作業標準書テンプレート

作業標準書テンプレート：業務効率を劇的に改善！作り方と活用法を徹底解説

作業標準書、皆さんは活用していますか？作業標準書とは、特定の業務をスムーズかつ効率的に行うための手順をまとめたものです。まるで料理のレシピのように、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようになります。今回は、そんな作業標準書を自分で作成するためのテンプレートと、その作り方を分かりやすく解説します！

作業標準書テンプレートを作るメリット

作業標準書テンプレートを作成し、活用することで、以下のようなメリットが得られます。

業務の効率化: 作業手順が明確になるため、迷うことなくスムーズに作業を進められます。
品質の安定化: 誰が作業を行っても、一定の品質を保つことができます。
教育コストの削減: 新人教育や異動時の引き継ぎがスムーズに行えます。
リスクの軽減: 作業手順を標準化することで、ミスや事故を未然に防ぐことができます。
改善活動の促進: 作業手順を可視化することで、改善点を見つけやすくなります。

作業標準書テンプレートの作り方

作業標準書テンプレートを作るにあたって、押さえておきたいポイントがいくつかあります。

必要な要素の一覧

作業標準書には、以下の要素を含めることが推奨されます。

目的: 作業の目的を明確に記述します。
適用範囲: どの作業に適用されるのかを明確にします。
用語の定義: 専門用語や略語を使用する場合は、その意味を定義します。
責任者: 作業の責任者を明確にします。
手順: 作業の手順を具体的なステップで記述します。
使用する機器・道具: 使用する機器や道具を明記します。
注意事項: 作業を行う上での注意点や安全に関する情報を記述します。
関連文書: 関連する文書や資料があれば、その情報を記載します。
記録: 作業の結果を記録する必要がある場合は、その方法を記述します。
改訂履歴: 変更履歴を記録し、いつ、誰が、どのような変更を行ったかを明記します。

デザインのポイント

見やすさ: 誰が見ても理解しやすいように、フォントやレイアウトを工夫しましょう。
簡潔さ: 冗長な表現は避け、簡潔な表現を心がけましょう。
図解の活用: 必要に応じて図やイラストを挿入し、理解を深めましょう。
統一感: デザインに統一感を持たせることで、見やすい資料に仕上がります。

書き方の流れ

対象業務の選定: まずは、どの業務の作業標準書を作成するかを決定します。
現状分析: 対象業務の現状を分析し、課題や改善点を見つけ出します。
手順の洗い出し: 作業の手順を詳細に洗い出します。
記述: 洗い出した手順を基に、作業標準書を作成します。
レビュー: 作成した作業標準書を関係者でレビューし、改善点があれば修正します。
運用: 作業標準書を実際に運用し、効果を検証します。
改善: 運用結果を基に、作業標準書を定期的に見直し、改善を行います。

使う場面

作業標準書は、以下のような場面で活用できます。

新人教育: 新人に業務を教える際に、作業手順を明確に伝えることができます。
異動時の引き継ぎ: 異動する人が業務をスムーズに引き継ぐことができます。
業務改善: 作業手順を見直すことで、業務の効率化を図ることができます。
品質管理: 作業手順を標準化することで、製品やサービスの品質を一定に保つことができます。
トラブルシューティング: 作業手順を参考に、問題の原因を特定し、解決することができます。

注意点

定期的な見直し: 業務内容や環境は変化するため、作業標準書も定期的に見直す必要があります。
現場の声: 現場の意見を取り入れ、より実用的で使いやすい作業標準書を作成しましょう。
共有: 作業標準書は、関係者全員がいつでもアクセスできるように、共有しておきましょう。
難解な表現を避ける: 専門用語ばかりではなく、誰でも理解できる平易な言葉を使いましょう。

実践的な手順：ステップ形式で解説

ステップ1：対象業務の選定

まずは、どの業務の作業標準書を作成するかを決めましょう。業務の重要度、頻度、難易度などを考慮して、最も効果が期待できる業務を選びます。

ステップ2：現状分析

選んだ業務の現状を分析します。具体的には、以下の情報を収集します。

現在の作業手順
作業時間
使用する機器・道具
作業上の問題点
改善点

ステップ3：手順の洗い出し

現状分析の結果を基に、作業の手順を詳細に洗い出します。各ステップで何を行うのか、どのような注意点があるのかを明確に記述します。

ステップ4：記述

洗い出した手順を基に、作業標準書を作成します。上記で説明した「必要な要素の一覧」を参考に、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

ステップ5：レビュー

作成した作業標準書を関係者でレビューします。分かりにくい点や改善点があれば、修正を行います。

ステップ6：運用

作成した作業標準書を実際に運用します。運用中に問題点があれば、随時修正を行います。

ステップ7：改善

運用結果を基に、作業標準書を定期的に見直し、改善を行います。

サンプルテンプレート：作業標準書（顧客対応）

■ サンプルテンプレート（作業標準書テンプレートの例）【タイトル】顧客からの電話問い合わせ対応標準書

【項目1】電話に出る際の第一声「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△（担当者名）でございます。」

【項目2】顧客情報の確認顧客名、電話番号、用件などを丁寧にヒアリングし、顧客管理システムに入力する。

【項目3】担当者への引き継ぎ顧客の用件に合わせて、適切な担当者へ電話を転送する。担当者が不在の場合は、折り返し連絡することを伝え、連絡先を確認する。

【備考】顧客への丁寧な対応を心がけ、企業の印象向上に努めること。不明な点は上長に確認すること。

このテンプレートは、あくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、内容を修正したりしてください。

作業標準書は、業務効率を改善し、品質を向上させるための強力なツールです。ぜひ、今回の記事を参考に、自社に合った作業標準書を作成し、活用してみてください。