依頼状テンプレート完全攻略！場面別例文付きで今日から使える！
ビジネスシーンで必須となる依頼状。でも、毎回イチから書くのは大変ですよね。そこで今回は、依頼状テンプレートを主要キーワードに、テンプレートの作り方から実践的な手順、サンプルまで、依頼状作成に必要な情報をぎゅっと詰め込んだ完全ガイドをお届けします！
なぜ依頼状テンプレートが必要なの？
- 時間短縮: 毎回文章を考える手間が省けます。
- 品質安定: 誰が書いても一定の品質を保てます。
- ミスの防止: 必要な項目が漏れる心配がありません。
- 印象向上: 丁寧な依頼状は相手に好印象を与えます。
依頼状テンプレートの作り方：５つのステップ
依頼状テンプレートを作るには、以下の５つのステップを踏むと効率的です。
1. 必要な要素の一覧
依頼状に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。
- 日付: 作成日を記載します。
- 宛名: 相手の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。
- 件名: 依頼内容が一目でわかるように簡潔に記載します。（例：〇〇に関するご依頼）
- 頭語・結語: 丁寧な印象を与えるために使用します。（例：拝啓・敬具）
- 依頼内容: 具体的に、かつ簡潔に依頼内容を説明します。
- 依頼理由: なぜ依頼する必要があるのか、相手に理解してもらえるように説明します。
- 期日: いつまでに対応してほしいかを明確に記載します。
- 依頼事項: 具体的にどのような対応をしてほしいかを記載します。
- 連絡先: 質問や不明点があった場合に連絡が取れるように、電話番号やメールアドレスを記載します。
- 感謝の言葉: 協力をお願いする立場として、感謝の気持ちを伝えます。
2. デザインのポイント
デザインは、読みやすさと相手への配慮が重要です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ: 10.5pt～12pt程度が見やすいでしょう。
- 行間: 適度な行間を空けることで、文章が読みやすくなります。
- 余白: 左右、上下に適度な余白を設けることで、すっきりとした印象になります。
3. 書き方の流れ
以下の流れで文章を構成すると、スムーズに依頼内容を伝えることができます。
- 挨拶: 時候の挨拶などは省略しても構いませんが、丁寧な書き出しを心がけましょう。（例：いつもお世話になっております。）
- 本題: 依頼内容、理由、期日などを具体的に記載します。
- 結び: 協力のお願いと感謝の気持ちを伝えます。（例：お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますようお願い申し上げます。）
4. 使う場面
依頼状は、社内外問わず、様々な場面で使用できます。
- 資料請求: カタログやパンフレットなどを依頼する場合。
- 訪問依頼: アポイントメントを取りたい場合。
- 協力依頼: イベントへの参加やアンケートへの回答などを依頼する場合。
- 調査依頼: 市場調査や顧客満足度調査などを依頼する場合。
5. 注意点
- 誤字脱字のチェック: 相手に失礼のないよう、丁寧にチェックしましょう。
- 言葉遣い: 敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 簡潔な文章: 長文にならないように、要点をまとめて簡潔に記述しましょう。
- 期日の明記: いつまでに対応してほしいかを明確に伝えましょう。
- 感謝の気持ち: 協力をお願いする立場として、感謝の気持ちを伝えましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレート作成！
- テキストエディタまたはWordを開く: 普段使い慣れているものでOK。
- 必要な要素をリストアップ: 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を書き出します。
- デザインを考える: フォント、文字サイズ、行間などを決定します。
- 文章をテンプレートに落とし込む: 依頼内容、理由などを記述する部分を空欄にして、テンプレートを作成します。
- 保存: テンプレートとして保存しておきましょう。（例：依頼状テンプレート.docx）
根拠や理由を添えた解説：なぜこの要素が必要なのか？
例えば、「宛名」を正確に記載するのは、相手への敬意を示すためです。また、「期日」を明確に記載するのは、相手に余裕を持って対応してもらうため、そしてプロジェクトを円滑に進めるためです。それぞれの要素には、相手への配慮と円滑なコミュニケーションを促進するための理由があります。
サンプルテンプレート：〇〇に関する資料請求の依頼状
■ サンプルテンプレート（資料請求の依頼状の例） 【タイトル】 〇〇に関する資料請求のお願い
【日付】 2024年〇月〇日
【宛名】 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
【差出人】 株式会社△△ 〇〇部 〇〇
【件名】 〇〇に関する資料請求のお願い
【頭語】 拝啓
【本文】 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、突然のお願いで大変恐縮ですが、貴社で取り扱っております〇〇に関する資料を拝見したく、ご送付いただきたくお願い申し上げます。
弊社の〇〇部門において、現在〇〇を検討しており、貴社の〇〇に関する情報が大変参考になると考えております。
つきましては、お忙しいところ大変恐縮ですが、〇月〇日までにご送付いただけますと幸いです。
【依頼事項】 〇〇に関する資料一式
【連絡先】 株式会社△△ 〇〇部 〇〇 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇
【結語】 敬具
【備考】 ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ：テンプレートを使いこなして、スマートに依頼！
依頼状テンプレートは、あなたのビジネスを加速させる強力なツールです。今回ご紹介した情報を参考に、ぜひあなただけのオリジナルテンプレートを作成し、日々の業務にお役立てください。
