手順書テンプレートExcelで業務効率アップ！作り方からサンプルまで徹底解説
「手順書、毎回作るの面倒だな…」「Excelで簡単に手順書テンプレートを作りたい！」
そう思ったことはありませんか？ 手順書は、業務の標準化や効率化に不可欠なツールですが、毎回ゼロから作成するのは時間と労力がかかります。
そこで今回は、Excelを使った手順書テンプレートの作り方を徹底解説！ 必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点、そして実践的な手順をステップ形式でご紹介します。
この記事を読めば、あなたも簡単に自分だけのオリジナル手順書テンプレートを作成し、業務効率を飛躍的に向上させることができます。
手順書テンプレートの必要性と効果
手順書は、業務内容を明確にし、誰でも同じ品質で作業できるようにするための重要なドキュメントです。特に、以下の点で効果を発揮します。
- 業務の標準化: 手順書に従って作業することで、担当者による品質のばらつきを抑え、常に一定の品質を維持できます。
- 業務の効率化: 手順を明確にすることで、作業中の迷いをなくし、スムーズな作業を促進します。
- 教育・研修の効率化: 新入社員や異動者の教育に手順書を活用することで、短時間で業務内容を理解させることができます。
- ミスの削減: 手順を可視化することで、抜け漏れや誤りを防ぎ、ミスの発生を抑制します。
手順書テンプレートを作る前に：必要な要素を洗い出す
テンプレート作成の前に、どんな要素が必要か考えてみましょう。目的や用途に合わせて要素を洗い出すことで、より使いやすいテンプレートを作成できます。
基本的な要素:
- タイトル: 手順書の内容を簡潔に表すタイトル
- 作成日/更新日: 手順書の作成日または最終更新日
- 作成者/責任者: 手順書の作成者または責任者
- 対象業務: 手順書が対象とする業務
- 目的: 手順書を作成する目的
- 必要なスキル/知識: 作業に必要なスキルや知識
- 準備物: 作業に必要な道具やソフトウェアなど
- 手順: 具体的な作業手順をステップごとに記載
- 補足事項/注意点: 手順に関する補足情報や注意点
- トラブルシューティング: 発生しやすいトラブルとその解決策
- 関連ドキュメント: 関連するドキュメントへのリンク
デザインのポイント：見やすく、使いやすいテンプレートを目指して
テンプレートのデザインは、見やすさ、使いやすさを左右する重要な要素です。以下のポイントを意識して、効果的なデザインを目指しましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（ゴシック体や明朝体など）を選びましょう。
- フォントサイズ: 見やすいフォントサイズ（10pt～12pt程度）に設定しましょう。
- 行間/余白: 適度な行間と余白を設けることで、文章が見やすくなります。
- 罫線: 表形式で手順を記述する場合は、罫線を使って視覚的に区切りましょう。
- 色: 必要に応じて色を使用し、重要な箇所を目立たせましょう。（ただし、色の使いすぎは逆効果になるので注意）
- 画像/図: テキストだけでは伝わりにくい場合は、画像や図を活用しましょう。
- レイアウト: 全体的にバランスの取れたレイアウトを心がけましょう。
書き方の流れ：わかりやすく、正確に
手順書の書き方は、読み手がスムーズに作業を進められるように、わかりやすく正確に記述することが重要です。
- 目的を明確にする: 何のためにこの手順書を作成するのか、目的を明確にしましょう。
- 対象者を明確にする: 誰に向けて書くのか、対象者を明確にしましょう。（初心者向けなのか、経験者向けなのかなど）
- 手順を細分化する: 作業手順をできる限り細かく分割し、ステップごとに記述しましょう。
- 具体的な指示を記述する: 「○○をクリックする」「○○を入力する」など、具体的な指示を記述しましょう。
- 専門用語を避ける: 対象者が理解できない可能性のある専門用語は避け、平易な言葉で説明しましょう。
- 図や画像を活用する: テキストだけでは伝わりにくい場合は、図や画像を活用しましょう。
- テストを行う: 作成した手順書で実際に作業を行い、問題がないか確認しましょう。
手順書テンプレートを使う場面：様々な業務に対応
手順書テンプレートは、様々な業務で活用できます。以下に、代表的な例を挙げます。
- ソフトウェアの操作手順: ソフトウェアのインストール方法、設定方法、基本的な操作方法など。
- 業務プロセスの手順: 経費精算、請求書発行、顧客対応など、業務プロセスの手順。
- 機械の操作手順: 機械の起動方法、操作方法、メンテナンス方法など。
- 料理のレシピ: 材料、作り方、盛り付け方など。
- マニュアル: 製品の使い方、トラブルシューティングなど。
手順書作成の注意点：常に最新の状態に保つ
手順書は一度作成したら終わりではありません。業務内容の変更やソフトウェアのバージョンアップなど、状況に合わせて常に最新の状態に保つ必要があります。
- 定期的な見直し: 定期的に手順書を見直し、内容が最新の状態であることを確認しましょう。
- 変更履歴の記録: 手順書を変更した場合は、変更履歴を記録しておきましょう。
- 関係者への周知: 手順書を変更した場合は、関係者に変更内容を周知しましょう。
- フィードバックの収集: 利用者からフィードバックを収集し、手順書の改善に役立てましょう。
実践的な手順：Excelで手順書テンプレートを作成する
それでは、実際にExcelで手順書テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1：Excelを起動する
Excelを起動し、新しいブックを開きます。
ステップ2：シートのレイアウトを設定する
シート全体を選択し、フォント、フォントサイズ、行間、余白などを調整します。
ステップ3：見出しを作成する
必要な見出し（タイトル、作成日、作成者、対象業務、手順など）をセルに入力します。
ステップ4：手順を記述する
手順をステップごとにセルに入力します。罫線や色を使って、視覚的に区切りましょう。
ステップ5：図や画像を追加する
必要に応じて、図や画像を挿入します。
ステップ6：テンプレートとして保存する
「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Excelテンプレート（*.xltx）」に指定して保存します。
■ サンプルテンプレート（手順 書 テンプレート excel の例）
【タイトル】 Excel データ集計手順書
【項目1】 データファイルの準備
【内容】
- 元となるExcelファイルを開きます。
- 不要な列や行を削除し、集計に必要なデータのみを残します。
- データに欠損値がないか確認し、必要に応じて修正します。
【項目2】 ピボットテーブルの作成
【内容】
- データ範囲を選択し、「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。
- ピボットテーブルの配置場所を指定します。（新規ワークシートまたは既存のワークシート）
- ピボットテーブルフィールドリストから、行、列、値にそれぞれ集計したい項目をドラッグ＆ドロップします。
【項目3】 集計結果の確認と分析
【内容】
- ピボットテーブルに表示された集計結果を確認します。
- 必要に応じて、フィルターや並べ替えを行い、より詳細な分析を行います。
- グラフを作成し、集計結果を視覚的に表現します。
【備考】 ピボットテーブルの操作に慣れていない場合は、Excelのヘルプを参照してください。 データの種類によっては、集計方法を変更する必要があります。（合計、平均、最大、最小など）
まとめ：手順書テンプレートを活用して、業務効率を向上させよう！
今回は、Excelを使った手順書テンプレートの作り方を解説しました。
手順書テンプレートを活用することで、業務の標準化、効率化、教育・研修の効率化、ミスの削減など、様々な効果が期待できます。
ぜひこの記事を参考に、あなただけのオリジナル手順書テンプレートを作成し、業務効率を飛躍的に向上させてください。
