社内依頼書テンプレート作成ガイド：スムーズな依頼で業務効率アップ！
社内で何かを依頼するとき、口頭やメールで済ませていませんか？ 依頼内容が曖昧だったり、後で言った言わないになったり…そんな経験ありませんか？ そんな悩みを解決するのが「社内依頼書」です。 依頼書は、依頼内容を明確にし、関係者間の認識のずれを防ぐための重要なツール。今回は、誰でも簡単に作成できる社内依頼書テンプレートの作り方を、ステップごとに解説します。
なぜ社内依頼書が必要なの？
社内依頼書には、以下のようなメリットがあります。
- 依頼内容の明確化: 依頼内容、期日、担当者などを明記することで、誤解を防ぎ、スムーズな連携を促進します。
- 進捗管理の容易化: 依頼書を元に、進捗状況を確認しやすくなります。
- 記録の保管: 依頼内容を記録として残すことで、後々振り返ることができ、ナレッジの蓄積に繋がります。
- 責任の所在の明確化: 誰が何を担当するのかを明確にすることで、責任の所在を明確にし、スムーズな業務遂行をサポートします。
社内依頼書テンプレート作成のステップ
さあ、早速テンプレートを作成していきましょう！
1. 必要な要素を洗い出す
まず、どんな情報を依頼書に含める必要があるのかを考えます。基本的には以下の要素は必須です。
- 依頼日: 依頼書を作成した日付
- 依頼者: 依頼する人（部署名、氏名）
- 宛先: 依頼を受ける人（部署名、氏名）
- 件名: 依頼内容の要約
- 依頼内容: 具体的な依頼内容の詳細
- 期日: いつまでに完了してほしいか
- 備考: 依頼内容に関する補足情報や注意点
- 承認欄: 必要に応じて、上長などの承認を得るための欄
これらの要素をベースに、自社の業務内容や依頼内容に合わせて必要な項目を追加・変更しましょう。
2. デザインのポイント
デザインはシンプルで見やすいものが一番です。
- フォント: 見やすいゴシック体や明朝体を使用
- レイアウト: 情報が整理されていて、一目で内容がわかるように
- 色: 必要に応じて、背景色や罫線に薄い色を使用
複雑なデザインにする必要はありません。重要なのは、情報を正確に伝えられることです。
3. 書き方の流れ
依頼書は、相手にわかりやすく伝えることが重要です。以下の流れで記述すると、スムーズに伝わりやすくなります。
- 依頼の背景: なぜこの依頼が必要なのかを簡潔に説明します。
- 依頼内容の詳細: 具体的に何を依頼したいのか、明確に記述します。あいまいな表現は避けましょう。
- 期待する成果: 依頼を通して、どのような結果を期待しているのかを伝えます。
- 期日: いつまでに完了してほしいかを明示します。
- 連絡先: 質問や不明点がある場合の連絡先を記載します。
4. 使う場面
社内依頼書は、以下のような場面で活用できます。
- 部署間の連携: 他部署への協力依頼や情報共有
- 上司から部下への指示: 指示内容の明確化、進捗管理
- 部下から上司への相談: 承認や指示を仰ぐ場合
- 物品の購入依頼: 必要な物品を明確に伝える
5. 注意点
依頼書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に失礼のないように注意しましょう。
- 簡潔さ: 長文にならないように、要点を絞って記述しましょう。
- 正確性: 誤字脱字がないか、記載内容に誤りがないかを確認しましょう。
- 客観性: 主観的な意見や感情的な表現は避け、客観的な事実に基づいて記述しましょう。
実践的な手順：テンプレートを作ってみよう！
それでは、実際に社内依頼書テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1: ワードやエクセルなどの文書作成ソフトを開きます。
ステップ2: 上記の「必要な要素」を参考に、必要な項目を入力していきます。
ステップ3: デザインを整えます。フォントやレイアウトを見やすく調整しましょう。
ステップ4: 完成したテンプレートを保存します。
ステップ5: 実際に依頼書を作成する際に、テンプレートをコピーして利用します。
サンプルテンプレート：備品購入依頼書
■ サンプルテンプレート（依頼 書 テンプレート 社内 の例）
【タイトル】 備品購入依頼書
【依頼日】 2024年10月27日
【依頼者】 ○○部 ○○課 ○○ ○○
【宛先】 ○○部 ○○課 経理担当
【件名】 ○○（備品名）の購入依頼
【依頼内容】 下記備品の購入を依頼いたします。
- 備品名：○○（備品名）
- 数量：○個
- 希望納期：2024年○月○日
- 購入理由：○○（具体的な理由を記載）
【備考】 見積書を添付いたします。
【承認欄】 上長承認： 印
※ このテンプレートは、必要に応じて項目を追加・変更してください。
まとめ
社内依頼書は、業務効率を向上させるための強力なツールです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自社に合った依頼書を作成し、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう！ 依頼書を有効活用して、より円滑な社内業務を目指しましょう。
