実行予算書テンプレート

実行予算書テンプレート：作り方からサンプルまで徹底解説！もう迷わない！

「実行予算書って難しそう…」「どんな項目を書けばいいの？」そんな風に思っていませんか？実行予算書は、プロジェクトを成功させるための羅針盤のようなもの。きちんと作成することで、計画的に予算を管理し、スムーズな実行に繋げることができます。

この記事では、実行予算書テンプレートの作り方をわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、丁寧にステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載しているので、初心者の方でも安心して作成できます。

1. 実行予算書とは？なぜ必要？

実行予算書とは、プロジェクトや業務を実行するために必要な費用を詳細にまとめた書類です。予算計画の実行段階において、実際の支出を管理し、計画との乖離を防ぐために重要な役割を果たします。

なぜ実行予算書が必要なのでしょうか？

予算超過の防止: 事前に詳細な予算を把握することで、無駄な支出を抑え、予算超過を防ぎます。
進捗管理の向上: 予算の進捗状況を把握することで、プロジェクトの進捗を管理し、問題点を早期に発見できます。
意思決定のサポート: 予算データに基づいた客観的な判断が可能になり、より効果的な意思決定をサポートします。
関係者との情報共有: 予算情報を関係者と共有することで、透明性を高め、協力体制を築きやすくなります。

2. 実行予算書テンプレートの作り方：5つのステップ

実行予算書テンプレートを作るには、以下のステップで進めていくとスムーズです。

ステップ1：必要な要素の一覧を作成する

まず、実行予算書に必要な要素を洗い出します。プロジェクトの種類や規模によって必要な要素は異なりますが、一般的には以下の項目が含まれます。

プロジェクト名: 実行予算書の対象となるプロジェクト名。
作成日: 実行予算書を作成した日付。
作成者: 実行予算書を作成した担当者名。
予算期間: 実行予算が適用される期間（開始日～終了日）。
費目: 費用の種類（例：人件費、材料費、交通費、広告費など）。
予算額: 各費目に割り当てられた予算額。
実績額: 実際に支出した金額。
差異: 予算額と実績額の差。
備考: 費目に関する特記事項や補足情報。

ステップ2：デザインのポイントを押さえる

実行予算書は、見やすく、使いやすいデザインにすることが大切です。以下のポイントを参考に、自分に合ったデザインを検討しましょう。

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、一目で内容が把握できるように、シンプルでわかりやすいレイアウトを心がけましょう。
フォントの統一: 使用するフォントを統一することで、全体的な統一感を出し、読みやすさを向上させます。
色使いの工夫: 色を効果的に使うことで、重要な情報を強調したり、視覚的に区別したりできます。ただし、色を使いすぎると見づらくなるため、注意が必要です。
罫線の活用: 罫線を使用することで、表の構造を明確にし、情報を整理できます。
余白の確保: 適度な余白を設けることで、窮屈な印象を避け、見やすさを向上させます。

ステップ3：書き方の流れを理解する

実行予算書を作成する際には、以下の流れで進めていくと効率的です。

プロジェクト概要の把握: プロジェクトの目的、範囲、スケジュールなどを把握します。
費目の洗い出し: プロジェクトに必要な費用を費目ごとに洗い出します。
予算額の見積もり: 各費目について、予算額を見積もります。過去のデータや類似プロジェクトの情報を参考にすると、より正確な見積もりができます。
実行予算書の作成: 必要な要素、デザイン、書き方の流れに基づいて、実行予算書を作成します。
関係者への確認: 作成した実行予算書を関係者に確認してもらい、承認を得ます。
定期的な見直し: 実行予算書は、プロジェクトの進捗状況や外部環境の変化に応じて、定期的に見直すことが重要です。

ステップ4：使う場面を想定する

実行予算書は、様々な場面で使用されます。例えば、

プロジェクト開始前の予算策定: プロジェクト開始前に、必要な費用を予測し、予算を確保します。
進捗会議での実績報告: 進捗会議で、予算の進捗状況を報告し、問題点を共有します。
予算超過時の原因分析: 予算超過が発生した場合、原因を分析し、改善策を検討します。
実績データの分析: プロジェクト終了後、実績データを分析し、次回のプロジェクトに活かします。

