実施計画書テンプレート作成ガイド：初めてでも安心！テンプレートの作り方とサンプル
「よし、プロジェクトを始めるぞ！」と思った時、まず何から手をつけますか？計画を立てること、ですよね！でも、計画書を一から作るのって、意外と時間がかかるし、何を書けばいいのか迷うことも。
そんな時に役立つのが「実施計画書テンプレート」です。今回は、初めての方でも安心して使える実施計画書テンプレートの作り方を、わかりやすく解説していきます。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。
実施計画書テンプレートとは？なぜ必要？
実施計画書とは、プロジェクトやイベントなどを実行するにあたり、具体的な内容やスケジュール、役割分担などをまとめたものです。テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。
- 時間短縮: 一から作成する手間が省ける
- 抜け漏れ防止: 必要な項目があらかじめ含まれている
- 品質向上: 標準化されたフォーマットで質の高い計画書を作成できる
- 共有しやすい: 関係者間で同じフォーマットで情報を共有できる
つまり、実施計画書テンプレートは、プロジェクトを成功に導くための強力な味方なんです！
実施計画書テンプレートの作り方：５つのステップ
ここでは、自分にぴったりの実施計画書テンプレートを作るための５つのステップをご紹介します。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まずは、どんな情報を盛り込むべきか、必要な要素を洗い出しましょう。一般的な実施計画書には、以下の項目が含まれます。
- プロジェクト名/イベント名: 計画のタイトル
- 目的: なぜこの計画を実行するのか
- 目標: 計画によって何を達成したいのか (数値目標があると効果的)
- 実施内容: 具体的に何をするのか
- スケジュール: いつ、何を、どのように実行するのか
- 役割分担: 誰が何を担当するのか
- 予算: 必要な費用はどれくらいか
- リスク: 起こりうる問題とその対策
- 成果指標: 計画の成功をどのように判断するか
プロジェクトの内容に合わせて、必要な項目を調整してください。例えば、マーケティングキャンペーンの実施計画書であれば、「ターゲット層」「プロモーション戦略」「KPI」などを追加すると良いでしょう。
ステップ２：デザインのポイントを押さえる
見やすく、使いやすいテンプレートは、計画の実行をスムーズにする上で非常に重要です。以下のデザインのポイントを意識しましょう。
- シンプルで見やすいレイアウト: 複雑なデザインは避け、情報を整理して表示する
- 適切なフォントと文字サイズ: 可読性を高める
- 色使い: 重要な箇所を強調したり、カテゴリごとに色分けしたりする
- 空白: 適度な余白を設け、圧迫感を軽減する
- 表やグラフ: データを視覚的に表現する
デザインに自信がない場合は、既存のテンプレートを参考に、必要な箇所を修正していくのも良い方法です。
ステップ３：書き方の流れを意識する
テンプレートに情報を書き込む際には、以下の流れを意識すると、より分かりやすい計画書を作成できます。
- 概要: プロジェクトの目的や目標を簡潔に記述
- 詳細: 具体的な実施内容、スケジュール、役割分担などを記述
- 管理: 予算、リスク管理、成果指標などを記述
- 承認: 責任者の承認を得る欄を設ける
各項目を埋める際には、5W1H（When, Where, Who, What, Why, How）を意識すると、情報を整理しやすくなります。
ステップ４：使う場面を想定する
どんな場面でこのテンプレートを使うのかを具体的に想定することで、必要な情報を過不足なく盛り込むことができます。例えば、社内向けのプロジェクトであれば、専門用語を使っても問題ありませんが、社外向けのイベントであれば、誰にでも理解できる言葉を使う必要があります。
ステップ５：注意点を確認する
テンプレートを使う際には、以下の点に注意しましょう。
- 情報の正確性: 誤った情報や古い情報が含まれていないか確認する
- 具体性: 抽象的な表現は避け、具体的な数値や内容を記述する
- 実行可能性: 現実的に実行可能な計画であるか確認する
- 最新情報への更新: 必要に応じて情報を更新し、常に最新の状態を保つ
- 関係者への共有: 作成した計画書は、関係者全員に共有し、意見を求める
サンプルテンプレート：イベント実施計画書
実際に使えるサンプルテンプレートをご用意しました。このテンプレートを参考に、自分自身のプロジェクトに合わせてカスタマイズしてみてください。
■ サンプルテンプレート（イベント実施計画書テンプレートの例） 【タイトル】 〇〇フェスティバル実施計画書
【イベント概要】
- イベント名: 〇〇フェスティバル
- 開催日時: 2024年〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 開催場所: 〇〇公園
- 参加対象: 地域住民、学生
- イベント内容: ステージイベント、飲食ブース、ワークショップ
【目的】
- 地域活性化
- 地域住民の交流促進
- 〇〇公園の利用促進
【目標】
- 来場者数：〇〇人
- アンケート回収率：〇〇％
- SNSでの拡散数：〇〇件
【実施内容】
- ステージイベント: 〇〇、〇〇、〇〇
- 飲食ブース: 〇〇、〇〇、〇〇
- ワークショップ: 〇〇、〇〇、〇〇
【スケジュール】
- 準備期間: 〇月〇日～〇月〇日
- 広報期間: 〇月〇日～〇月〇日
- 開催当日: 〇月〇日
【役割分担】
- イベント責任者: 〇〇
- 広報担当: 〇〇
- 会場設営担当: 〇〇
【予算】
- 会場費: 〇〇円
- 広報費: 〇〇円
- 備品費: 〇〇円
【備考】 雨天の場合は、〇〇ホールにて規模を縮小して開催。
まとめ：テンプレートを活用して、計画を成功させよう！
実施計画書テンプレートは、プロジェクトをスムーズに進めるための強力なツールです。今回ご紹介した作り方を参考に、自分にぴったりのテンプレートを作成し、計画を成功に導きましょう！そして、作成したテンプレートは、必要に応じて改良を重ねて、より使いやすいものに進化させてください。計画力は、あなたの可能性を大きく広げてくれるはずです！
