総会委任状テンプレートの作り方：初めてでも簡単！サンプル付き
総会に出席できないけど、議決権は行使したい！そんな時に役立つのが「委任状」です。でも、自分で委任状を作るのって、ちょっと難しそう…と感じていませんか？
この記事では、総会委任状のテンプレートの作り方を、初心者さんでも分かりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で丁寧に説明するので、ぜひ参考にしてくださいね。
1. なぜ委任状が必要なの？
総会は、会社の重要な意思決定を行う場です。しかし、どうしても都合がつかず出席できない場合もありますよね。そんな時に、あなたの代わりに議決権を行使してくれるのが「代理人」です。
委任状は、その代理人に議決権を委任する正式な書類。つまり、委任状を提出することで、総会に出席できなくても、あなたの意見を反映させることができるんです。
2. 委任状テンプレート作成に必要な要素
委任状には、最低限必要な項目があります。これらがきちんと記載されていないと、無効になってしまう可能性も…。以下の要素を必ず含めましょう。
- 委任状のタイトル: 「委任状」と明記しましょう。
- 委任者の情報: 氏名、住所を正確に記載します。
- 被委任者の情報: 代理人（委任される人）の氏名、住所を記載します。
- 委任事項: どの総会に関する委任状なのかを明確に記載します。(例：〇〇株式会社 定時株主総会)
- 委任範囲: 議決権のすべてを委任するのか、一部を委任するのかを明記します。(通常は「議決権の行使に関する一切の件」と記載します)
- 日付: 委任状を作成した日付を記載します。
- 委任者の署名・捺印: 必ず委任者本人が署名し、捺印（認印可）します。
3. デザインのポイント：シンプルで見やすく！
委任状は、形式的な書類なので、凝ったデザインは必要ありません。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用しましょう。
- レイアウト: 項目ごとに十分なスペースを取り、見やすく整理しましょう。
- 色: 基本的に黒一色で問題ありません。
- 用紙: 一般的なA4サイズの白い紙を使用しましょう。
4. 委任状の書き方の流れ
- テンプレートの準備: この記事で紹介するサンプルテンプレートを参考に、Wordなどの文書作成ソフトでテンプレートを作成します。
- 必要事項の入力: 委任者、被委任者、総会の情報、委任範囲などを正確に入力します。
- 日付の入力: 委任状を作成した日付を入力します。
- 印刷: 作成した委任状を印刷します。
- 署名・捺印: 委任者本人が署名し、捺印します。
- 提出: 委任状を総会開催者（通常は会社）に提出します。提出方法は、郵送、FAX、メールなど、会社によって異なりますので、事前に確認しましょう。
5. 使う場面：総会に出席できない時
委任状は、主に以下の場面で使用します。
- 株主総会: 株主が総会に出席できない場合
- 社員総会: 社員が総会に出席できない場合
- 組合総会: 組合員が総会に出席できない場合
6. 注意点：間違いのないように！
- 誤字脱字: 記載内容に誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
- 署名・捺印: 委任者本人が署名し、捺印しているか確認しましょう。
- 提出期限: 提出期限を必ず守りましょう。期限を過ぎると、委任状が無効になる場合があります。
- 会社への確認: 提出方法や必要書類について、事前に会社に確認しておくと安心です。
7. 実践的な手順：ステップ形式で解説！
ここでは、Wordを使って委任状テンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ1: Wordを起動し、新規文書を作成します。
ステップ2: 用紙設定をA4サイズ、余白を標準に設定します。
ステップ3: 以下のサンプルテンプレートを参考に、項目を入力します。
ステップ4: フォントやレイアウトを調整し、見やすいように整えます。
ステップ5: 作成したテンプレートを保存します。
8. テンプレートのサンプル
■ サンプルテンプレート（委任 状 総会 テンプレート の例）
【タイトル】 委任状
【項目1】 委任者： 氏名： 住所：
【項目2】 被委任者： 氏名： 住所：
【項目3】 私は、上記の者を代理人とし、〇〇株式会社 第〇〇期 定時株主総会における議決権の行使に関する一切の件を委任いたします。
【項目4】 日付：〇〇年〇〇月〇〇日
【項目5】 委任者署名・捺印：
【備考】 必要に応じて、委任範囲を具体的に記載してください。
まとめ：委任状であなたの意思を伝えよう！
この記事では、総会委任状テンプレートの作り方を解説しました。難しそうに思えるかもしれませんが、必要な要素を理解し、テンプレートを活用すれば、簡単に作成できます。
もし総会に出席できない場合は、委任状を活用して、あなたの意思をしっかりと伝えましょう！
