依頼文書テンプレート

依頼文書テンプレート作成術：もう困らない！場面別例文と作り方ガイド

ビジネスシーンで頻繁に発生する「依頼」。上司への承認依頼、取引先への協力依頼、社内への情報提供依頼など、内容は多岐にわたりますよね。そんな時、毎回ゼロから文章を考えるのは時間も労力もかかります。そこで役立つのが「依頼文書テンプレート」です。

この記事では、依頼文書テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、ステップ形式で詳しくご紹介します。さらに、すぐに使える実践的なテンプレートサンプルも掲載。この記事を読めば、あなたも効率的に依頼文書を作成できるようになります！

なぜ依頼文書テンプレートが必要なのか？

依頼文書テンプレートを使うメリットはたくさんあります。

時間の節約： 毎回文章を考える手間が省ける
ミスの防止： 必要な情報が抜け落ちるリスクを減らせる
品質の安定： 誰が書いても一定レベルの文章を作成できる
印象の向上： 丁寧で分かりやすい文章は、相手に好印象を与える

このように、依頼文書テンプレートは業務効率化だけでなく、コミュニケーションの質を高める上でも非常に重要な役割を果たします。

依頼文書テンプレートの作り方：5つのステップ

依頼文書テンプレートを作るには、以下の5つのステップで進めていきましょう。

ステップ1：必要な要素の一覧を洗い出す

まず、どんな情報を盛り込むべきかをリストアップします。依頼の種類によって必要な情報は異なりますが、基本的には以下の要素が含まれていると良いでしょう。

宛名： 誰に宛てた依頼なのかを明確にする
日付： 依頼文書を作成した日付
差出人： 誰が依頼しているのかを明確にする
件名： 依頼内容を簡潔に伝える
依頼内容： 具体的に何を依頼したいのかを明確に記述する
依頼理由： なぜその依頼が必要なのかを説明する
期限： いつまでに対応してほしいのかを明確にする
協力のお願い： 協力を仰ぐ言葉を添える
連絡先： 問い合わせ先を明記する
結びの言葉： 感謝の気持ちを伝える

ステップ2：デザインのポイントを押さえる

依頼文書は、内容だけでなく見た目も重要です。読みやすく、相手に失礼のないデザインを心がけましょう。

フォント： 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選ぶ
文字サイズ： 10.5pt～12pt程度が見やすい
余白： 適度な余白を設けることで、文章全体がすっきりする
レイアウト： 箇条書きや表を活用して、情報を整理する
色：基本的には黒を使用し、強調したい部分には薄い色を使う

ステップ3：書き方の流れを意識する

依頼文書は、以下の流れで書くとスムーズです。

挨拶： 丁寧な言葉遣いで、相手への敬意を示す
依頼内容： 簡潔に、具体的な依頼内容を伝える
依頼理由： なぜその依頼が必要なのかを分かりやすく説明する
期限： いつまでに対応してほしいのかを明確に伝える
協力のお願い： 協力を仰ぐ言葉を添え、感謝の気持ちを伝える
結び： 今後の協力に対する期待を込め、結びの言葉で締める

ステップ4：使う場面を想定する

どんな場面で使うテンプレートなのかを具体的に想定することで、より実用的なテンプレートを作成できます。例えば、「承認依頼」「情報提供依頼」「協力依頼」など、依頼の種類によって必要な項目や表現が異なります。

ステップ5：注意点を守る

依頼文書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける： 尊敬語や謙譲語を適切に使う
曖昧な表現を避ける： 具体的な内容を記述する
誤字脱字に注意する： 作成後、必ず確認する
期日を守る： 余裕を持った期日を設定する
相手の立場を理解する： 無理な依頼は避ける

実践！依頼文書テンプレートサンプル

ここでは、記事のタイトルに合った「依頼文書テンプレート」のサンプルをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（依頼文書テンプレートの例）

【タイトル】資料提供のお願い

【宛名】〇〇株式会社　〇〇様

【日付】 2023年12月07日

【差出人】株式会社△△　□□

【件名】〇〇に関する資料ご提供のお願い

【本文】拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、突然のお願いで大変恐縮ですが、現在弊社で進めております〇〇プロジェクトに関しまして、貴社がお持ちの〇〇に関する資料をご提供いただきたく、お願い申し上げます。

〇〇の分析において、貴社の〇〇に関する知見が不可欠と考えており、ご多忙中誠に恐縮ではございますが、ご協力いただけますと幸いです。

つきましては、〇〇に関する資料を、〇〇年〇〇月〇〇日までにご提供いただけますでしょうか。ご提供いただいた資料は、〇〇プロジェクトでのみ利用し、厳重に管理いたします。

何卒、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【連絡先】株式会社△△　□□ 電話番号：〇〇メールアドレス：〇〇

【備考】

依頼内容、資料の種類、期日などは、状況に合わせて適宜変更してください。
返信用封筒などを同封すると、より丁寧な印象になります。

まとめ

依頼文書テンプレートは、日々の業務を効率化し、コミュニケーションを円滑にするための強力なツールです。この記事でご紹介した作り方とサンプルテンプレートを参考に、ぜひオリジナルの依頼文書テンプレートを作成してみてください。きっと、あなたのビジネスシーンで役立つはずです。