工事注文書・請書テンプレート無料！初心者でも簡単作成ガイド
工事をスムーズに進めるために欠かせない「工事注文書」と「請書」。これらの書類は、工事内容や金額、納期などを明確にし、発注者と受注者間の合意を形にする重要な役割を果たします。しかし、「難しそう」「何を書けばいいかわからない」と感じる方もいるのではないでしょうか？
この記事では、工事注文書・請書の役割から、無料テンプレートの活用方法、そして自分で作成する際のポイントまで、わかりやすく解説します。テンプレートを使えば、誰でも簡単に必要な書類を作成できます。ぜひこの記事を参考に、スムーズな工事契約を結びましょう！
なぜ工事注文書・請書が必要なの？
工事注文書と請書は、口約束だけでは曖昧になりがちな工事内容を明確にするために必要不可欠です。これらの書類を作成することで、以下のようなメリットがあります。
- トラブル防止: 工事内容、金額、納期などを明確に記載することで、後々の認識違いやトラブルを防ぎます。
- 契約内容の明確化: 工事の範囲や責任範囲を明確にし、契約内容を可視化します。
- 法的な証拠: 万が一、訴訟などに発展した場合、契約内容を証明する証拠となります。
工事注文書・請書テンプレートの作り方
無料テンプレートを活用するのも良いですが、自社の状況に合わせてカスタマイズしたい場合や、テンプレートが見つからない場合は、自分で作成することも可能です。ここでは、テンプレート作成に必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点について解説します。
必要な要素の一覧
工事注文書・請書には、以下の項目を記載する必要があります。
- 工事注文書:
- 発行日
- 注文番号
- 発注者情報（会社名、住所、担当者名）
- 受注者情報（会社名、住所、担当者名）
- 工事名
- 工事場所
- 工事内容
- 工事金額
- 支払条件
- 納期
- 特記事項（必要な場合）
- 請書:
- 発行日
- 注文番号（工事注文書に記載されているもの）
- 発注者情報（会社名、住所、担当者名）
- 受注者情報（会社名、住所、担当者名）
- 工事名
- 請負金額
- 工事期間
- 承諾事項（工事注文書の内容を承諾する旨の文章）
- 受注者印
デザインのポイント
- シンプルで見やすいデザイン: 情報が見つけやすく、理解しやすいように、シンプルなデザインを心がけましょう。
- フォントの統一: 使用するフォントは統一し、読みやすいフォントを選びましょう。
- 余白の活用: 適度な余白を設けることで、全体的にすっきりとした印象になります。
- 会社のロゴの挿入: 自社のロゴを挿入することで、信頼感を高めることができます。
書き方の流れ
- 工事注文書:
- 上記「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目をすべて記載します。
- 工事内容、金額、納期などを具体的に記載します。
- 誤字脱字がないか確認し、発注者印を押印します。
- 請書:
- 工事注文書の内容を確認し、承諾する場合は、上記「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目をすべて記載します。
- 承諾事項として、「上記の工事注文書の内容を承諾します」などの文章を記載します。
- 誤字脱字がないか確認し、受注者印を押印します。
使う場面
- 工事開始前: 工事内容や金額などを合意した上で、工事注文書を発行し、請書を受領します。
- 契約内容の変更: 工事内容や金額などが変更になった場合、変更契約書を作成し、双方で合意します。
注意点
- 正確な情報の記載: 記載する情報は正確に記入しましょう。
- 金額の記載: 金額は税込み、税抜きを明記しましょう。
- 納期: 納期は余裕を持って設定しましょう。
- 双方の合意: 内容に間違いがないか、双方で確認し、合意した上で押印しましょう。
- 控えの保管: 工事注文書と請書は、双方で控えを保管しましょう。
実践的な手順：工事注文書・請書テンプレート作成ステップ
実際にテンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ１：使用するソフトを選ぶ
- Word: 一般的な文書作成ソフトで、編集が容易です。
- Excel: 表計算ソフトで、計算式や表の作成に便利です。
- Googleドキュメント/スプレッドシート: オンライン上で共同編集が可能です。
ステップ２：テンプレートのレイアウトを決める
- A4サイズの用紙を縦向きで使用するのが一般的です。
- ヘッダーとフッターを設定し、会社名やロゴを配置します。
ステップ３：必須項目を入力する
- 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、各項目を入力する枠を作成します。
- フォントの種類やサイズを調整し、見やすいようにレイアウトを整えます。
ステップ４：必要に応じて項目を追加・修正する
- 自社の状況に合わせて、必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりします。
- 備考欄を設けて、特記事項を記載できるようにします。
ステップ５：完成したテンプレートを保存する
- テンプレートとして保存し、いつでも利用できるようにします。
サンプルテンプレート（工事注文書・請書テンプレート無料 の例）
■ サンプルテンプレート（工事注文書・請書テンプレート無料 の例）
【タイトル】 工事注文書 兼 請書
【発行日】 2024年○月○日
【注文番号】 ○○○○
【発注者】 株式会社○○ 住所：○○県○○市○○町 担当者：○○ ○○
【受注者】 株式会社△△ 住所：△△県△△市△△町 担当者：△△ △△
【工事名】 ○○改修工事
【工事場所】 ○○県○○市○○町
【工事内容】 ○○部分の改修工事（詳細は別途見積書参照）
【工事金額】 金○○○,○○○円（税込）
【支払条件】 着手金：工事金額の30% 中間金：工事進捗率50%時点 完了金：工事完了後1週間以内
【納期】 着工：2024年○月○日 竣工：2024年○月○日
【備考】 本注文書兼請書に基づき、上記工事を請け負います。
受注者：株式会社△△ △△ △△ 印
（切り取り線）
上記工事注文書の内容を確認し、承諾いたします。
発注者：株式会社○○ ○○ ○○ 印
【備考】 必要に応じて、見積書番号や図面番号などを追記してください。
まとめ
工事注文書・請書は、工事を円滑に進める上で非常に重要な書類です。無料テンプレートを活用したり、この記事を参考に自作したりして、自社に合った工事注文書・請書を作成しましょう。しっかりと準備することで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな工事の実現に繋げることができます。
