引継書テンプレートパワーポイント

引継ぎ書テンプレート（PowerPoint）でスムーズな業務引継ぎを！作り方と活用例

業務の引継ぎは、新しい担当者がスムーズに業務を遂行するために非常に重要なプロセスです。しかし、引継ぎがうまくいかないと、業務の遅延やミスの発生につながり、企業全体の生産性低下を招く可能性があります。

そこで今回は、PowerPointを使った引継ぎ書テンプレートの作り方をご紹介します。PowerPointなら、見やすく、編集しやすい引継ぎ書を簡単に作成できます。デザインのポイントや書き方の流れ、具体的なテンプレート例まで、この記事を読めば、あなたも効果的な引継ぎ書を作成できるようになります。

引継ぎ書テンプレート（PowerPoint）を作るメリット

見やすさ: PowerPointの豊富なデザイン機能で見やすい引継ぎ書を作成できます。
編集しやすさ: テキストや図形の編集が簡単なので、変更や修正に柔軟に対応できます。
共有しやすさ: PowerPointファイルは、メールやクラウドストレージなどで簡単に共有できます。
カスタマイズ性: 自社の業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。

引継ぎ書テンプレートに必要な要素

引継ぎ書には、以下の要素を盛り込むと効果的です。

業務概要: 担当業務の目的や概要を明確に記述します。
業務手順: 具体的な作業手順をステップバイステップで記述します。
使用ツール・システム: 使用するツールやシステム、アカウント情報を記載します。（パスワードは記載しない）
注意点・トラブルシューティング: 業務を行う上で注意すべき点や、よくあるトラブルとその対処法を記載します。
関係部署・担当者: 関係する部署や担当者の連絡先を記載します。
スケジュール: 業務のスケジュールや納期を記載します。
その他: その他、特記事項や補足情報を記載します。

デザインのポイント

シンプルで見やすいデザイン: 色数を少なくし、フォントサイズを適切に設定するなど、見やすいデザインを心がけましょう。
図やイラストの活用: 図やイラストを使って、視覚的に分かりやすく説明しましょう。
統一感のあるデザイン: フォントや色、レイアウトなどを統一し、プロフェッショナルな印象を与えましょう。

書き方の流れ

目的の明確化: 引継ぎ書の目的（何を伝えたいか）を明確にします。
構成の決定: 引継ぎ書全体の構成を決めます。（上記「必要な要素」を参考に）
情報の整理: 必要な情報を収集し、整理します。
文章の作成: 簡潔で分かりやすい文章を作成します。専門用語はできるだけ避け、初めて担当する人にも理解できるように心がけましょう。
校正・修正: 作成した文章を校正し、誤字脱字や表現の誤りがないか確認します。
デザインの調整: 見やすいデザインになるように、フォントや色、レイアウトなどを調整します。
確認: 上司や同僚に確認してもらい、フィードバックをもとに修正します。

使う場面

部署異動: 部署異動による担当者変更の際に使用します。
退職: 退職する担当者が、後任者に業務を引き継ぐ際に使用します。
休職: 休職する担当者が、一時的に業務を引き継ぐ際に使用します。
業務改善: 業務改善の一環として、業務手順を標準化するために使用します。

注意点

情報の正確性: 記載する情報は正確であることを心がけましょう。
機密情報の保護: 機密情報を取り扱う場合は、適切なセキュリティ対策を講じましょう。
最新情報の維持: 引継ぎ書の内容は常に最新の状態に保ちましょう。
引継ぎ期間の確保: 後任者が十分に理解できるような引継ぎ期間を設けましょう。
口頭での説明: 引継ぎ書だけでなく、口頭での説明も行うことで、よりスムーズな引継ぎを実現できます。

実践的な手順（ステップ形式）

ステップ1：PowerPointを開き、新規プレゼンテーションを作成

PowerPointを起動し、「新しいプレゼンテーション」を選択します。

ステップ2：デザインテンプレートを選択

「デザイン」タブから、引継ぎ書に合ったテンプレートを選択します。シンプルで落ち着いたデザインがおすすめです。

ステップ3：タイトルスライドを作成

タイトルスライドに、引継ぎ書のタイトル（例：「〇〇業務引継ぎ書」）、担当業務名、作成日、担当者名を記載します。

ステップ4：目次スライドを作成

目次スライドに、引継ぎ書全体の構成を記載します。

ステップ5：各項目のスライドを作成

各項目（業務概要、業務手順、使用ツール・システムなど）ごとにスライドを作成し、必要な情報を記載します。箇条書きや図解などを活用して、分かりやすく記述しましょう。

ステップ6：デザインを調整

フォントや色、レイアウトなどを調整し、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ7：保存

作成した引継ぎ書を、PowerPoint形式（.pptx）またはPDF形式で保存します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（引継書テンプレートパワーポイントの例）

【タイトル】〇〇システム運用引継ぎ書

【項目1】システム概要〇〇システムの概要について説明します。〇〇の目的で使用されており、〇〇の機能があります。

【項目2】運用手順

〇〇システムにログインします。
〇〇の画面を開きます。
〇〇の情報を入力します。
〇〇ボタンをクリックします。
結果を確認します。

【項目3】注意点・トラブルシューティング

〇〇エラーが発生した場合は、〇〇を確認してください。
〇〇が不明な場合は、〇〇担当者にご連絡ください。
システムのバージョンアップ時は、事前にテスト環境で動作確認を行ってください。

【備考】本システムに関する問い合わせは、〇〇課の〇〇までご連絡ください。電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

まとめ

PowerPointを使った引継ぎ書テンプレートは、見やすく、編集しやすく、共有しやすいというメリットがあります。今回ご紹介したポイントや手順を参考に、効果的な引継ぎ書を作成し、スムーズな業務引継ぎを実現しましょう。