打合せ記録テンプレート

はい、承知いたしました。打合せ記録テンプレート作成に役立つ記事を作成します。

打合せ記録テンプレートで会議を効率化！テンプレートの作り方とサンプル付き

会議後、「あれ？何が決まったんだっけ？」「誰が何を担当するんだっけ？」と、内容を思い出せずに困った経験はありませんか？そんな悩みを解決してくれるのが打合せ記録テンプレートです。

打合せ記録テンプレートを使えば、会議の内容を整理し、参加者全員が共通認識を持つことができます。今回は、会議をスムーズに進めるための打合せ記録テンプレートの作り方を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

なぜ打合せ記録テンプレートが必要なの？

打合せ記録テンプレートがあると、以下のようなメリットがあります。

情報共有の円滑化: 決定事項や課題を明確に記録することで、参加者全員が同じ情報を共有できます。
議事録作成の効率化: テンプレートに沿って記録することで、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
抜け漏れの防止: 必要な項目があらかじめ用意されているため、記録の抜け漏れを防ぐことができます。
業務の進捗管理: 決定事項や担当者を記録することで、業務の進捗状況を把握しやすくなります。

打合せ記録テンプレートの作り方：必要な要素をチェック！

打合せ記録テンプレートを作る上で、どのような要素が必要なのでしょうか？汎用的に使えるテンプレートに必要な要素をまとめました。

必要な要素の一覧

会議名: 会議の正式名称
開催日時: 会議の開催日時
開催場所: 会議の開催場所 (オンラインの場合はツール名)
参加者: 出席者の氏名
議題: 会議で話し合う内容
決定事項: 会議で決定した内容
ToDo: 決定事項に基づいた、具体的な行動項目
担当者: ToDoの担当者
期日: ToDoの完了期日
備考: その他、特記事項や補足情報

デザインのポイント

見やすさ: 文字サイズ、フォント、レイアウトを工夫して、一目で内容が把握できるようにしましょう。
シンプルさ: 複雑なデザインは避け、必要な情報がすぐにわかるようにしましょう。
統一感: 社内で統一されたデザインを使用すると、情報共有がスムーズになります。

書き方の流れ

会議前に、テンプレートを用意する
会議中に、決定事項やToDoなどを記録する
会議後、記録内容を確認し、必要に応じて修正する
参加者へ共有する

使う場面

定例会議
プロジェクト会議
部門会議
顧客との打ち合わせ

注意点

会議の内容に合わせて、項目を適宜追加・修正する
客観的な視点で、事実に基づいた記録を心がける
専門用語は、参加者全員が理解できる言葉で説明する

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成！

それでは、実際に打合せ記録テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った例をご紹介します。

ステップ1：新規ドキュメントを作成

Wordを起動し、新規ドキュメントを作成します。

ステップ2：表の挿入

「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数で表を挿入します。上記で挙げた必須要素を参考に、行数と列数を決定しましょう。

ステップ3：項目の入力

表の各セルに、必要な項目を入力します。（会議名、開催日時、参加者…など）

ステップ4：デザインの調整

フォントの種類、サイズ、色などを調整し、見やすいようにデザインを整えます。

ステップ5：テンプレートとして保存

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」として保存します。

これで、オリジナルの打合せ記録テンプレートが完成です！

サンプルテンプレート：すぐに使える！

以下に、打合せ記録テンプレートのサンプルを掲載します。ぜひ、参考にしてみてください。

■ サンプルテンプレート（打合せ記録テンプレートの例）

【タイトル】プロジェクト定例会議議事録

【項目1】開催日時：2024年10月27日 10:00～11:00

【項目2】開催場所：オンライン会議 (Zoom)

【項目3】参加者：Aさん、Bさん、Cさん、Dさん

【項目4】議題：

進捗状況の確認
課題の共有
今後の計画

【項目5】決定事項：

Aさんは、〇〇の資料を11月5日までに作成する
Bさんは、〇〇の調査を11月10日までに完了させる

【項目6】 ToDo：

Aさん：〇〇資料作成（期日：11月5日）
Bさん：〇〇調査（期日：11月10日）
Cさん：〇〇の進捗確認（期日：11月12日）

【項目7】備考：

次回の会議は、11月17日 10:00～11:00 に開催します

まとめ：打合せ記録テンプレートで会議を成功に導こう！

打合せ記録テンプレートは、会議を効率的に進め、情報共有を円滑にするための強力なツールです。ぜひ、この記事を参考に、自社に合ったオリジナルのテンプレートを作成し、会議の質を向上させてください。