引継ぎテンプレート

引継ぎテンプレート作成ガイド：スムーズな業務移行のために

「引継ぎ…」あなたは、この言葉を聞いてどんな気持ちになりますか？慌ただしさ、不安、責任感…色々な感情が湧き上がってくるかもしれません。でも大丈夫！しっかり準備すれば、引継ぎは必ず成功します。そのための強力な武器が「引継ぎテンプレート」です。

今回は、引継ぎをスムーズに進めるためのテンプレート作成方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。これを読めば、明日からすぐに使えるオリジナルの引継ぎテンプレートを作成できますよ！

引継ぎテンプレートは、業務を円滑に引き継ぐための「地図」のようなものです。

つまり、引継ぎテンプレートは、**「安心・安全・効率的な引継ぎ」**を実現するための必須アイテムなのです。

効果的な引継ぎテンプレートを作るには、以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

必要な要素を明確にする:
- 業務内容
- 手順
- 関係者
- 必要なスキル・知識
- 注意点
- トラブルシューティング
- 関連資料
- システム情報 (ID/パスワードなど)
デザインのポイント:
- 見やすく、分かりやすいレイアウト
- 重要事項は強調する
- 図や表を活用する
- 余白を適切に設ける
書き方の流れ:
- 業務概要を説明する
- 具体的な手順をステップごとに記述する
- 各手順の注意点を記載する
- よくある質問とその回答をまとめる
使う場面を想定する:
- 新しい担当者への引継ぎ
- 異動による引継ぎ
- 退職による引継ぎ
- 休暇中の代理業務
注意点:
- 専門用語は避けて、誰にでも理解できる言葉を使う
- 情報は最新の状態に保つ
- 定期的に内容を見直す
- 個人的な感情や意見は避ける

さあ、実際に引継ぎテンプレートを作ってみましょう！以下の5ステップで、あなただけのオリジナルテンプレートが完成します。

ステップ１：引き継ぐ業務を洗い出す

まずは、引き継ぐ業務を全て書き出してみましょう。できるだけ細かく、具体的に書き出すことが重要です。

例：

ステップ２：各業務に必要な情報を整理する

ステップ１で洗い出した各業務について、必要な情報を整理します。上記の「必要な要素」を参考に、抜け漏れがないように確認しましょう。

例：

ステップ３：テンプレートの構成を決める

テンプレートの構成を決めます。見やすさ、使いやすさを考慮して、適切なレイアウトを選びましょう。表形式や箇条書き形式などが一般的です。

ステップ４：テンプレートに情報を入力する

ステップ２で整理した情報を、ステップ３で決めた構成に基づいて入力していきます。具体的に、丁寧に記述することを心がけましょう。

ステップ５：テストと改善

完成したテンプレートを使って、実際に引継ぎをシミュレーションしてみましょう。問題点や改善点が見つかったら、修正を加えてより使いやすいテンプレートに仕上げていきましょう。

■ サンプルテンプレート（A社への請求書作成の例）

【タイトル】 A社への請求書作成手順

【項目1】請求書フォーマット社内共有フォルダにある「A社_請求書フォーマット.xlsx」を使用する。

【項目2】請求書作成手順

【項目3】請求書送付作成したPDFファイルを、A社の経理担当 ○○ 様 (○○@example.com) にメールで送付する。

【項目4】備考

引継ぎテンプレートは、一度作ったら終わりではありません。実際に使ってみて、改善を重ねていくことで、より効果的なツールへと成長していきます。

今回ご紹介したポイントと手順を参考に、あなただけのオリジナル引継ぎテンプレートを作成し、スムーズな業務移行を実現してくださいね！