工事注文書テンプレート

工事注文書テンプレート：簡単作成ガイド＆実用サンプル付き

工事を依頼する際に必要な工事注文書。業者に依頼することもできますが、自分で作成することで費用を抑えたり、自社のスタイルに合わせた注文書を作成したりすることができます。この記事では、工事注文書のテンプレートの作り方から、実際に使えるサンプルまでをわかりやすく解説します。

なぜ工事注文書が必要なの？

工事注文書は、工事内容や金額などを明確にするための重要な書類です。口頭でのやり取りだけでは、後々トラブルになる可能性も。工事注文書を作成・発行することで、以下のようなメリットがあります。

工事内容の明確化: どのような工事を依頼するのか、具体的な内容を記録することで、認識の齟齬を防ぎます。
金額の確定: 見積もり金額や支払い条件などを明記することで、後々の金額トラブルを回避できます。
法的証拠としての役割: 万が一、トラブルが発生した場合、法的証拠として利用できます。
社内記録: 注文内容を記録することで、社内での情報共有や管理がスムーズになります。

工事注文書テンプレートの作り方

ここでは、工事注文書のテンプレートを作る際に必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点について解説します。

必要な要素一覧

工事注文書には、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。

注文書番号: 注文書を管理するための番号。連番でつけるのが一般的です。
発行日: 注文書を発行した日付。
発注者情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名など。
受注者情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名など。
工事名: 具体的な工事名。
工事場所: 工事を行う場所の住所。
工事内容: 工事の詳細な内容。具体的に記載しましょう。
工期: 工事の開始日と完了予定日。
契約金額: 工事の見積もり金額。内訳も記載するとより明確です。
支払い条件: 支払い方法、支払い期日など。
特記事項: その他、伝えておくべき事項。
担当者印: 発注者の担当者印。

デザインのポイント

シンプルで見やすいデザイン: 情報が整理され、一目で内容が理解できるデザインを心がけましょう。
会社のロゴを入れる: 自社のロゴを入れることで、注文書としての信頼性を高めることができます。
フォントの統一: 使用するフォントは統一し、読みやすいものを選びましょう。
余白を適切に取る: 余白を十分に取ることで、見やすく、整理された印象になります。

書き方の流れ

必要な情報を収集: 発注者・受注者情報、工事名、工事場所、工事内容、工期、契約金額、支払い条件など、必要な情報を収集します。
テンプレートに情報を入力: 収集した情報をテンプレートに入力します。
内容を確認: 入力漏れや誤りがないか、内容をしっかりと確認します。
担当者印を押印: 発注者の担当者印を押印します。
受注者に送付: 作成した注文書を受注者に送付します。

使う場面

新規工事の依頼: 新規で工事を依頼する際に使用します。
追加工事の依頼: 既存の工事に追加で工事を依頼する際に使用します。

注意点

見積書との照合: 見積書の内容と注文書の内容が一致しているか、必ず確認しましょう。
記載漏れを防ぐ: 必要な項目がすべて記載されているか、確認しましょう。
金額の確認: 契約金額に誤りがないか、必ず確認しましょう。
控えを保管: 作成した注文書の控えは、必ず保管しておきましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレート作成

以下のステップで、実際に工事注文書テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：基本フォーマットの作成

WordやExcelなどのソフトウェアで、以下の項目を配置します。

タイトル：工事注文書
注文書番号
発行日
発注者情報（会社名、住所、電話番号、担当者名）
受注者情報（会社名、住所、電話番号、担当者名）

ステップ2：工事情報の入力欄の作成

以下の項目を追加します。

工事名
工事場所
工事内容（詳細）
工期（着工日、完了予定日）
契約金額（内訳も含む）
支払い条件

ステップ3：特記事項欄の追加

その他、伝えておくべき事項があれば、特記事項欄を追加します。

ステップ4：最終確認と保存

入力項目に誤りがないか確認し、テンプレートとして保存します。

サンプルテンプレート（工事注文書テンプレートの例）

■ サンプルテンプレート（工事注文書テンプレートの例）

【タイトル】 工事注文書

【注文書番号】 No.○○○○

【発行日】 2024年○月○日

【発注者】

会社名：株式会社○○
住所：東京都○○区○○
電話番号：03-○○○○-○○○○
担当者：○○ ○○

【受注者】

会社名：株式会社△△
住所：東京都△△区△△
電話番号：03-△△△△-△△△△
担当者：△△ △△

【工事名】 ○○ビル改修工事

【工事場所】 東京都○○区○○ ○○ビル

【工事内容】

内装改修工事
電気設備工事
空調設備工事

【工期】

着工日：2024年○月○日
完了予定日：2024年○月○日

【契約金額】

合計金額：○○○,○○○円（税抜）
内訳：
- 内装改修工事：○○○,○○○円
- 電気設備工事：○○○,○○○円
- 空調設備工事：○○○,○○○円

【支払い条件】

支払い方法：銀行振込
支払い期日：工事完了後30日以内

【特記事項】

工事期間中は、現場担当者と密に連携を取り、進捗状況を共有してください。
安全対策を徹底し、事故防止に努めてください。

【備考】 上記内容をご確認いただき、ご承認いただけましたら、ご署名・ご捺印の上、ご返送ください。

【発注担当者印】 [押印欄]

このテンプレートを参考に、自社の状況に合わせて必要な項目を追加・修正してください。

工事注文書は、工事をスムーズに進めるための重要なツールです。この記事を参考に、ぜひ自社に合った工事注文書を作成してみてください。