引継ぎ スケジュール テンプレート

引継ぎスケジュールテンプレートでスムーズな業務移行！作り方と実践サンプル

引継ぎって、スムーズにいかないと後々大変ですよね。担当が変わる人も、引き継ぐ人も、みんなが安心して新しいスタートを切れるように、しっかりとした引継ぎスケジュールを作るのが重要です。そこで今回は、引継ぎスケジュールテンプレートの作り方を、初心者さんにも分かりやすく解説します！

なぜ引継ぎスケジュールが必要なの？

引継ぎスケジュールは、業務内容や進捗状況を可視化し、担当者間の連携を円滑にするための羅針盤です。計画的に進めることで、引き継ぎ漏れや認識の齟齬を防ぎ、業務品質の維持に繋がります。

• 属人化の解消: 誰でも業務を理解できるように、必要な情報を整理して共有します。
• 引継ぎ漏れの防止: チェックリスト形式で進捗を管理することで、抜け漏れを防ぎます。
• 業務の標準化: 手順を明確化することで、業務の効率化や品質向上に繋がります。
• 担当者の不安軽減: スムーズな引継ぎは、担当者の心理的な負担を軽減し、新しい業務へのスムーズな移行を支援します。

引継ぎスケジュールテンプレートの作り方

さて、ここからが本題！自分にぴったりの引継ぎスケジュールテンプレートを作るためのステップを見ていきましょう。

1. 必要な要素の一覧

まずは、引継ぎスケジュールに含めるべき要素を洗い出しましょう。

• 基本情報: 引継ぎ対象の業務名、担当者名、引継ぎ期間など
• 業務内容: 具体的な作業内容、手順、関連資料
• スケジュール: 各作業の開始日、終了日、担当者
• 進捗状況: 各作業の完了状況（未着手、進行中、完了）
• 備考: 特記事項、注意点、質問事項など
• 連絡先: 関係者の連絡先リスト（部署、氏名、電話番号、メールアドレス）
• アカウント情報: 必要なシステムやツールのアカウント情報（ID、パスワード、権限など - セキュリティに配慮して、別途安全な方法で共有することを推奨します）
• トラブルシューティング: 過去に発生したトラブルとその対応策

2. デザインのポイント

見やすく、使いやすいテンプレートにするためには、デザインも重要です。

• シンプルな構成: 複雑なレイアウトは避け、情報を整理して見やすくまとめましょう。
• 色分け: 進捗状況に応じて色分けすると、視覚的に分かりやすくなります。
• フォント: 読みやすいフォントを選び、文字サイズを適切に調整しましょう。
• 罫線: 罫線を使って情報を区切ると、整理された印象になります。
• 余白: 適度な余白を設けることで、情報を読みやすくします。

3. 書き方の流れ

テンプレートに情報を書き込む際の流れを意識することで、効率的に作業を進められます。

1. 業務内容の洗い出し: 引継ぎ対象の業務を全てリストアップします。
2. 作業分解: 各業務をさらに細かい作業に分解します。
3. スケジュールの設定: 各作業の開始日、終了日を決定します。
4. 担当者の割り当て: 各作業の担当者を割り当てます。
5. 情報入力: テンプレートに必要な情報を入力します。
6. レビュー: 入力内容に誤りがないか、関係者でレビューを行います。
7. 更新: 必要に応じて、情報を更新します。

4. 使う場面

引継ぎスケジュールテンプレートは、以下のような場面で役立ちます。

• 担当者の交代: 退職、異動、休職など
• 業務のアウトソーシング: 外部業者への業務委託
• プロジェクトの引き継ぎ: プロジェクトリーダーの交代
• 組織再編: 部署の統合、分割など

5. 注意点

引継ぎスケジュールを作成する上での注意点です。

• 正確な情報: 最新かつ正確な情報を記載するように心がけましょう。
• 具体的な表現: 抽象的な表現は避け、具体的な言葉で記述しましょう。
• 関係者との連携: 関係者と密に連携し、情報共有を徹底しましょう。
• 定期的な見直し: 定期的に内容を見直し、最新の状態に保ちましょう。
• セキュリティ: アカウント情報などの機密情報は、安全な方法で共有しましょう。

実践的な手順（ステップ形式）

1. テンプレートの準備: ExcelやGoogleスプレッドシートなどで、引継ぎスケジュールテンプレートを作成します。既存のテンプレートをダウンロードして、カスタマイズしてもOK。
2. 基本情報の入力: 引継ぎ対象の業務名、担当者名、引継ぎ期間などを入力します。
3. 業務内容の洗い出し: 引継ぎ対象の業務を全てリストアップし、詳細な作業内容を記述します。
4. スケジュールの設定: 各作業の開始日、終了日を決定し、ガントチャート形式で可視化すると分かりやすくなります。
5. 担当者の割り当て: 各作業の担当者（引き継ぐ側、引き継がれる側）を明確に割り当てます。
6. 進捗状況の管理: 各作業の進捗状況（未着手、進行中、完了）を定期的に確認し、記録します。
7. レビューと改善: 関係者で定期的にレビューを行い、必要に応じて改善します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（引継ぎ スケジュール テンプレート の例）

【タイトル】 Webサイト更新業務 引継ぎスケジュール

【項目1】 業務内容：Webサイト（〇〇サイト）の記事更新業務

【項目2】 担当者：

• 引継ぎ元：山田太郎
• 引継ぎ先：佐藤花子

【項目3】 スケジュール：

• 2024年10月1日～2024年10月31日
  • 10月1日～7日：業務概要説明、基本操作研修
  • 10月8日～14日：OJT（記事作成、編集）
  • 10月15日～21日：OJT（記事公開、効果測定）
  • 10月22日～31日：単独での業務遂行、質疑応答

【備考】

• 記事更新マニュアル、FAQ集を参照のこと。
• 不明な点は、遠慮なく山田まで質問してください。
• アカウント情報は別途、セキュリティに配慮した方法で共有します。

これで、あなたも引継ぎスケジュールマスター！スムーズな引継ぎで、みんながハッピーになれるように、ぜひ活用してみてくださいね！