ステップ5：注意点を確認する

実行予算書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確な情報: 予算額や実績額は、正確な情報を基に記載しましょう。
費目の明確化: 費目の定義を明確にし、誰が見ても同じ意味で理解できるようにしましょう。
根拠の明示: 予算額や実績額の根拠を明示することで、透明性を高め、信頼性を向上させます。
柔軟性: プロジェクトの状況に応じて、柔軟に予算を修正できるよう、余裕を持った予算計画を立てましょう。

3. 実践的な手順：ステップ形式で解説

ここでは、具体的な手順をステップ形式で解説します。

ステップ1：テンプレートの準備

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで、実行予算書のテンプレートを作成します。上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を列に、費目を行に配置します。

ステップ2：プロジェクト情報の入力

テンプレートに、プロジェクト名、作成日、作成者、予算期間などの基本情報を入力します。

ステップ3：費目の入力

費目の行に、具体的な費目を入力します。例えば、人件費、材料費、交通費、会議費、広告費など、プロジェクトに必要な費用を細かく分類して入力します。

ステップ4：予算額の入力

各費目について、予算額を見積もり、入力します。過去のデータや類似プロジェクトの情報を参考にすると、より正確な見積もりができます。

ステップ5：実績額の入力（実行時）

プロジェクトの実行段階に入ったら、実際に支出した金額を実績額として入力します。

ステップ6：差異の計算（実行時）

予算額と実績額の差を計算し、差異の列に入力します。予算超過の場合は、赤字で表示するなど、視覚的に分かりやすく表示すると良いでしょう。

ステップ7：備考の入力

各費目について、特記事項や補足情報を備考欄に入力します。予算超過の原因や改善策などを記載することで、より詳細な分析が可能になります。

ステップ8：定期的な見直し

プロジェクトの進捗状況や外部環境の変化に応じて、定期的に実行予算書を見直し、必要に応じて修正します。

4. 根拠や理由を添えた解説

各項目の予算額を見積もる際には、必ず根拠や理由を添えるようにしましょう。例えば、

人件費: 従業員の人数、時間単価、作業時間などを明記する。
材料費: 材料の単価、必要量、仕入れ先などを明記する。
交通費: 出張回数、交通手段、距離などを明記する。
広告費: 広告媒体、掲載期間、費用対効果などを明記する。

根拠や理由を明示することで、予算の妥当性を説明でき、関係者の理解を得やすくなります。

5. サンプルテンプレート：実行予算書の例

ここでは、実行予算書のサンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（実行予算書テンプレートの例）

【タイトル】ウェブサイトリニューアル実行予算書

【項目1】プロジェクト名：ウェブサイトリニューアル

【項目2】作成日：2024年10月27日

【項目3】作成者：山田太郎

【項目4】予算期間：2024年11月1日～2025年1月31日

【項目5】

費目	予算額（円）	実績額（円）	差異（円）	備考
デザイン費	500,000	480,000	-20,000	デザイン会社Aに見積もり依頼
コーディング費	300,000	320,000	+20,000	コーディング会社Bに見積もり依頼
コンテンツ作成費	100,000	80,000	-20,000	ライターCに記事作成を依頼
サーバー費用	50,000	50,000	0	レンタルサーバーDの契約
ドメイン費用	10,000	10,000	0	ドメインEの更新
その他費用	40,000	30,000	-10,000	写真素材購入、ツール利用料など
合計	1,000,000	970,000	-30,000

【備考】全体的に予算内に収まりました。コーディング費は、予想以上に修正が必要となり、予算を上回りました。

まとめ

実行予算書は、プロジェクトの成功に不可欠なツールです。この記事でご紹介したテンプレートの作り方やサンプルテンプレートを参考に、自分に合った実行予算書を作成し、計画的な予算管理を実現しましょう。実行予算書をきちんと作成することで、プロジェクトを成功に導くことができるはずです！