承認書テンプレート

承認書テンプレートの作り方：場面別サンプル付きで簡単解説！

承認書、普段から使っていますか？会社や組織で何かを承認してもらう時、口頭だけでは記録に残らず、後々「言った」「言わない」の水掛け論になりかねません。そんな時に役立つのが「承認書」です。今回は、そんな承認書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、わかりやすく解説します！

承認書とは？なぜ必要なの？

承認書とは、文字通り、何かを承認したことを記録するための書類です。組織内で、申請内容を上長や担当部署が承認した証として利用されます。

承認書が必要な理由

証拠を残せる: 口頭での承認は、後で確認が難しくなります。承認書があれば、誰が、いつ、何を承認したのかを明確に記録できます。
責任の所在を明確化: 承認書に署名することで、承認者は内容に同意したことの責任を負うことになります。
業務の透明性向上: 承認プロセスが可視化されることで、業務の透明性が向上し、不正行為の抑止にも繋がります。

承認書テンプレートの作り方：５つのポイント

承認書テンプレートを作る際に押さえておきたいポイントは以下の５つです。

必要な要素の一覧: 承認書に必ず記載すべき項目を洗い出します。
デザインのポイント: 見やすく、使いやすいデザインを心がけます。
書き方の流れ: 承認の流れに沿った構成を意識します。
使う場面: どのような場面で承認書が必要になるのかを想定します。
注意点: 法令遵守や個人情報の保護など、注意すべき点を考慮します。

ステップ形式で解説！承認書テンプレート作成手順

読者の皆さんが自分でテンプレートを作れるように、具体的な手順をステップ形式で解説します。

ステップ１：必要な要素を洗い出す

まずは、承認書に必要な要素を洗い出しましょう。最低限必要な項目は以下の通りです。

タイトル: 「承認書」など、何の書類か一目でわかるように記載します。
申請日: 申請者が申請した日付を記載します。
申請者: 申請者の氏名、所属部署などを記載します。
承認日: 承認者が承認した日付を記載します。
承認者: 承認者の氏名、役職などを記載します。
申請内容: 何を承認してほしいのか、具体的な内容を記載します。
承認理由: 承認に至った理由を簡潔に記載します。
備考: その他、特記事項があれば記載します。
承認欄: 承認者の署名または捺印欄を設けます。

ステップ２：デザインを決める

必要な要素が決まったら、デザインを決めましょう。見やすく、使いやすいデザインが重要です。

フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体などがおすすめです。
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切な文字サイズを選びましょう。
レイアウト: 要素が整理され、見やすいレイアウトを心がけましょう。
色: 必要に応じて色を使用しても良いですが、使いすぎには注意しましょう。

ステップ３：テンプレートを作成する

洗い出した要素とデザインを元に、実際にテンプレートを作成します。WordやExcelなどのソフトを使用すると便利です。

表形式: 情報を整理しやすい表形式で作成するのがおすすめです。
入力欄: 申請者や承認者が入力しやすいように、十分なスペースを確保しましょう。
書式: 文字の配置やフォント、罫線などを調整し、見やすい書式に整えましょう。

ステップ４：テスト運用を行う

作成したテンプレートを実際に使用し、問題点がないか確認しましょう。

入力テスト: 申請者、承認者それぞれの立場で入力テストを行い、入力しにくい点がないか確認します。
印刷テスト: 印刷した場合の見た目を確認し、文字切れやレイアウト崩れがないか確認します。

ステップ５：改善・修正を行う

テスト運用で発見された問題点を修正し、より使いやすいテンプレートに改良しましょう。

承認書テンプレートを使う場面

承認書テンプレートは、様々な場面で活用できます。

休暇申請: 従業員が休暇を取得する際に、上長の承認を得るために使用します。
出張申請: 出張に行く際に、上長の承認を得るために使用します。
経費申請: 経費を精算する際に、上長の承認を得るために使用します。
購入申請: 備品やソフトウェアなどを購入する際に、上長の承認を得るために使用します。
企画申請: 新しい企画を始める際に、上長や担当部署の承認を得るために使用します。

承認書を作成する際の注意点

承認書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確な情報を記載する: 誤った情報を記載すると、後々トラブルの原因になる可能性があります。
署名・捺印を忘れない: 署名・捺印がないと、正式な承認書として認められない場合があります。
保管場所を明確にする: 承認書は、紛失しないように適切な場所に保管しましょう。

サンプルテンプレート：休暇申請承認書

■ サンプルテンプレート（休暇申請承認書の例）

【タイトル】休暇申請承認書

【申請日】 ○○○○年○月○日

【申請者】氏名：○○○○ 所属：○○○○部

【承認日】 ○○○○年○月○日

【承認者】氏名：○○○○ 役職：○○○○

【申請内容】休暇期間：○○○○年○月○日～○○○○年○月○日 (○日間) 休暇理由：○○○○

【承認理由】 ○○○○

【備考】必要に応じて文章や注意点を追加

【承認】署名：____________________

まとめ

今回は、承認書テンプレートの作り方について解説しました。承認書は、組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化に繋がる重要な書類です。今回の記事を参考に、ぜひ自社に合った承認書テンプレートを作成してみてください。