会議報告書テンプレート

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会議報告書テンプレート：もう困らない！テンプレート作成から活用まで徹底解説

「会議の後に毎回、報告書を作るのが大変…」

そう思っているあなた！　会議報告書テンプレートを使えば、時間も手間も大幅に削減できます。今回は、会議報告書テンプレートの作り方から活用方法まで、まるっと解説します。テンプレートがあれば、会議の内容をスムーズに共有し、より建設的な議論につなげることができますよ！

なぜ会議報告書が必要なの？

そもそも、なぜ会議報告書が必要なのでしょうか？

情報の共有: 会議に参加できなかった人にも内容を伝える。
議事録の保管: 後日、決定事項や議論の内容を振り返るための記録。
責任の明確化: 誰が何を決定したのか、責任の所在を明らかにする。
進捗の管理: 決定事項の実行状況を追跡する。

会議報告書は、単なる記録ではなく、組織全体のコミュニケーションを円滑にするための重要なツールなのです。

会議報告書テンプレートの作り方

ここからは、実際に会議報告書テンプレートを作る手順を解説していきます。

必要な要素の一覧

まずは、会議報告書に必要な要素をリストアップしましょう。

会議名: 〇〇会議、△△プロジェクト会議など。
開催日時: 年月日と時間。
開催場所: 会議室名など。
参加者: 役職、氏名。
欠席者: 役職、氏名（欠席理由も記載すると親切）。
議題: 会議で議論されたテーマ。
決定事項: 会議で決定されたこと。
保留事項: 次回以降に検討すること。
宿題・ToDo: 誰がいつまでに何をするか。
議事録作成者: 氏名。
配布先: 報告書を送る相手。

これらはあくまで基本的な要素です。会議の内容や目的に合わせて、必要な項目を追加・修正してください。

デザインのポイント

見やすいテンプレートにするためには、デザインも重要です。

シンプルなレイアウト: ごちゃごちゃせず、情報が見やすいように。
フォントの統一: 使用するフォントの種類を統一する。
余白の活用: 適度な余白を設けることで、読みやすくなる。
罫線の利用: 表形式にするなど、情報を整理する。
ロゴの挿入: 会社のロゴなどを入れると、フォーマルな印象になる。

書き方の流れ

テンプレートを基に報告書を作成する際の流れは以下の通りです。

会議前に準備: テンプレートを用意し、会議名や日時、参加者などを事前に記入しておく。
会議中にメモ: 議題、決定事項、宿題などをメモする。
会議後に清書: メモを基に、テンプレートに沿って報告書を作成する。
確認・修正: 作成した報告書を関係者で確認し、修正があれば修正する。
配布: 完成した報告書を関係者に配布する。

使う場面

会議報告書テンプレートは、あらゆる会議で活用できます。

定例会議: 週次、月次の定例会議。
プロジェクト会議: プロジェクトの進捗報告や課題解決のための会議。
経営会議: 経営戦略や重要事項を決定する会議。
部門会議: 部門内の業務報告や情報共有のための会議。

注意点

正確な情報の記録: 決定事項や宿題は、正確に記録する。
簡潔な文章: 長文にならないよう、簡潔にまとめる。
客観的な視点: 個人的な意見や感情は避け、客観的に記述する。
誤字脱字のチェック: 提出前に必ず誤字脱字をチェックする。
配布先の確認: 報告書を送る相手を間違えないようにする。

実践的な手順：会議報告書テンプレートを作ってみよう！

実際に、会議報告書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った手順を説明します。

ステップ1：Wordを起動し、新規ドキュメントを作成する。

ステップ2：ページ設定を行う。

余白：標準または狭い
用紙サイズ：A4

ステップ3：ヘッダーに会議名、日付、ロゴなどを挿入する。

ステップ4：本文に以下の項目を記載する。

会議名
開催日時
開催場所
参加者
欠席者
議題
決定事項
保留事項
宿題・ToDo
議事録作成者
配布先

ステップ5：各項目に説明文を追加する。

例えば、「決定事項」の項目には、「会議で決定された内容を具体的に記述してください」といった説明文を追加すると、記入する際に迷わずに済みます。

ステップ6：表形式にするなど、レイアウトを整える。

ステップ7：フォントの種類やサイズを統一する。

ステップ8：テンプレートとして保存する。

ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」として保存します。

これで、会議報告書テンプレートの完成です！

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（会議報告書テンプレートの例）【タイトル】会議報告書

【会議名】〇〇プロジェクト定例会議

【開催日時】 2024年10月27日（金）13:00～14:00

【開催場所】第1会議室

【参加者】 Aさん、Bさん、Cさん

【欠席者】 Dさん（休暇）

【議題】

進捗報告
課題の共有
今後の予定

【決定事項】

Aさんが〇〇を担当することに決定
Bさんが△△の資料を作成することに決定

【保留事項】

□□の件については、次回会議で検討

【宿題・ToDo】

Aさん：〇〇の調査（11月3日まで）
Bさん：△△の資料作成（11月3日まで）

【議事録作成者】 Cさん

【配布先】全参加者

【備考】

必要に応じて、詳細な説明や補足情報を追記してください。
各項目の記入スペースは、必要に応じて調整してください。

まとめ

会議報告書テンプレートは、会議の効率化に欠かせないツールです。今回紹介した手順を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。テンプレートを活用することで、会議後の作業が楽になり、より本質的な業務に集中できるようになりますよ！