 機密情報を含む場合は、取り扱いに注意する。

実践的な手順：ステップ形式で議事録テンプレートを作ってみよう！

ステップ1：まずは紙とペンを用意！ まずは、議事録に必要な要素を書き出してみましょう。

ステップ2：ExcelやWordでテンプレートを作成！ 書き出した要素を元に、ExcelやWordでテンプレートを作成します。表計算ソフトを使うと、後で編集しやすく便利です。

ステップ3：デザインを調整！ フォントや色使いを調整し、見やすいデザインに仕上げましょう。

ステップ4：サンプルデータを入れてテスト！ 実際に議事録を作成するイメージで、サンプルデータを入力してみましょう。使いにくい部分があれば、適宜修正します。

ステップ5：テンプレートを保存して完了！ 完成したテンプレートを保存し、いつでも使えるようにしておきましょう。

サンプルテンプレート：すぐに使える！

■ サンプルテンプレート（打ち合わせ 議事 録 テンプレート の例）

【タイトル】 定例チーム会議議事録 (YYYY/MM/DD)

【項目1】 会議名：定例チーム会議

【項目2】 日時：YYYY/MM/DD (HH:MM - HH:MM)

【項目3】 場所：オンライン会議 (Zoom)

【項目4】 参加者：Aさん, Bさん, Cさん

【項目5】 議題：

• 先月の実績報告
• 今月の目標設定
• 課題と改善策

【項目6】 決定事項：

• 今月の目標を〇〇に設定
• Aさんが〇〇の調査を担当

【項目7】 ToDoリスト：

• Aさん：〇〇の調査 (YYYY/MM/DDまで)
• Bさん：〇〇の資料作成 (YYYY/MM/DDまで)

【項目8】 保留事項：

• 〇〇の件は次回会議で再検討

【項目9】 次回の予定：

• 日時：YYYY/MM/DD (HH:MM - HH:MM)
• 議題：〇〇の進捗報告

【備考】 議事録作成者：Cさん

まとめ：議事録テンプレートを活用して、会議をもっと有効に！

議事録テンプレートを作ることで、会議の効率が格段に向上します。ぜひ、この記事を参考に、自分に合った議事録テンプレートを作成してみてください。そして、会議の「言った言わない」をなくし、スムーズな情報共有を実現しましょう！